Hyvä johtaminen

Hyvään johtamiseen liittyvän tavoitteen mittareita ovat kaupunginhallituksessa käsitellyn strategian seurannan mukaan työhyvinvointikyselyn tulokset. Työhyvinvointikysely toteutetaan joka toinen vuosi, viimeksi vuoden 2022 maaliskuussa. Raportoitujen tulosten mukaan esihenkilötoiminnan arvosana on pysynyt lähes samana kahden vuoden takaiseen verrattuna, mutta työn henkinen kuormittavuus on viimeisimmässä kyselyssä hieman lisääntynyt. Mielipidettä johtamisesta ja esihenkilötyöstä kysytään myös työntekijöiden lähtökyselyssä sekä kehityskeskusteluiden lomakkeessa. Esihenkilötyön arviointia käydään läpi johdon omissa kehityskeskusteluissa, ja ylin johto käsittelee työhyvinvointikyselyiden tuloksia sekä niiden pohjalta laadittuja kehitysehdotuksia. Jatkossa on tarkoitus ottaa käyttöön myös pika- eli pulssikysely, mutta uuteen HR-järjestelmähankkeeseen liittyneet vaikeudet ovat viivästyttäneet muun muassa tätä uudistusta. Työntekijöiden lähtökyselyyn on vastattu varsin matalalla prosentilla, ja siinä johtamistyön laadusta on tullut ilmi joitakin kriittisiä palautteita. Lähtökyselyn tuloksia käsitellään toimialojen johtoryhmissä. Tarkastuslautakunta toteaa lähtökyselyn tapaisen tiedonhankinnan menetelmän puutteeksi yleisellä tasolla sen, että vastaukset ovat helposti yhdistettävissä vastaajaan, eikä työtä vaihtava ole välttämättä enää kiinnostunut käymään läpi vanhaan työpaikkaansa liittyviä asioita.

Kaupungin henkilöstöä koskevista asioista raportoidaan vuosittain valtuustossa käsiteltävässä henkilöstöraportissa, jossa hyödynnetty tietopohja on laaja. Vuoden 2021 raportissa, jota käsiteltiin kesäkuussa 2022, näkyivät vielä vahvasti korona-ajan vaikutukset. Yksittäisenä nostona raportin perusteella on kuitenkin mahdollista todeta, että vakituisen henkilöstön sairauspoissaolot ovat vähentyneet huippuvuoteen 2016 verrattuna. Vuotta 2022 koskevien ennakkotietojen perusteella sairauspoissaolot ovat kuitenkin vuoden aikana jälleen lisääntyneet. Kaupunginhallitus on 20.6.2022 hyväksynyt Vaasan kaupungin uuden henkilöstöohjelman vuosille 2022-2025, jonka laadinnassa on osallistettu sekä valtuutettuja että henkilöstön edustajia. Ohjelman mukaan sen keskiössä ovat henkilöstön saatavuuteen ja pitovoimaan liittyvät tavoitteet sekä erinomainen työntekijäkokemus. Henkilöstöohjelmassa on määritelty neljä painopistealuetta tai arvolupausta, jotka ovat hyvinvoiva henkilöstö turvallisessa työympäristössä, osaava ja idearikas henkilöstö, onnistumisia tukeva johtaminen sekä vetovoimainen ja monimuotoinen työnantaja. Henkilöstöohjelmaan on sisällytetty myös työolosuhteisiin sekä tasa-arvoon ja yhdenvertaisuuteen liittyvien toimintaohjelmien painopistealueet. Vuoden 2021 henkilöstöraportissa ei vielä ole käsitelty uuden henkilöstöohjelman mukaisia toimenpiteitä ja niiden seurantaa.

