Tapahtuman toteutus

Tapahtumien turvallisuutta säätelevät erilaiset lait ja säädökset; esimerkiksi pelastuslaki, terveydensuojelulaki ja kuluttajaturvallisuuslaki asettavat tapahtuman järjestäjän toiminnalle vaatimuksia, jotka turvaavat niin tapahtumassa kävijää kuin itse tapahtuman järjestäjääkin. Lakien ja niiden perusteella tehtävien ilmoitusten ja lupahakemusten tehtävä on myös herätellä tapahtumajärjestäjää pohtimaan tapahtuman sisältämiä vaaroja ja riskejä.

Ota huomioon, että vaikka jonkin tapahtumaan liittyvän palvelun tai toiminnon (esimerkiksi ilotulituksen) tuottaa jokin ulkopuolinen taho, on tapahtumajärjestäjä vastuussa myös tämän toiminnon turvallisuudesta. Pelastuslaitoksen, poliisin ja ensihoitoviranomaisten ottaminen mukaan tapahtuman suunnitteluun ja esimerkiksi riskien kartoittamiseen auttaa tapahtumajärjestäjää ehkäisemään vaaratilanteet entistä laajemmin.

Huomaa, että erilaiset riskit koskevat niin pieniä kuin suuriakin tilaisuuksia. Monen kokoisissa tapahtumissa käytetään esimerkiksi telttoja. Tuuli tarttuu erittäin helposti telttaan ja saa sen lentämään monia metrejä, mikäli telttaa ei ole kiinnitetty kunnolla. Tällaiset onnettomuudet ovat valitettavan yleisiä. Telttojen ja muiden rakenteiden kiinnittämiseen voi tarvittaessa käyttää lähes mitä tahansa painavia esineitä kahvakuulista hiekalla tai vedellä täytettyihin kanistereihin. Varmista, että sinulla on tiedossa kaikkien rakenteiden tuulirajat. Stage managereilla ja rakenteista vastaavilla on syytä olla tuulimittarit.

 

Tapahtumien mahdollisia riskitekijöitä

• Tapaturmat
• Ihmisten pakkautuminen (paniikki)
• Rakennelmien sortuminen
• Rajuilmat
• Vesialueiden läheisyys
• Pyrotekniikka, ilotulitusnäytökset
• Väkivaltainen isku
• Kuluttajapalvelut (esim. lennätykset ja ajelut, benji-hypyt, tatuoinnit)

 

Jos tuuli käy voimakkaaksi:

• tarkista rakenteen kestävyys
• pura/irrota mahdollisesti vaaralliset rakenteet, kuten banderollit ja beach flagit
• tarvittaessa evakuoi alue tarpeelliselta osin

Jos riskikartoituksesta ja riskienhallinasta huolimatta tapahtumassa sattuu vaaratilanne tai onnettomuus, on tapahtumajärjestäjän velvollisuus tehdä tapauksesta ilmoitus kuluttajaturvallisuutta valvovalle Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle (Tukes).

Viranomaisille toimitettavat luvat ja ilmoitukset eivät poista tapahtumajärjestäjän vastuuta mahdollisista onnettomuuksista. Tapaturmien ja onnettomuuksien korvausvastuu säilyy aina tapahtuman järjestäjällä. On hyvä muistaa, että yrityksen tai yhdistyksen yleisvakuutus ei aina pidä sisällään yleisötapahtuman vastuuvakuutusta, joka korvaisi yleisölle tapahtumassa sattuneet vahingot. Tapahtumajärjestäjän kannattaakin selvittää jo suunnitteluvaiheessa, millaisia vakuutuksia tapahtumaa varten tarvitaan.

Tapaturmavakuutus

Tapaturmavakuutus kattaa sekä tapahtumajärjestäjälle, tapahtuman henkilöstölle että talkooväelle tapahtuneet tapaturmat. Jos tapahtumajärjestäjällä on palkattua henkilökuntaa, laki määrää hankkimaan jokaiselle työntekijälle tapaturmavakuutuksen. Tapahtumajärjestäjä on vastuussa vapaaehtoisten turvallisuudesta. Tarkasta oman tapahtumasi osalta, millainen vakuutusturva on riittävä.

