Tietosuoja Vaasan kaupunki

Mikä on henkilötieto?

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvää tietoa, kuten esimerkiksi nimi, henkilötunnus, kotiosoite, puhelinnumero, auton rekisterinumero ja potilastieto.

Miten Vaasan kaupunki käsittelee henkilötietoja?

Suurin osa Vaasan kaupungin palveluista perustuu lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseen, yleiseen etuun tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely ei vaadi erillistä suostumusta asiakkaalta.

Saatuja henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja niitä käsittelevät vain ne henkilöt joiden työtehtäviin ne kuuluvat. Käsittelyssä noudatetaan tietoturvallista ja asiakkaan tietosuojan huomioivaa toimintatapaa. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia ja he saavat asiaankuuluvaa koulutusta.

Erilaisilla loki-järjestelmillä seurataan varsinkin arkaluontoisten henkilötietojen käsittelyä. Tietojärjestelmät ovat suojattuja muun muassa palomuurilla ja jatkuvasti päivittyvällä virustorjunnalla.

Mistä henkilötietoja saadaan ja miksi niitä kerätään?

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään tai niitä saadaan eri viranomaisten rekistereistä, esimerkiksi Kansaneläkelaitos ja Väestörekisterikeskus.

Asiakkaan hankkiessa jonkun palvelun Vaasan kaupunki kerää vain tämän palvelun tuottamiseen tarvittavat henkilötiedot. Kerättävät henkilötiedot määräytyvät kulloisenkin palvelun mukaan.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain säätämissä puitteissa toiselle Vaasan kaupungin organisaatioon kuuluvalle yksikölle tai muulle viranomaiselle, kuten esimerkiksi Kansaneläkelaitos tai Verohallinto.

Henkilön oikeudet

Asiakas voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisesti muun muassa seuraavia oikeuksia:

• Tiedonsaantioikeus, mitä, miten ja miksi henkilötietoja käsitellään
• Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä, kunnes tietojenkäsittelyn laillisuus on varmistettu
• Oikeus tietojen korjaukseen, jolloin virheellinen tai epätarkka tieto korjataan
• Oikeus tulla unohdetuksi. Tätä oikeutta ei voi käyttää niissä rekistereissä, jotka perustuvat lakiin
• Oikeus päästä tietoihin eli käsitteleekö kaupunki asiakkaan henkilötietoja ja mitä tietoja käsitellään. Näiden tietojen toimittamiseen kaupungilla on kuukausi aikaa vastata. Mikäli tietopyyntö on monimutkainen, voidaan tätä vastausaikaa pidentää kahdella kuukaudella
• Vastustamisoikeus, asiakas voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, esimerkiksi suoramarkkinoinnin kieltämiseksi. Vaasan kaupunki ei luovuta henkilötietoja suoramarkkinointiyrityksille.
• Tieto loukkauksista, mahdollisen korkean riskin tietoturvaloukkauksen sattuessa on kaupunki velvollinen ilmoittamaan tästä asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä
• Oikeus tehdä valitus viranomaiselle, jos asiakas katsoo, että hänen henkilötietojen käsittelyssä rikotaan hänen oikeuksiaan

Sinulle kuuluvien oikeuksien käyttäminen

Mikäli haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksia, ota yhteyttä asianomaiseen virastoon/laitokseen tai mikäli se on mahdollista, käytä sähköistä palvelua.

Sähköinen palvelu, esimerkiksi Suomi.fi:n kautta, vaatii vahvaa tunnistautumista pankkitunnisteilla, varmennekortilla tai mobiilivarmenteella, jotta sinut voidaan tunnistaa luotettavalla tavalla. Tiedot toimitetaan pääsääntöisesti maksutta. Mikäli tietopyyntöjä tulee usein samalta henkilöltä tai ne ovat poikkeuksellisen laajoja, voidaan niistä periä kohtuullinen maksu.

Rekisteritietojen tarkastuspyyntö (pdf, 127kt)

Tietojen kerääminen

vaasa.fi-sivustolla kerätään tietoa:

• millä laitteilla sivustoa on käytetty
• mistä verkko-osoitteesta verkkosivuston käyttäjät ovat saapuneet sivustolle
• millä yksittäisellä sivulla käyttäjät ovat vierailleet
• kuinka paljon sivustolla on käyttäjiä, yksittäisen sivun kävijät näkyvät vain määrinä

vaasa.fi-sivustolla ei kerätä tietoa:

• ei kerää tietoa käyttäjän ip-osoitteista
• sivusto ei lähetä kolmannelle osapuolelle henkilötietoja
• ei kerää tietoa käyttäjän kuntatasoa tarkemmasta sijainnista

Tiedot ovat sellaisessa muodossa, että niitä ei voida yhdistää yksittäiseen käyttäjään ilman lisätietoja.