Henkilöstöohjelmassa määritelty kolmas arvolupaus, onnistumista tukeva johtaminen, tarkoittaa Vaasan kaupungin johtamista käsittelevien materiaalien mukaan valmentavaa ja ihmislähtöistä näkökulmaa johtamiseen. Valmentava johtaminen on sekä tavoitteellista, jolloin työntekijät tietävät mitä heiltä odotetaan, sekä osallistavaa, jolloin työntekijät voivat osallistua työnsä kehittämiseen. Keskeisenä pidetään myös työntekijöiden erilaisuuden hyödyntämistä, jolloin työyhteisöstä saadaan paras irti. Toisaalta myös työntekijältä odotetaan vastineeksi hyviä työyhteisötaitoja. Valmentavan johtamisen mallin käytön tueksi kaupungilla on tarjottu sparrausta, mentorointia ja vertaistukea sekä esimerkiksi järjestetty esihenkilöiden aamukahveja. Tulevaisuudessa johtamisen prosesseja sekä tiedolla johtamista on tarkoitus edelleen kehittää, esimerkiksi työturvallisuuden sekä työterveyshuollon suuntaan tehtävän yhteistyön osalta. Onnistumista tukevan johtamisen arvolupaukseen liittyvissä materiaaleissa todetaan, että johtamista tullaan säännöllisin väliajoin arvioimaan. Lisäksi luvataan, että kaupungilla ennakoidaan toimintaympäristön muutosten aiheuttamia vaikutuksia henkilöstötarpeisiin sekä pyritään hankkimaan parhaat osaajat.

Tarkastuslautakunta haluaa arvioinnissa kiinnittää huomiota myös siihen, missä laajuudessa materiaaleissa käsitellään tilanteita, joissa johtaminen on syystä tai toisesta kriisiytynyt. Valmentavasta johtamisesta todetaan, että valmentava esihenkilö toimii jämäkästi puuttumalla toimintaan, mikäli tavoitteet eivät toteudu tai yhteistyö toimi. Sitä, kuinka toimintatapaa käytännössä toteutetaan, ei kuitenkaan samassa yhteydessä avata enempää. Vuoden 2023 aikana on tarkoitus valmistella haastavien tilanteiden opas, jossa käsitellään vaikeidenkin aiheiden puheeksi ottamista. Valmentavaan johtamiseen on tarjolla HR-controllerien sparrausta, jossa on mahdollista saada tukea erilaisiin tilanteisiin reagoimisessa sekä siinä, kuinka tilanteita kannattaisi pyrkiä ratkaisemaan. Työhyvinvointi- ja lähtökyselyiden sekä kehityskeskustelulomakkeiden tuloksia käydään läpi toimialajohtajan ja HR-controllerin kanssa, jolloin tuen tarpeessa olevat yksiköt tai esihenkilöt voidaan tunnistaa. Tarkastuslautakunta toteaa, että hyvää johtamista käsitellään Vaasan kaupungin henkilöstöjohtamiseen liittyvissä materiaaleissa pääasiallisesti myönteisten asioiden sekä kannustavuuden kautta. Myönteisyys on itsestään selvästi hyvän johtamisen oletusarvo, mutta lautakunnan mukaan myös riittävät mekanismit johtamisessa havaittujen puutteiden käsittelyä varten ovat henkilöstön hyvinvoinnin kannalta olennaisen tärkeitä.

Vuonna 2022 toteutettuja hyvää johtamista tukevia toimenpiteitä ovat olleet esimerkiksi henkilöstön palkitsemiskäytäntöjen kehittäminen sekä esihenkilöpassikoulutuksen pilotointi. Henkilöstön jaksamista on tuettu monin tavoin, esimerkiksi ottamalla käyttöön uusi etätyöohje, tarjoamalla työntekijöille sadan euron hyvinvointiraha e-passiin sekä mahdollistamalla osalle työterveyshuollon asiakkaista hyvinvointiohjaukseen osallistuminen. Työntekijät ovat voineet hakea erilaisiin hankkeisiin, kuten sisäisten kehittäjien verkostoon. Kaupungin haasteena on viime vuosina ollut osaajien vaihtuminen avaintehtävissä, jonka osalta henkilöstöraportissa esitetty tieto henkilöstön lähtövaihtuvuudesta ei erikseen huomioi avainasemassa olevan henkilöstön vaihtuvuutta. Tarkastuslautakunnan mukaan työnantajan vetovoimaisuus ja sekä henkilöstön pitovoima on sisällytetty hyvää johtamista käsitteleviin materiaaleihin, mutta toimenpiteet kohdentuvat yleisellä tasolla koko henkilöstöön, jolloin avainosaajien merkitys jää katveeseen. Lisäksi materiaaleissa ei tuoda esille kaupungin keskusjohdon tilannekuvaa johtamista koskevien toimenpiteiden toteutumisesta. Tilinpäätöksen toimintakertomus sisältää maininnan, että kaupunkikonsernin ylin johto sitoutuu eettisten arvojen sekä hyvän johtamis- ja hallintotavan tukemiseen, mutta esimerkiksi hyvän johtamisen arvolupaukseen sisällytettyjä johtamisen arviointia tai toimintaympäristön ennakoinnissa onnistumista ei tarkastuslautakunnan saamissa materiaalissa käsitellä.