Vastuuvakuutus

Vastuuvakuutus kattaa tapahtuman korvausvastuun yleisöä, toimihenkilöitä tai ulkopuolisia kohdanneista henkilö tai esinevahingoista. Vastuuvakuutus ei korvaa tapahtuman järjestäjälle, henkilökunnalle tai talkooväelle tapahtuneita vahinkoja. Poliisi edellyttää tapahtumasta tehtävän yleisötilaisuusilmoituksen hyväksymiseksi vastuuvakuutusta.

Esineiden vakuuttaminen

Mieti millaisia esineitä tapahtumassasi on ja kenen vastuulla on niiden vakuuttaminen. Muista sopia kunkin arvoesineen vastuusta erikseen. Esimerkiksi instrumentit ja äänentoistovälineet ovat tavallisia monissa tapahtumissa ja voivat olla arvokkaita. Taideteoksia koskevat omat säännöksensä.

Aluekartan laatiminen

Tapahtumapaikasta piirretään kartta. Kartta voi alkuvaiheessa olla suuntaa antava, mutta loppua kohden yksityiskohtien on tarkennuttava ja lupavaiheessa viranomaisille on toimitettava mahdollisimman yksityiskohtainen aluekartta. Karttapohjina voi käyttää Vaasan kaupungin avoimia karttoja tai netistä löytyviä karttapalveluita. Joskus ilma-/satelliittikuva voi selventää asian parhaiten.

Karttaa laatiessa kannattaa huomioida myös meluasiat, esimerkiksi esiintymislavan suuntaaminen. Samalla kannattaa myös kartoittaa lähiympäristön rakennukset, jotta voi tiedottaa niitä mahdollisesta melusta tai liikennejärjestelyistä.

Tarkka aluekartta on tarkoitettu tapahtuman tuotantotiimille, vapaaehtoisille, alihankkijoille ja viranomaisille. Mikäli alueesta halutaan laatia yleisölle/osallistujille kartta, siitä voidaan tehdä yksinkertaisempi.

 

Saapuminen ja liikkuminen

Vaasassa järjestettäviin tapahtumiin saapuminen on helppoa, sillä kaupunkiin pääsee niin junalla, lentokoneella kuin bussillakin.

Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä miettiä, miten tapahtuman kävijät pääsevät tapahtumapaikalle ja tulevatko odotetut kävijät kaupungin sisältä, muualta Suomesta vai ulkomailta. Kävijöitä kannattaa tiedottaa erilaisista kulkumahdollisuuksista. Tämä onnistuu esimerkiksi lisäämällä tietoa liikenneyhteyksistä ja aikatauluista tapahtuman nettisivuille. Tapahtumaan kannattaa harkita myös pyörä- ja/tai vaunuparkkeja.

Julkinen ja kevyt liikenne ovat huomattavasti ympäristöystävällisempiä vaihtoehtoja kuin yksityisautoilu, ja sen vuoksi kävijöitä kannattaa kannustaa saapumaan paikalle pyörällä, jalkaisin tai julkisilla liikennevälineillä. Julkisen liikenteen käyttöön voi kannustaa esimerkiksi integroimalla kaupunkiliikennelipun tapahtuman pääsylippuun tai vaikkapa järjestämällä sukkulabusseja tapahtumapaikan ja keskustan välille. Erikoisjärjestelyistä ja niiden kustannuksista voi konsultoida Vaasan kaupungin Joukkoliikennettä.

Aluekarttaan on merkittävä: lavat ja katsomot, tapahtuma-alueen rajat ja kulkureitit alueelle, poistumistiet, lastausreitit, mahdollinen paikoitus, suljettavat kadut, erilaiset toiminnot (esim. ruokakojut, kokeilupisteet, suorituspaikat), info/lipunmyynti, ensiapupiste, löytötavarapiste, alkusammutuskalusto, WC-tilat, tarvittaessa jäteastiat

Työmaita ja remontteja voidaan usein sovittaa suurtapahtumien mukaan, mikäli tapahtumajärjestäjä on ajoissa liikkeellä.

