7: Sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Vaasan kaupungin riskienhallintaa johdetaan tarkasteluhetkellä osana talousarvioprosessia. Kaupunginvaltuustoon nähden sitovien tavoitteiden toteuttamisen lisäksi toimialat ja hallintokunnat määrittävät itselleen sisäisen valvonnan ja riskinhallinnan tavoitteita. Sisäisen valvonnan ja riskinhallinnan tavoitteiden tulee perustua erikseen laadittuihin riskienhallintasuunnitelmiin. Käytännössä esimerkiksi hallintokuntien riskienhallintasuunnitelmia ja tavoitteita käsitellään kaupungissa talousarvioiden laadinnan yhteydessä ja niiden toteutumisesta raportoidaan lautakunnille tilinpäätösten käsittelyn yhteydessä. Kokonaisuudesta vastaa kaupunginhallitus, jolle asiat valmistelee kaupungin johtoryhmä. Johtoryhmän apuna toimii kokonaisvaltaisen riskienhallinnan työryhmä.

Sisäinen valvonta ja riskienhallinta on osa tilivelvollisuutta. Tilivelvollisuuteen sisältyy julkishallinnossa muun muassa ajatus siitä, miten tavoitteet saavutetaan talousarviota noudattaen ja mitä riskejä tähän prosessiin sisältyy. Samoin tulisi tiedostaa se, kuinka tämän prosessin johtaminen ja hallinto eli sisäinen valvonta on hoidettu.

Viime valtuustokausina on riskienhallinnan raportointijärjestelmää kyetty Vaasan kaupunkikonsernissa kehittämään. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan roolit ovat selkiytyneet. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan voidaan tarkastuslautakunnan mukaan todeta vastaavan yleisesti julkishallinnolle tarkoitettua järjestelmää. Kehitettävää kuitenkin on. Tarkastuslautakunta jakaa seuraavassa riskienhallinnan kehittämiseen liittyvän tarkastelun kahteen päälinjaan. Kysymys on siitä, kuinka strategisesti tärkeiden tavoitteiden toteuttamista kyetään riskienhallinnan tavoitteiden avulla tukemaan. Toisaalta kysymys on siitä, miten riskienhallinnan tavoitteita valitaan sisäisen valvonnan kehittämisen kohteiksi.

Kaupunkikonsernin tavoitteiden osalta on kaupungissa valmiiksi tehty valintoja, joiden seurauksena toimintaa ohjataan haluttuun suuntaan. Riskienhallinnan tavoitteiden osalta tulisi tehdä sama painopisteen valinta. Tarkasteluhetkellä esimerkiksi talousarviossa esitetyt ja tilinpäätöksissä raportoidut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteet eivät tue riittävästi toiminnallisten tavoitteiden toteuttamista. Kysymys on siitä, kuinka kyetään määrittelemään sellaisia riskienhallinnan tavoitteita, että niiden toteuttaminen vaikuttaa myönteisesti myös kaupunkikonsernin strategisten tavoitteiden toteutumiseen. Tilivelvollisuuden näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että tilivelvolliset hallitsevat ja tuntevat vastuualueensa sekä tavoitteiden saavuttamiseen vaikuttavat tekijät.

Kaupunkikonsernin riskienhallinnan tavoitteissa keskitytään monelta osin kahteen osa-alueeseen. Sellaisiin julkishallinnon toiminnan reunaehtoihin, joihin ei kyetä vaikuttamaan tai ne kuuluvat tilivelvollisten tavanomaiseen vastuualueeseen. Tällaisia ovat esimerkiksi taloudellinen vakaus, virheellinen tavoitteenasettelu, menojen hallinta ja toiminnan oikeellisuus. Toisaalta keskitytään sellaisiin tavoitteisiin, jotka pääsääntöisesti koostuvat fyysisten vahinkojen, vaarojen sekä onnettomuuksien todentamisesta ja ovat siten osa riskienhallinnan yhtä osa-aluetta, työpaikkojen vaarojen arviointia ja fyysisten riskien ehkäisyä.