Yhteenveto

Seuraava asia tai tavoite on edistynyt hyvin ja tai siitä on myönteisiä vaikutuksia:

Vaasan kaupungin uusi henkilöstöohjelma vuosille 2022-2025 sisältää neljä painopistealuetta, joiden osalta ohjelmassa on selkeästi määritelty tavoiteltavat toimenpiteet, mittarit, aikataulu sekä vastuutahot. Henkilöstöohjelman toteutumista on tarkoitus seurata vuotuisessa henkilöstöraportissa. Henkilöstöraportti on käsitelty vuosittain valtuustossa kesäkuun tilinpäätöskokouksessa, ja raportit ovat olleet sisällöltään kattavia. Lisäksi alkuvuosittain laaditussa lakisääteisessä henkilöstö- ja koulutussuunnitelmassa on käsitelty ennakoivasti vuoden aikana odotettavissa olevia henkilöstöasioita. Hyvän johtamisen arvolupaus sisältyy uuteen henkilöstöohjelmaan.

Seuraavaa asiaa voidaan kehittää tai tavoitteen saavuttamista voidaan edistää:

Hyvää johtamista on vuoden 2022 aikana edistetty lukuisalla määrällä toimenpiteitä, joita ovat olleet esimerkiksi työhyvinvointikysely, kehittämissuunnitelmat, työterveysyhteistyöpalaverit, valmentavan johtamisen esihenkilövalmennus sekä esihenkilöpassin pilotointi, palkitsemistoimenpiteiden kehittäminen, palkintogaala sekä henkilöstöjuhla, sisäisten rekrytointien edistäminen ja sisäisten kehittäjien verkoston perustaminen, arvolupaustyöpajat, esihenkilöiden aamukahvit sekä yhdessä liikuntapalveluiden ja työterveyspalveluiden kanssa toteutettu hyvinvointiprojekti. Esihenkilöiden valmennusta on myös erikseen kohdennettu varhaiskasvatuksen tulosalueelle. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan raportoidut hyvää johtamista edistävät toimenpiteet ovat kohdistuneet etenkin henkilöstötason sekä lähiesihenkilöiden välisen yhteistyön kehittämiseen, jolloin kaupunkikonsernin keskusorganisaation omalta osaltaan tuottama johtamisraportointi jää materiaaleissa sivuosaan.

Seuraava asia tai tavoite ei ole edistynyt ja tai siitä on haitallisia vaikutuksia:

Tarkastuslautakunnalle on epäselvää, kuinka kaupungissa hallitaan eri toimialoille kohdistuvia avainhenkilöriskejä. Vuoden 2021 henkilöstöraportissa on käsitelty henkilöstön lähtövaihtuvuutta, mutta tarkastelu on niin yleisellä tasolla, ettei sen perusteella voida tarkemmin arvioida avainhenkilöiden eli johtavassa asemassa olevien tai erityisosaamista hallitsevien henkilöiden lähtövaihtuvuutta. Vaasan kaupungin ylemmässä johdossa tapahtui vuoden 2022 aikana useampia eri syistä aiheutuneita henkilöstövaihdoksia, jonka seurauksena aihe nousi esille myös mediassa (Ilkka-Pohjalainen 2.1.2023, ”Viiteen johtajan virkaan tuli vain kourallinen hakemuksia”). Myös esimerkiksi kaavoituksen tulosalueella on ollut hankaluuksia saada rekrytoitua henkilöstöä joihinkin erityisosaamista vaativiin tehtäviin. Tarkastuslautakunnan mukaan henkilöstön pitovoiman kasvattamisen ohella tulisi kaupungin toiminnassa huomioida erikseen myös avainhenkilöriskin hallintaan kohdistuvat toimenpiteet.