Mikäli tapahtuman luonteesta johtuen osa ihmisistä saapuu paikalle yksityisautoilla, järjestäjän pitää suunnitella tarkasti autojen kulkureitit ja paikoitusalueet. Varsinkin viikonloppukesätapahtumia varten kannattaa tiedustella julkisten laitosten ja koulujen parkkipaikkoja tapahtumien käyttöön. Kouluista voi tiedustella niiden rehtoreilta, kun taas virallisista parkkipaikoista vastaa Katulupayksikkö tai parkkialueen ollessa tapahtuma-alueen sisällä tapahtuma-alueen vuokraaja. Muista huomioida riittävä määrä hieman suurempia esteettömiä pysäköintipaikkoja mahdollisimman läheltä tapahtuma-aluetta tasaisesta maastosta.

Kaupungin keskustassa olevissa tai erityisen suurissa tapahtumissa yksityisautolla saapuminen on yleensä mahdotonta, mutta tapahtumajärjestäjä tarvitsee luultavasti paikoitusta järjestämiseen liittyville autoille.

 

WC-tilat

Yleisöä varten tapahtumapaikalle on hankittava riittävästi wc-tiloja käsienpesupisteineen. Tapahtumakäyttöön tarkoitetuissa sisätiloissa on usein riittävä määrä wc-tiloja, mutta joskus kapasiteettia voi olla tarpeen täydentää esimerkiksi siirrettävillä wc:illä tai lähikohteiden wc:illä.

Ulkotapahtumissa käytetään usein bajamajoja, jotka eivät vaadi kytkentää puhtaaseen veteen tai viemäriin vaan toimivat säiliön avulla. Saatavilla on myös ekologisia kuivakäymälöitä sekä veteen ja viemäriin kytkettäviä wc-vaunuja tai -kontteja. Huomaa, että hulevesiviemärit eivät missään tapauksessa sovellu wc-viemäreiksi! Tarkista paikan omistajalta viemäröinti ja vesitilanne hyvissä ajoin. Säiliöllisten wc:iden kanssa muista, että pitemmässä tapahtumassa saattaa tarvita tyhjentää säiliöt välillä. Wc:iden toimittaja osaa neuvoa asiassa.

Pienissä ulkotapahtumissa, joissa ei ole anniskelua tai ruokatarjoilua, voi tiedustella mahdollisuutta käyttää jonkin läheisen kiinteistön wc-tiloja. Tällöin kannattaa varautua pitämään yksi järjestyksenvalvoja valvomassa kiinteistön käyttöä. Wc-tilat on sijoiteltava tarkoituksenmukaisesti ja alueelle on pystytettävä opasteita niiden sijainnista. Valviran ohjeiden mukaan kuivakäymälät on sijoitettava tiiviille alustalle siten, ettei käymälästä aiheudu hajun, talousveden tai maaperän likaantumisen vuoksi terveyshaittaa. Lisäksi käymälässä tulee olla riittävä ilmanvaihto, jonka tulee olla järjestetty siten, että hajun leviäminen muihin tiloihin estyy.

Wc-tilojen yhteydessä on oltava myös käsienpesumahdollisuus. Jos pesumahdollisuutta ei pystytä järjestämään esimerkiksi vesipisteen puuttumisen takia, voidaan korvaavana keinona käyttää desinfioivia nesteitä tai kosteuspyyhkeitä. Muista sijoittaa wc-tilojen yhteyteen myös roska-astioita.

 

Wc-kapasiteetti

Wc-tiloja on oltava sekä naisille että miehille ja myös liikuntaesteiset on huomioitava. Monissa tapahtumissa kannattaa lisäksi ottaa käyttöön muutama unisex-wc. Miesten käymälöistä voidaan puolet korvata vastaavalla määrällä urinaaleja.

