Sisäinen valvonta ja riskienhallinta
Tarkastuslautakunta on vuosittain käsitellyt arviointikertomuksessa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilaa kaupunkiorganisaatiossa. Vuonna 2018 ja vuonna 2020 arviointikertomuksissa keskityttiin erityisesti tarkastelemaan kaupungin ostopalvelusopimusten valvontaa sekä sen kehittämistä. Vuoden 2021 arviointikertomuksessa sisäistä valvontaa koskeva arviointi kohdistui kaupunkikonsernin riskienhallintaan tavoitteiden johtamisen näkökulmasta. Riskien hallintaa johdetaan Vaasan kaupungissa osana toiminnan ja talouden suunnittelu- ja seurantaprosessia, jolloin tulosalueiden laatimista sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelmista raportoidaan lauta- ja johtokunnille. Vuodesta 2014 lähtien tulosalueet ovat asettaneet myös sisäistä valvontaa koskevia talousarviotavoitteita. Kaupunginhallitus antaa kuntalain mukaisesti tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa selonteon sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä keskeisistä johtopäätöksistä.
Sisäinen valvonta ja riskienhallinta
Vaasan kaupunginvaltuusto on vuonna 2012 hyväksynyt kaupungin riskienhallintapolitiikan sekä vuonna 2013 kaupungin sekä kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Kaupungin sisäisen valvonnan ohje on hyväksytty kaupunginhallituksessa vuonna 2003. Vuoden 2022 lopussa asetettiin työryhmä valmistelemaan nykyiset ohjeet kumoavaa ja korvaavaa uutta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistusta, jossa riskienhallintaa on tarkoitus sopeuttaa myös vastaamaan muuttunutta maailmantilannetta. Kuntaliiton vuonna 2020 julkaiseman oppaan mukaan kunnallinen varautuminen sekä turvallisuussuunnittelu toteutuvat osana sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kokonaisuutta. Loppuvuodesta 2021 kaupungille rekrytoitiin riskienhallinta- ja turvallisuuspäällikkö (nykyinen nimike valmius- ja turvallisuuspäällikkö). Vaasan kaupungilla on sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä vastaavan johtoryhmän apuna toimiva kokonaisvaltaisen riskienhallinnan KORI-työryhmä, jonka lisäksi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta vastaavat toimielimet sekä tilivelvolliset viranhaltijat omilla vastuualueillaan. Kaupunki on ottanut käyttöön eettisen ilmoituskanavan 1.1.2023 voimaan astuneen lainsäädännön siirtymäajan puitteissa.
Kaupunginhallituksen tilinpäätöksessä esittämän tilannekuvan mukaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusjärjestelmä on Vaasan kaupungissa kunnossa. Sisäisen valvonnan koetaan suoritettuihin tarkastuksiin perustuen toimivan vähintäänkin tyydyttävästi. Kaupunginhallituksen arvion mukaan suurimmat uhat liittyvät kasvavaan palvelukysyntään muuttuvassa toimintaympäristössä sekä velkamäärän kasvuun suhteessa kaupungin kantokykyyn. Kaupungin sisäisen tarkastuksen valmisteleman selonteon mukaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisessä tulisi kuitenkin paremmin huomioida se, kuinka niitä koskevat menettelyt tukevat kaupungin sitovien tavoitteiden toteutumisen varmistamista. Kaupungin riskienhallintapolitiikan mukaan sisäisen valvonnan sekä siihen kytkeytyvän riskien hallinnan varsinaisena tarkoituksena on varmistaa kaupungin pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteiden toteutuminen. Riskienhallinnassa tulisi kiinnittää huomiota siihen, mitkä riskit liittyvät mihinkin talousarviossa asetettuun sitovaan tavoitteeseen, ja onko riskeillä ja tavoitteilla olemassa keskinäistä yhteyttä.