Vaasan kaupungin strategian toteuttamista mahdollistava hyvän johtamisen kokonaisuus sisältää johtamiskulttuuria sekä työntekijöiden henkistä hyvinvointia koskevien toimenpiteiden lisäksi myös toimenpiteet strategian ohjelmallistamisesta sekä kehitysohjelmien laadinnasta, ohjelma-arkkitehtuurista sekä YK:n kestävän kehityksen tavoitteiden integroinnista. Näiden toteutumiselle ei strategiassa ole määritelty erillisiä mittareita. Uudenlaiset strategiset ohjausryhmät merkitsevät muutosta kaupungin ohjaus- ja johtamisjärjestelmään. Osa vuosien 2022-2025 strategiaan sisältyvistä elementeistä, kuten tietyt strategiset teemat sekä toimialojen strategioiden kautta toteutuva strategian toimeenpano, ovat säilyneet ennallaan. Uusia elementtejä ovat ohjausryhmätyöskentely sekä strategian seurantatapa, lisääntynyt vuorovaikutus ja osallistaminen sekä YK:n kestävän kehityksen tavoitteiden integrointi.

Uuden strategian suunnitteluvaiheessa on haettu esimerkkejä sekä kotimaisista että kansainvälisistä vertailukaupungeista niin strategiatyöskentelyn kuin kestävän kehityksen tavoitteidenkin osalta. Ohjausryhmärakenteen kohdalla esimerkkinä on toiminut erityisesti Espoo. Tarkastuslautakunta on käsitellyt strategisten ohjausryhmien ensimmäisenä toimintavuonna toteutunutta strategian raportointia arviointikertomuksen luvussa kolme. Hyvää johtamista koskevien toimenpiteiden osalta ohjausryhmien on tarkoitus koordinoida kaupungin ohjelmatyötä sekä integroida strategia yhteen kestävän kehityksen tavoitteiden kanssa. Ohjausryhmien vastuulla ovat teemaohjelmien toimenpidekokonaisuuksien ohjaaminen, seuranta ja kehittäminen, muutosehdotusten tekeminen strategian päivityksen yhteydessä, teemaan liittyvien keskeisimpien ohjelmien määrittely, ulkopuolisen rahoituksen hakeminen, asiantuntijoiden ja sidosryhmien osallistaminen sekä valtuustokauden päättyessä teemaohjelman toteutumisen arviointi.

Kaupunginhallitus teki 31.3.2022 päätöksen teemaohjelmien ohjausryhmien muodostamisesta sekä niiden jäsenten valinnasta. Ohjausryhmät koostuvat kaupunginhallituksen nimeämistä luottamushenkilöistä (neljä henkilöä), kaupunginjohtajan nimeämistä viranhaltijoista tai asiantuntijoista (neljä henkilöä), konserniyhtiöiden tai muiden sidosryhmien edustajista (kolme henkilöä) sekä sihteeristä. Lisäksi kaupunginjohtajalla, toimialajohtajilla sekä valtuuston puheenjohtajistolla on ohjausryhmissä läsnäolo-oikeus. Toimialajohtajat toimivat ohjausryhmien puheenjohtajina. Ohjausryhmien on tarkoitus kokoontua kahdesta neljään kertaa vuodessa sekä raportoida ohjelman toimeenpanosta ja mittareista kaupunginhallitukselle ja valtuustolle kahdesti vuodessa. Ohjausryhmien raportoinnin on tarkoitus tapahtua vuosittain lyhyemmin toisen osavuosikatsauksen sekä laajemmin tilinpäätöksen yhteydessä.