Suunnitellessasi wc-kapasiteetteja mieti yleisösi koostumusta. Yleensä naisten tai unisex-wc-tiloja tarvitaan enemmän kuin miesten wc-tiloja. Mieti myös, tarvitaanko tapahtumassasi pottaa, hoitopöytää, wc-istuimen pienentäjää tai muita lapsille soveltuvia saniteettivarusteita.

Valviralla on suuntaa-antavat ohjeet wc-kapasiteetin mitoitukseen. Myös siirrettäviä wc-tiloja vuokraavat yritykset osaavat neuvoa mitoituksessa.

Tilaisuuden luonteesta riippuen voidaan wc-tilojen kokonaismäärästä poiketa, jos esimerkiksi tapahtuma-aika on lyhyt tai tapahtuma-alueen läheisyydessä on yleisiä käymälöitä. Käymälöiden määrää tulee vastaavasti lisätä, jos tapahtuma kestää yli viisi tuntia tai jos tilaisuudessa on anniskelua.

 

Anniskelualue

Pääsääntöisesti tapahtuman anniskelualue on eristettävä muusta alueesta selkeästi (esim. aidoilla). Alue voi sijaita niin, että sieltä on mahdollista seurata ohjelmaa, mutta anniskelualuetta ei saa kuitenkaan sijoittaa esiintymislavan edustalle tai poistumisreiteille. Nykyään on kuitenkin tietyin kriteerein mahdollista pitää koko tapahtuma-aluetta anniskelualueena, mikäli koko tapahtuma-alueelle on pääsy kielletty alaikäisiltä.

Asiakaspaikoille tulee varata tilaa yksi neliömetri asiakasta kohden. Anniskelualueen sisäänkäynti tulee sijoittaa niin, että mahdollinen jono ei haittaa muiden kävijöiden liikkumista. Ostavien jono voidaan rajata anniskelupisteestä poistuvien kulkuväylästä esim. aidalla, jolloin mahdollisilta järjestyshäiriöiltä vältytään.

 

Tupakointi

Ulkotapahtumissa tupakointi on kielletty katoksissa, katsomoissa ja muissa tilaisuuden seuraamiseen välittömästi tarkoitetuissa tiloissa, joissa osallistujat oleskelevat paikoillaan, esimerkiksi esiintymislavan edustalla. Sisätiloissa tupakointi on kielletty lukuun ottamatta tupakointiin hyväksyttyjä tiloja. Kielto koskee myös esimerkiksi sähkösavukkeen ja vesipiipun käyttöä.

Tapahtuma-alueelta voidaan rajata erillinen tupakointiin tarkoitettu alue, kunhan tupakansavu ei pääse kulkeutumaan tupakointikieltoalueelle tai sisätiloihin. Tapahtumajärjestäjän on merkittävä tupakointikieltoalue ja tupakointialue sekä valvottava tupakointikiellon noudattamista esimerkiksi ohjeistamalla järjestysmiehet tarkkailemaan tilannetta.

 

Eläimet

Tukesin suosituksen mukaan eläimille pitää tapahtumissa laatia omat kulkureitit. Eläinten pitäminen omilla kulkureiteillä sekä tilaisuuden ajan esimerkiksi aitauksissa edistää hygieniaa, vähentää allergioita sekä edistää turvallisuutta.

Esteettömyys parantaa tapahtuman laatua ja houkuttelevuutta merkittävästi. Se on välttämätön edellytys monien osallistumiselle, mutta samalla se näkyy kaikille viihtyisämpänä, sujuvampana ja turvallisempana tapahtumana.

Vaasan kaupunki on sitoutunut esteettömyyden edistämiseen esteettömyysohjelmallaan. Esteettömyyden huomioimista edellyttää myös laki: vapaa-ajan palveluiden pitää lain mukaan olla yhdenvertaisia. Jos tämä edellytys ei täyty, sillä voi olla juridisia seuraamuksia.