Yhteystietoja voidaan kysyä erilaisissa lomakkeissa. Tietoihin on rajattu pääsy kaupungin henkilöstöllä. Lomakkeissa annettuja tietoja ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille, ellei lomakkeen yhteydessä toisin ole mainittu.

Tietojen käyttötarkoitus

Tietoja käytetään sivuston teknisen toimivuuden ja tietoturvan varmistamiseen, sivuston analysointiin ja kehittämiseen sekä markkinointiviestinnän kohdentamiseen alla kuvatuin tavoin.

Sivuston analysointi ja kehittäminen

vaasa.fi sivustolla on käytössä verkkoanalytiikkatyökalu Matomo Analytics, joka käyttää sivuston tietoja tilastotietojen keräämiseen. Tietoja kerätään, jotta voidaan analysoida kävijämääriä, sisällön kiinnostavuutta ja palvelun käyttötapoja sekä kehittää verkkosivustoa.

• Lisätietoja Matomo Analyticsin tietosuojasta: https://matomo.org/privacy/

HUOM! Vaasa.fi:llä oli aiemmin käytössä Google Analytics -analytiikkatyökalu. Sen käyttö päättyi 11.8.2023. Siihen mennessä kerätyt tiedot poistetaan 12kk:n kuluttua.

Evästeet

vaasa.fi-sivustolla käytetään evästeitä. Evästeet tekevät sivustomme käyttämisestä helppoa, nopeaa ja käyttäjäystävällistä. Evästeitä voidaan käyttää myös markkinoinnin kohdentamiseen, lue lisää kohdasta Markkinointiviestinnän kohdentaminen.

Käyttäjää pyydetään valitsemaan salliiko hän kaikkien evästeiden, valitsemiensa evästeiden, vai vain välttämättömien evästeiden lataamisen. Käyttäjä voi kieltää kolmannen osapuolen evästeiden käytön tai muuttaa annettua suostumustaan koska tahansa evästeasetuksista.

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeet asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan sivuilta, joilla käyttäjä vierailee. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen.

Chat-palvelun tietosuoja

Chat-palvelu on yksi Vaasan kaupungin asiakaspalvelukanavista. Chatissa kävijät voivat viestiä anonyymisti, eikä heitä vaadita rekisteröitymään.

Chatissa kävijän ja asiakasneuvojan välinen keskustelu poistetaan välittömästi keskustelun jälkeen eikä keskustelusta tallenneta mitään henkilötietoja. Kävijältä ei myöskään kysytä mitään henkilökohtaisia tietoja eikä hän pysty hoitamaan chatissa henkilökohtaisia asioitaan.

Kävijä voi keskustelun aikana tilata keskusteluhistorian myös omaan sähköpostiinsa.

Chat-palvelu kerää keskusteluista seuraavat analytiikkatiedot:

• Keskustelun ajankohta
• Asiakasneuvojan nimi
• Kävijän sijainti (maa)
• Kävijän sähköpostiosoite, kun hän tilaa keskustelun sähköpostiinsa. Sähköpostiosoite poistetaan, kun keskustelu on lähetetty asiakkaalle.

Markkinointiviestinnän kohdentaminen

Kampanjoiden yhteydessä käytämme sisällön kohdentamiseen evästeitä. Sisällön kohdentamiseen käytettyjen evästeiden käyttöön vaaditaan käyttäjän suostumus. Nämä evästeet auttavat Vaasan kaupunkia kohdentamaan käyttäjille kohdennettuja mainoksia sen mukaan, miten käyttäjä on käyttänyt vaasa.fi-verkkosivuja tai muita palveluita. Näitä evästeitä voivat asentaa valikoidut palveluntuottajamme (mediatoimistot) kolmansina osapuolina. Nämä evästeet ovat pysyviä. Jos et salli näiden evästeiden käyttöä, sisällön kohdentamiseen liittyvät toiminnallisuudet eivät ole käytössä.

Sosiaalisessa mediassa ja mainonnassa käytämme mainontaevästeitä. Mainontaevästeiden käyttöön vaaditaan käyttäjän suostumus. Mainosevästeiden avulla voimme sijoittaa sinulle kohdennettua sisältöä. Markkinointikampanjoissa evästeet aktivoituvat tarkkaan valikoimiemme markkinointikumppanien kautta verkkopalveluissamme. Kyseiset yritykset voivat käyttää näitä kolmannen osapuolen evästeitä ymmärtääkseen käyttäjien mielenkiinnon kohteita näyttääkseen sopivia mainoksia muilla sivustoilla. Kolmannen osapuolen evästeitä voidaan käyttää myös sosiaalisen median palveluissa.

Kohdentamisessa käytössä ovat Adform ja Facebook.