Vaasan kaupungilla on viime vuosina ollut voimassa runsaslukuinen joukko erilaisia ohjelmia, joista osa on äskettäin päättynyt ja osa odottaa päivittämistä. Osa kunnallisista ohjelmista on lakisääteisiä, kuten lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelma tai 1.3.2023 voimaan tulleessa lainsäädännössä määritelty kunnan ilmastosuunnitelma. Jotkin ohjelmat ovat sellaisenaan siirtyneet hyvinvointialueelle, mutta kunnan ja hyvinvointialueen rajapintojen monimutkaistuminen tarkoittaa todennäköisesti ohjelmatyön jatkumista myös erilaisissa ylikunnallisissa sekä alueellisissa verkostoissa. Eniten ohjelmia on ollut voimassa ”Hyvinvoiva ja osaava Vaasa” -kokonaisuuden alaisuudessa ja vähiten ”Vetovoimaisen Vaasan” kokonaisuuteen liittyen. Tarkastuslautakunnan saamien tietojen mukaan strategisten ohjausryhmien on tarkoitus toimia foorumina erilaisten asioiden käsittelylle, jolloin odotettavissa on tulevaisuudessa esimerkiksi kaupungin ohjelmarakennetta koskevan keskustelun käyminen. Ohjausryhmät kokoontuvat kahdesta neljään kertaa vuodessa, eikä niillä ole varsinaista omaa budjettia tai henkilöstöresurssia.

Useat vertailukaupungit ovat sisällyttäneet Yhdistyneiden kansakuntien kestävän kehityksen tavoitteet (Sustainable Development Goals, SDG) osaksi toimintaansa. Kestävän kehityksen tavoitteiden osalta Vaasassa on järjestetty koulutusta niin valtuutetuille, kaupungin henkilöstölle kuin ohjausryhmillekin. Kaupungin strategian on tarkoitus edistää kestävän kehityksen tavoitteiden toteutumista, ja tavoitteet pyritään linkittämään osaksi strategisten ohjausryhmien työskentelyä. Valtuustokauden aikana kuhunkin teemaohjelmaan on tarkoitus liittää vähintään kaksi kestävän kehityksen tavoitetta. Ohjausryhmät ovat ensimmäisen toimintavuoden aikana valinneet työskentelyynsä liitettävät kestävän kehityksen tavoitteet sekä niihin sisältyvät olennaisimmat mittarit. Kestävän kehityksen mittareita koskevaa tietoa saadaan Mayor’s Indicators -palvelun kautta, johon kuuluva kahdesti vuodessa toimitettava kestävän kehityksen katsaus sisältää palveluntarjoajan omiin kyselyihin perustuvaa sekä julkisista lähteistä kerättyä tietoa. Kestävän kehityksen katsaus on liitetty kaupunginhallituksessa 20.3.2023 käsiteltyyn strategian seurantaan.

Tarkastuslautakunnan saaman raportoinnin mukaan ohjausryhmien toiminnan tavoitteena on vuorovaikutuksen sekä osallistamisen vahvistaminen. Jokaiseen ohjausryhmään on nimetty neljä luottamushenkilöjäsentä sekä heidän varajäsentään, joten myös poliittisen päätöksenteon näkökulma on ryhmissä edustettuna. Tarkastuslautakunnalla ei toistaiseksi kuitenkaan ole tietoa siitä, kuinka onnistuneesti luottamushenkilöiden osallistuminen teemaohjelmien ohjausryhmiin palvelee kaupunginvaltuuston poliittisen ohjausvallan toteutumista. Tarkastuslautakunnan saamien tietojen perusteella ohjausryhmien on tarkoitus antaa varsinainen raportointi toiminnastaan valtuustolle vasta valtuustokauden lopulla valmisteltavan yhteenvedon muodossa. Vuosittainen väliarvointi julkaistaan toisen osavuosikatsauksen yhteydessä sekä jälkikäteiskatsaus tilinpäätöksessä. Tarkastuslautakunnan näkökulmasta teemaohjelmien kokonaisuuksista olisi aiheellista valmistella valtuustolle esimerkiksi vuosittaiset erillisraportoinnit, jolloin valtuuston ohjaus- ja valvontatoimivalta kaupungin toiminnan järjestämiseen sekä strategian toteuttamiseen toteutuisi täysimääräisesti.