Tarkastuslautakunta on jo vuoden 2021 arviointikertomuksessa nostanut esille sisäisessä tarkastuksessa ilmenneitä asioita, kuten sen, että osassa riskienhallinnan suunnitelmista riskeiksi määritellään myös asioita, joiden valvonta kuuluu osaksi tilivelvollisen vastuulla olevaa tavanomaista sisäisen valvonnan menetelmin hallittavaa toimintaympäristöä. Näiden asioiden kohdalla tulisi tunnistaa, missä määrin niitä voidaan pitää varsinaisina olennaisina riskeinä. Lisäksi monissa riskienhallinnan suunnitelmissa tuodaan esille työturvallisuuteen liittyviä riskejä, jotka edustavat kuitenkin vain yhtä riskienhallinnan osa-aluetta, ja joiden kohdalla olennaisuus tulisi arvioida sekä tarvittavat toimenpiteet suunnitella osana työturvallisuutta. Riskien hallinnassa ei pitäisi keskittyä pelkästään fyysisten vahinkojen tai onnettomuuksien estämiseen, vaan se tulisi nähdä toimintojen hallitsemisena, jonka tähtäin on kaupungille asetettujen tavoitteiden ja velvoitteiden saavuttamisessa.
Sisäisen tarkastuksen selonteossa nostetaan esille joitakin yksittäisiä seikkoja, joilla on vaikutusta kaupungin sisäisen valvonnan kokonaisuuteen. Eräs tällainen asia on se, etteivät kaupungin yleiset sisäiset ohjeet ole selkeästi koottuina yhteen paikkaan, esimerkiksi intranetiin. Kaupungilla ei myöskään ole käytössä yhtenäistä irtaimistorekisteriä, ja irtaimiston luettelointia siltä osin kuin se on käytössä, hoidetaan manuaalisesti. Lisäksi selonteon mukaan kaupunginhallituksen tulisi päättää, mitä järjestelmää sopimusten hallinnointiin käytetään. Vaikka kaupungilla ei vuonna 2022 ole tullut tietoon väärinkäytöksiä, tulisi myös väärinkäytösten havaitsemiseen, ehkäisemiseen sekä niiden epäilystä ilmoittamiseen olla käytössä ohjeistus.
Tilivelvollisuus kytkeytyy sisäisen tarkastuksen selonteon mukaan talousarvion tasapainottamisvelvollisuuden ohella myös siihen, että asetetut tavoitteet saavutetaan määrärahojen puitteissa. Myös toimielimet sekä niihin kuuluvat luottamushenkilöt ovat tilivelvollisia, joten toimielinten tulisi omalta osaltaan valvoa, että viranhaltijat toimivat suunnitelmien ja päätösten mukaan. Toimielimissä tulisi seurata asetettuja raportointivelvoitteita sekä niihin liittyviä suunnitelmia, jolloin tarvittaessa suunnitelmia muuttamalla pystytään varmistamaan tavoitteiden toteutuminen. Riskienhallinnan tulisi olla tietoista, suunnitelmallista ja jatkuvaa toimintaa, jolloin ei riitä, että aihetta käsitellään esimerkiksi vain kerran vuodessa toimintakertomuksen yhteydessä, vaan riskienhallinnassa on kyse jatkuvasta johtamisesta sekä siihen liittyvästä tilivelvollisuudesta. Riskienhallinnan suunnitelmista tulisi ilmetä se, millä tavoin tunnistetut riskit liittyvät kaupungin sitovien tavoitteiden toteuttamiseen, ja riskien tunnistamisessa tulisi keskittyä olennaisimpiin tavoitteiden toteutumista vaarantaviin riskeihin.
