Tietosuojaseloste rekisteröidyn informoimiseksi Pohjanmaan Työllisyyspalveluissa

Laatimispäivä/päivitetty:        19.12.2024/28.1.2025

Rekisterin nimi

Pohjanmaan työllisyysalueen henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Pohjanmaan työllisyyslautakunta
Vaasan kaupunki, y-tunnus 0209602-6
Konsernihallinto/Pohjanmaan työllisyysalue

Yhteisrekisterinpitäjän tiedot:
KEHA-keskus, y-tunnus 2296962-1

Rekisterin yhteyshenkilöt ja tämän yhteystiedot

Työllisyysjohtaja
sähköposti juha.nummela@vaasa.fi

puh. +358 6325 1111 (vaihde)

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa:
PL 1000, 50101 Mikkeli
tyomarkkinatori.keha@ely-keskus.fi

Tietosuojavastaava

sähköposti: tietosuojavastaava@vaasa.fi

puh. +358 6325 1111 (vaihde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tarkoitus on työllisyyspalveluiden järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta sekä yhteydenpito asiakkaisiin ja sidosryhmiin.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään muun muassa seuraavia henkilötietoja.

Asiakkaat:

• nimi- ja yhteystiedot
• asiakastunnus
• työllisyyspalvelujen asiakkuuteen ja asiointiin liittyvät tiedot
• koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot
• palvelutarvetta ja suunnitelmia koskevat tiedot
• tiedot työtarjouksista ja esittelyistä työnantajille
• työvoimapoliittiset lausunnot

Työntekijät:

• nimi- ja yhteystiedot
• lokitiedot

Tärkeimmät käytettävät järjestelmät ovat: Työmarkkinatorin asiakastietojärjestelmä (A-TMT), URA-järjestelmä, TYPPI, YA, KOPO, ARVI M365 ja Telia VIP

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja

Työllisyyspalvelujen asiakkuus on kokonaisuudessaan salattavana pidettävää tietoa. Tämän lisäksi käsitellään henkilötunnuksia ja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja. Terveystietoja käsitellään silloin kun työllisyyspalvelujen tarjoaminen sitä edellyttää.

Käsittelyn peruste

Käsittelyperusteet

Lakisääteinen tehtävä

Tietoja tarvitaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon, joita säädellään seuraavissa laeissa (finlex.fi):

• Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä
• Työttömyysturvalaki
• Laki kotoutumisen edistämisestä
• Laki työllistymisen monialaisesta edistämisestä
• Laki kuntouttavasta työtoiminnasta
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
• Kuntalaki

Suostumus

Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista. Suostumuksen voi perua koska tahansa. Oikeus peruuttaa suostumusta ei koske lakisääteistä tiedon säilytystä.

Suostumuksen perusteella käsitellään sosiaali- ja terveydenhuollon tietoja työkyvyn selvittämiseksi ja edistämiseksi.

Tietolähteet

Tietoja saadaan:

• rekisteröidyltään itseltään
• väestötietorekisteristä
• asiakkaan suostumuksella ulkopuolisilta työllisyyspalveluiden yhteistyökumppaneilta
• sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajilta
• työnantajilta
• Kansaneläkelaitokselta
• työttömyyskassoilta

Tietojen siirrot ja luovutus

Tietoja voidaan luovuttaa lakiin perustuen viranomaistahoille (esimerkiksi KELA, työttömyyskassat, sosiaali- ja terveyspalvelut)

Tietoja voidaan luovuttaa työnantajalle vain asiakkaan suostumuksen perusteella.

Työnantajalla on oikeus tietää, onko entinen työntekijä työnhakijana Pohjanmaan työllisyysalueella, kun hän toteuttaa työsopimuslain mukaista takaisinottovelvollisuuttaan.

Tietojen säännölliset siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysajat

Säilytys toteutetaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Automaattinen päätöksenteko

Automaattista päätöksentekoa ei käytetä.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä esimerkiksi tämän tietosuojaselosteen avulla. Voit ottaa yhteyttä myös rekisterinpitäjään tai tietosuojavastaavaan.

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin

Rekisteröidyllä tai alaikäisen rekisteröidyn huoltajalla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö häntä/alaikäistä koskevia henkilötietoja ja saada kopiot häntä koskevista tiedoista.

Tarkastuspyyntö voidaan tehdä täyttämällä Vaasan kaupungin verkkosivuilta löytyvä lomake (PDF) ja toimittamalla se Vaasan kaupungin kirjaamoon joko henkilökohtaisesti tai postitse:

Vaasan kaupunki
Kirjaamo
PL3
65101 Vaasa

Lue lisää tästä (tietosuoja.fi).

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat, virheelliset ja puuttuvat henkilötiedot. Pyynnössä tulee olla perustelut tietojen oikaisuvaatimukselle sekä sanatarkasti korvaava teksti.

Oikaisupyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla vapaamuotoisella oikaisupyynnöllä. Pyyntö toimitetaan täytettynä ja allekirjoitettuna Vaasan kaupungin kirjaamoon.

Lue lisää tästä (tietosuoja.fi).

Oikeus poistaa tiedot eli tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevan tiedon poistoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos poistaminen ei ole lain mukaan mahdotonta.

Poistopyyntö osoitetaan kirjallisesti Vaasan kaupungin kirjaamoon.

Lue lisää tästä (tietosuoja.fi).

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien tietojen käsittelyä tietyissä tapauksissa. Pyyntö osoitetaan kirjallisesti Vaasan kaupungin kirjaamoon.

Lue lisää tästä (tietosuoja.fi).

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen silloin kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja siirto tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on oikeus saada siirrettyä tietonsa myös rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

Lue lisää (tietosuoja.fi).

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen perustuen silloin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Siinä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos siihen on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy.

Lue lisää tästä (tietosuoja.fi).

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröidyllä on tietyin poikkeuksin oikeus olla joutumatta pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi, jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen jollain vastaavalla tavalla merkittävästi.

Lue lisää tästä (tietosuoja.fi).

Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli hän kokee että hänen oikeuksiaan on rikottu.

Lue lisää tästä (tietosuoja.fi).