Tunnetuin esteettömyyden ulottuvuus lienee fyysinen esteettömyys, jota edistävät muun muassa hissit ja luiskat, inva-wc ja automaattisesti avautuvat ovet. Sen lisäksi esteettömyys on ratkaisujen ajattelemista toimivuuden näkökulmasta ja ihmisten kuuntelemista. Esteettömyys on jatkuva prosessi. Kun suuret perusasiat ovat kunnossa, pienempien yksityiskohtien viilaaminen on helpompaa.

Esteettömyys toteutuu parhaiten, kun se otetaan huomioon kaikissa tapahtuman suunnittelun, toteutuksen ja jälkiarvioinnin vaiheissa. Esteettömyyssuunnittelussa kannattaa käyttää asiantuntija-apua, jota tarjoavat muun muassa kaupungin esteettömyyskoordinaattori, vammaisneuvoston esteettömyystyöryhmä, Invalidiliiton Esteettömyyskeskus ESKE ja vammaisjärjestöt. Kaikki esteettömyysratkaisut on hyvä testauttaa käyttäjillä ennen tapahtuman alkua.

Paikka

Valitse paikka, joka on valmiiksi esteetön. Suhtaudu paikkojen omiin esteettömyysarvioihin kriittisesti. Parasta on käydä itse tarkistamassa kohde – mieluiten asiantuntijan kanssa. Asiantuntija voi olla esimerkiksi kaupungin esteettömyyskoordinaattori, vammaisjärjestön työntekijä tai vapaaehtoistyöntekijä. Kysy paikan ylläpitäjiltä tai omistajilta mahdollisimman varhain, mitä esteettömyysjärjestelyjä heidän puolestaan on mahdollista tehdä.

Tiedotus

Tapahtuman esteettömyys alkaa jo tiedottamisesta. Kaikessa tiedottamisessa korostuu ymmärrettävyys. Viesti tavoittaa laajemman joukon ihmisiä, kun se välitetään monella tavalla. Tekstissä fontin koko on vähintään 12. Suosi kaikessa aineistossa selkeitä kontrasteja. Vältä kuvan päälle sijoitettua tekstiä. Tarpeen mukaan voit tuottaa aineistoa myös selkokielellä. Nykyteknologian ansiosta verkkoviestinnässä voi käyttää helposti myös viittomakielisiä videoita. Noudata verkkosivujen esteettömyysohjeita, jotta tieto tavoittaa kaikki käyttäjät. Tiedotusmateriaalissa on hyvä olla tieto siitä, keneltä saa lisätietoja esteettömyydestä.

Opastus

Asianmukainen opastus auttaa hahmottamaan tapahtumapaikan ja löytämään etsimänsä. Opastus alkaa jo paljon ennen ulko-ovea. Hyvässä opasteessa tekstit ja kuviot ovat riittävän suuria ja värikontrastit selkeitä. Opastekstejä on hyvä täydentää ääniopasteilla, hyvällä valaistuksella ja kuvasymboleilla. Huomioi opasteiden sijoittelussa myös istumakorkeudella olevat. Sijoita kaikille sisäänkäynneille selkeä tapahtuma-alueen kartta, jossa näkyy myös esteettömyys. Suuren tapahtuman kohdalla voi olla järkevää koostaa erillinen tietopaketti tapahtuman esteettömyydestä, mutta yleisesti on suositeltavaa, että esteettömyystieto löytyy samoista esitteistä kuin muutkin tapahtumaan liittyvät tiedot. Huolehdi, että koko henkilökunta osaa tarvittaessa vastata esteettömyyteen liittyviin kysymyksiin.

Sisäänkäynti

Tapahtuman kaikkien sisäänkäyntien läheisyyteen varataan riittävästi ISA-tunnuksella merkittyjä, esteettömiä pysäköintipaikkoja sekä tilaa saattoliikenteelle. Huomaa, että invataksit vaativat enemmän tilaa kuin henkilöautot. Pysäköinti- ja saattoliikennealueelta sisäänkäynnille täytyy päästä esteettömästi. Talviaikaan on syytä kiinnittää erityistä huomiota siihen, että väylällä ei ole liikaa lunta ja hiekoitussoraa liikkumista estämässä. Sisäänkäynnin edessä täytyy olla tilaa kääntyä pyörätuolilla, joten älä aseta esimerkiksi mainoskylttejä oven eteen. Sama pätee tuulikaappiin. Esteettömän ulko-oven vapaa leveys on vähintään 850 mm. Oven avaamista helpottaa automatiikka, joka voi toimia joko painikkeella tai liiketunnistimella. Itse avattavan oven tulee avautua kevyesti. Kynnyksen korkeus voi olla enintään 20 mm. Korkeampaan kynnykseen tarvitaan loiva luiska.