Yhteenveto

Seuraava asia tai tavoite on edistynyt hyvin ja tai siitä on myönteisiä vaikutuksia:

Strategisten teemaryhmien toiminta on vuoden 2022 aikana käynnistynyt uudenlaisena kaupungin strategista ohjausta toteuttavana johtamisjärjestelmänä. Teemaryhmien kautta strategian keskeisiä teemoja on mahdollista käsitellä ilmiölähtöisinä kokonaisuuksina. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan erityisesti strategiaan sisältyvä toimenpide YK:n kestävän kehityksen tavoitteiden integroimisesta osaksi ohjausryhmien toimintaa on vuoden aikana toteutunut.

Seuraavia asioita voidaan kehittää tai tavoitteiden saavuttamista voidaan edistää:

Teemaohjelmien ohjausryhmät ovat kokoonpanoltaan laajoja, jonka seurauksena teemaryhmillä on hyvät edellytykset koota yhteen eri tahoilta tulevia näkemyksiä ja tietoja. Toisaalta ohjausryhmien vakituisen kokoonpanon muodostuminen 12-18 henkilöstä saattaa tarkoittaa myös sitä, ettei vastuu tavoitteiden toteuttamisesta kohdistu selkeästi kenellekään. Toimiminen osallistujapohjaltaan laajoissa ohjausryhmissä tuo väistämättä esille erilaisia näkökulmia ja intressejä. Tarkastuslautakunta toteaa, että mikäli vastuita tavoitteiden johtamisesta ei ole selkeästi määritelty, voi pahimmillaan seurauksena olla tilanne, jossa toiminnan koordinoimisesta huolimatta sen tulokset ja vaikutukset jäävät epäselviksi.

Kaupungilla on voimassa useita politiikkaohjelmia, joista ohjausryhmien tehtävä on tarkastuslautakunnan saamien tietojen perusteella määritellä teeman kannalta keskeisimmät. Lisäksi ohjausryhmät tulevat esittämään ohjelmien laatimista, päivitystä sekä lakkauttamista. Tarkastuslautakunnalle on toistaiseksi epäselvää, onko kaupungin ohjelmarakennetta mahdollista yksinkertaistaa esimerkiksi ohjelmia yhdistämällä. Tarkastuslautakunta kuitenkin toteaa, että valtuuston hyväksymät poliittiset ohjelmat ovat keskeinen osa kaupungin toiminnan ohjausta, jolloin viranhaltijajohdon tulisi myös raportoida valtuustolle niiden toteutumisesta. Lautakunnan mukaan ohjelmien päällekkäisyyden huomiointi on aiheellista: Voimassa ovat esimerkiksi vuonna 2020 hyväksytty kestävän liikkumisen ohjelma sekä vuonna 2021 laadittu kävelyn ja pyöräliikenteen edistämisohjelma, joista molemmista raportointi valtuustolle on ollut vähäistä.

Seuraava asia tai tavoite ei ole edistynyt ja tai siitä on haitallisia vaikutuksia:

Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan strategian toteuttamista käsittelevä raportointi kaupunginvaltuustolle on heikentynyt muutaman vuoden takaiseen verrattuna. Muutos näkyy tilinpäätöksessä esitetyn, strategian toteuttamista koskevan tiedon vähentymisenä sekä valtuustoon viedyn erillisraportoinnin supistumisena. Teemaohjelmien ohjausryhmissä on mukana luottamushenkilöedustus, mutta tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan toimivan johdon tulisi myös laajemmin raportoida strategian toteuttamisesta osana omaa tilivelvollisuuttaan. Ohjausryhmillä ei ole varsinaista omaa henkilöstöä, joten tarkastuslautakunta toteaa, että raportointitiedon tuottamisessa on ennen kaikkea kyse uuden yhteistyörakenteen johtamisesta sekä kaupungin olemassa olevien henkilöstövoimavarojen hyödyntämisestä.