Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Vaasan kaupunki on tiedonhallintalaissa  (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kaupungin asiakkaat ja muut asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 13 §:ssä edellytetyllä tavalla.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Vaasan kaupungin  asiarekisterien ja palvelujen tiedonhallinta on järjestetty. Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on esimerkinomaisesti lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä tai arkistoista.

Vaasan kaupungin asiakasrekisterit ja tiedonhallinta

Vaasan kaupungin asiarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Vaasan kaupungin asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vaasan kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt osoitetaan Vaasan kaupungin kirjaamoon, joka ohjaa tietopyynnöt vastattavaksi asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai toimialalle. Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö 

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö 

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa  vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja,  jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat 

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen  luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Vaasan kaupungin tietovarannot  ja tietojärjestelmät

Tietovarannolla tarkoitetaan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Tietovarannot

Konsernihallinto

• Yleishallinnon tietovaranto: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely
• Henkilöstöhallinnon tietovaranto: Henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely.
• Taloushallinnon tietovaranto: Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely
• Tietohallinnon tietovaranto: Tiedonhallintaan liittyvä asiankäsittely

Kaupunkiympäristön toimiala

• Kaupunkiympäristön toimialan tietovaranto: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely.
• Kiinteistöhuollon tietovaranto: Kiinteistöjen huoltoon liittyvä asiankäsittely.
• Kuntatekniikan tietovaranto: Kuntatekniikan tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely.
• Rakentamisen tietovaranto: Rakentamiseen liittyvä asiankäsittely.
• Vesi- ja viemärihuollon tietovaranto: Vesi- ja viemärihuoltoon liittyvä asiankäsittely

Sivistystoimi

• Opetuksen tietovaranto: perusopetukseen sekä muuhun opetukseen liittyvä asiankäsittely.
• Varhaiskasvatuksen tietovaranto: Varhaiskasvatukseen liittyvä asiankäsittely.
• Kirjaston tietovaranto: Lainauksen, maksujen perinnän ja tilastoinnin asiankäsittely.
• Kulttuuripalvelujen tietovaranto: Palvelun järjestäminen ja asian käsittely
• Liikunnan tietovaranto: Liikunta- ja seura-asioihin liittyvä asiankäsittely
• Nuorison tietovaranto: Nuorisoasioihin liittyvä asiankäsittely.
• Kaupunginorkesterin tietovaranto: Orkesteritoiminnan järjestäminen
• Teatteripalvelujen tietovaranto: Teatteripalvelujen järjestäminen
• Ammatillisen koulutuksen tietovaranto: ammatillisen koulutuksen liittyvä asian käsittely
• Vapaan sivistyön tietovaranto: Palvelun järjestäminen ja asian käsittely
• Taiteen perusopetuksen tietovaranto: Palvelun järjestäminen ja asian käsittely
• Aikuisten perusopetuksen tietovaranto: Palvelun järjestäminen ja asian käsittely
• Museon tietovaranto: Palvelun järjestäminen ja asian käsittely

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tietojen antamisesta päättävä viranomainen

Tietopyynnöt osoitetaan Vaasan kaupungin kirjaamoon, joka toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealle taholle. Kirjaamo antaa tarvittaessa neuvoja tietopyynnön esittämiseksi.

Vaasan kaupunki
Kirjaamo
PL 3
65101 Vaasa

Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)vaasa.fi