Vieraanvaraisuuden hakeminen
Kaupungin vieraanvaraisuus voidaan myöntää Vaasassa järjestettävään tapahtumaan tai tilaisuuteen, joka edistää Vaasan kaupungin strategisia tavoitteita.
Vieraanvaraisuuden myöntämisestä päätettäessä arvioidaan muun muassa sitä, onko tapahtumalla huomattavaa kansallista tai kansainvälistä merkitystä Vaasan kaupungille, lisääkö vieraanvaraisuuden osoittaminen kaupungin tunnettuutta ja miten tapahtuma liittyy kaupungin toimintaan.
Kaupungin vastaanotot järjestetään pääsääntöisesti kaupungin omissa tiloissa. Vastaanottoa isännöi kaupungin edustaja ja vastaanottojen järjestelyvastuu on aina kaupungilla. Kaupunginhallituksen kokouksessa 12.2.2024 § 32 on hyväksytty Vaasan kaupungin vieraanvaraisuutta ja edustuskäytäntöjä koskeva ohje.
Vieraanvaraisuus voidaan tarjota myös ulkopuolisten toimitsijoiden tiloissa. Mikäli tilaisuus järjestetään muualla kuin kaupungin omissa tiloissa, on kaupungin osoittama vieraanvaraisuus yleensä kaupungin tervehdys sekä tervehdysmalja. Kaupunki voi päättää myös muunlaisesta vieraanvaraisuuden osoittamisesta.
Vieraanvaraisuutta tulee hakea hyvissä ajoin ennen tapahtumaa sähköisellä lomakkeella.
Hakemus on toimitettava viimeistään kaksi kuukautta ennen tapahtumaa. Kansainvälisen kongressin tai tapahtuman järjestäjä voi anoa kaupungin vastaanottoa.