Osana talousarvioraportointia tulee seurata riskienhallintasuunnitelmien toteutumista. Riskienhallintasuunnitelmien yksi tärkein merkitys on siinä, että todettuja riskejä hallitaan sisäisen valvonnan keinoin. Sisäinen valvonta on silloin sekä suunniteltua, ohjattua että toimintaa. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on hallita havaittuja riskejä ja varmistaa, että asetetut tavoitteet saavutetaan. Tilivelvollisuuden näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että toimintaa johdetaan ja toiminnasta otetaan tarvittava vastuu.

On siis kysymys siitä, kohdistetaanko riskien hallintaan aktiivisia keinoja vai odotetaanko riskin toteutumista. Johtamista ei voi ulkoistaa. Johdon sitoutuminen on ehdoton edellytys sille, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen toimii tarkoituksenmukaisesti ja tuloksellisesti. Pääpainon tulisi olla siinä, että suuremmat havaitut riskit on asetettu myös sisäisen valvonnan kohteeksi. Tällöin riskienhallinnasta tulee järjestelmällistä, raportoitua ja todennettavissa olevaa tietoa. Näin myös riskienhallintasuunnitelmissa raportoidut tiedot kyetään todentamaan. Samoin tulosaluejohtajien tekemien raportointien sisällöt voidaan varmentaa luotettavalla tavalla. Nykytilanteessa tämä kehittäisi edelleen kaupungin strategian mukaista toimintaa, koska strategisten tavoitteiden toteuttamiseen ollaan käytännön johtamisessa jo sitouduttu.

 

 

Vaasan kaupungin riskienhallintaa johdetaan tarkasteluhetkellä osana talousarvioprosessia. Kaupunginvaltuustoon nähden sitovien tavoitteiden toteuttamisen lisäksi toimialat ja hallintokunnat määrittävät itselleen sisäisen valvonnan ja riskinhallinnan tavoitteita.

Viime valtuustokausina on riskienhallinnan raportointijärjestelmää kyetty Vaasan kaupunkikonsernissa kehittämään. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan roolit ovat selkiytyneet. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan voidaan tarkastuslautakunnan mukaan todeta vastaavan yleisesti julkishallinnolle tarkoitettua järjestelmää.

Tarkasteluhetkellä talousarviossa esitetyt ja tilinpäätöksissä raportoidut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteet eivät tue riittävästi toiminnallisten tavoitteiden toteuttamista.

Kaupunkikonsernin riskienhallinnan tavoitteissa keskitytään monelta osin kahteen osa-alueeseen. Sellaisiin julkishallinnon toiminnan reunaehtoihin, joihin ei kyetä vaikuttamaan tai ne kuuluvat tilivelvollisten tavanomaiseen vastuualueeseen. Toisaalta keskitytään vain sellaisiin tavoitteisiin, jotka ovat pääsääntöisesti osa työpaikkojen vaarojen arviointia ja fyysisten riskien ehkäisyä.

Riskien hallinnan tulee olla aktiivista toimintaa eikä riskien toteutumista tulisi odottaa. Johdon sitoutuminen on ehdoton edellytys sille, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen toimii tarkoituksenmukaisesti ja tuloksellisesti.

Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan pääpainon tulisi olla siinä, että suurimmat havaitut riskit asetetaan myös sisäisen valvonnan kohteeksi. Tällöin riskienhallinnasta tulee järjestelmällistä, raportoitua ja todennettavissa olevaa tietoa. Näin myös riskienhallintasuunnitelmien perusteella raportoidut tiedot kyetään todentamaan. Samoin tulosaluejohtajien tekemien raportointien sisällöt voidaan varmentaa luotettavalla tavalla. Nykytilanteessa tämä kehittäisi edelleen kaupungin strategian mukaista toimintaa, koska strategisten tavoitteiden toteuttamiseen ollaan käytännön johtamisessa jo sitouduttu.