Yhteenveto
Seuraavat asiat tai tavoitteet ovat edistyneet hyvin ja tai niillä on myönteisiä vaikutuksia:
Vaasan kaupunki on 15.2.2023 ottanut käyttöön henkilöstölle tarkoitetun lakisääteisen eettisen ilmoituskanavan vakavista väärinkäytöksistä ilmoittamista varten. Ilmoituskanavaa valmisteltiin ennakoivasti loppuvuodesta 2021 alkaneen prosessin puitteissa, ja lopullinen käyttöönotto tapahtui 1.1.2023 voimaan tulleen ilmoittajan suojelua koskevan lain edellyttämän kolmen kuukauden siirtymäajan sisällä.
Kaupungin riskienhallintaa ja varautumista on vahvistettu valmius- ja turvallisuuspäällikön rekrytoinnin myötä. Nykyisessä maailmantilanteessa myös varautumiseen sekä turvallisuuteen liittyvät tekijät ovat lisääntyvässä määrin osa kunnan toiminnan suunnittelua. Tarkastuslautakunnan saamien tietojen mukaan kaupungin varautumissuunnittelussa on käsitelty esimerkiksi johtamiseen ja viestintään, häiriötilanteen hallintaan sekä tilannekuvan muodostamiseen liittyviä seikkoja. Varautumista on vuoden 2022 aikana viety käytännön tasolle, esimerkiksi työntekijöille julkaistussa ohjeistuksessa mahdollisten sähkökatkojen aikana toimimisesta.
Seuraavia asioita voidaan kehittää tai tavoitteiden saavuttamista voidaan edistää:
Vaasan kaupungissa on olemassa riskien tunnistamiseen, arviointiin ja raportointiin tarkoitetut käytännöt, joita toteutetaan johdossa ja toimielimissä vuotuisen talousarvioprosessin osana. Riskien hallinnassa ei kuitenkaan aina riittävässä määrin keskitytä kaupungin sitovien tavoitteiden toteutumiseen vaikuttaviin riskeihin. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan valtuuston asettamien sitovien tavoitteiden toteuttamisen tulee olla kaupungin kaiken toiminnan ytimessä, jolloin myös riskien arvioinnin ja hallinnan tulisi entistä paremmin kohdistua sitovien tavoitteiden toteutumista vaarantaviin riskeihin.
Vuotuisessa sisäisen tarkastuksen selonteossa toistuvat samat asiat kuin edeltävänä vuonna. Tarkastuslautakunnan aikaisempien arviointikertomusten mukaan sisäisen valvonnan tilanne kaupungissa on kehittynyt parempaan suuntaan, mutta tarkastuslautakunnalla ei kuitenkaan ole selkeää käsitystä, millaisiin toimenpiteisiin kaupungissa on viimeisimpien sisäisen tarkastuksen havaintojen perusteella ryhdytty.
Kaupungin tulosalueet ovat talousarviotavoitteiden yhteydessä asettaneet itselleen myös riskienhallintaan sekä sisäiseen valvontaan liittyviä tavoitteita. Tarkastuslautakunta kuitenkin kiinnittää huomiota joidenkin tavoitteiden muotoiluun: Esimerkiksi asiakkaiden käyttäytymisestä johtuvat riskit eivät sellaisenaan ole sisäisen valvonnan riskejä, vaan sisäisen valvonnan kohdalla huomion tulisi kiinnittyä yksikön omassa organisaatiossa ilmeneviin haavoittuvuuksiin.
Seuraava asia tai tavoite ei ole edistynyt ja tai siitä on haitallisia vaikutuksia:
Tulosalueiden laatimissa riskienhallinnan suunnitelmissa riskeiksi raportoidaan edelleen asioita, jotka ovat joko tilivelvollisen vastuulle kuuluvan normaalin sisäisen valvonnan puitteissa hallittavia asioita, tai vaihtoehtoisesti riskien tunnistaminen kohdistuu työsuojelun piiriin kuuluviin riskeihin tai muihin vahinkoriskeihin. Tarkastuslautakunnan mukaan riskien tunnistamisessa tulee aiempaa enemmän keskittyä etenkin kaupungin sitovien toiminnallisten tavoitteiden toteutumiseen liittyviin riskeihin.