Vaatesäilytys

Mikäli vaatesäilytys toimii itsepalveluna, osa naulakoista on syytä sijoittaa alemmas.

Palvelutiskit

Palvelutiskien, kojujen ja muiden asiointipisteiden on hyvä sijaita tasaisella paikalla maan tasalla niin että niiden luo pääsee helposti. Tiskin korkeudessa on hyvä huomioida myös istuvat ja lyhyet asiakkaat. Mikäli tiskillä on tarkoitus pysähtyä pidempään, varaa sille tuoleja. Induktiosilmukka helpottaa kommunikointia asiakkaiden kanssa. Valaise tiskit erityisen hyvin.

Tasoerot

Tasoerot ovat yksi merkittävimmistä ja yleisimmistä fyysisistä esteistä. Portaiden turvallisuutta lisäävät hyvä valaistus, tukeva käsijohde ja korkeuseron havainnollistava värikontrasti. Pyörätuolin käyttäjälle yksikin kynnys tai porras voi olla ylitsepääsemätön este. Kantaminen ei ole turvallista eikä kaikissa tapauksissa edes mahdollista, joten se ei sovellu esteettömyysratkaisuksi. Tasoerojen esteettömyys ratkaistaan luiskalla, tasonostimella tai hissillä. Luiska on sopiva ratkaisu vähäisissä tasoeroissa. Sen on oltava riittävän loiva, tukeva ja luistamaton. Pitkän luiskan varrella on oltava levähdystasanteita. Korkeampiin tasoeroihin tarvitaan hissi tai muu tasonostin. Tarkista hissin toimivuus ennen tapahtuman alkua.

Lava

Usein unohdetaan esiintymislavan esteettömyys. Aidosti esteettömässä tapahtumassa myös näyttämö on esteetön esiintyjille.

Esitykset

Kuvailutulkkaus on keino välittää esitys niille, jotka eivät sitä näe. Tekstitys helpottaa esityksen seuraamista ja on suorastaan välttämätön kuulovammaisille. Se ei kuitenkaan korvaa viittomakielistä tulkkausta, sillä suomi on viittomakieliselle vieras kieli. Tarkista esityksen äänentoisto ja induktiosilmukan toimivuus.

Katsomo

Etenkin isommissa paikoissa on hyvä varata eri puolilla katsomoa joitakin pyörätuolipaikkoja. Sijoita ne paikkoihin, joihin on helppo päästä ja joista on hyvä näkyvyys. Pyörätuolinkäyttäjiä ei kuitenkaan sovi eristää muista katsojista, vaan pyörätuolipaikka on luonteva osa muuta katsomoa. Mikäli induktiojärjestelmä ulottuu vain osaan katsomoa, merkitse alue selvästi ja kerro asiasta jo lipunmyyntivaiheessa.

WC ja muut hygieniatilat

Tarkista, että tapahtumapaikalla on kävijämäärään nähden riittävästi wc-tiloja. Wc-opasteissa on hyvä käyttää tekstin lisäksi kuvasymboleita. Inva-wc merkitään ISA-tunnuksella. Inva-wc on mitoitukseltaan tavallista väljempi, koska siellä pitää mahtua liikkumaan isollakin pyörätuolilla ja tarvittaessa myös avustajan kanssa. Inva-wc on sukupuolineutraali, jotta sitä voi käyttää myös eri sukupuolta olevan avustajan kanssa. Inva-wc:tä ei saa käyttää varastona. Huomioi tilan tarve myös suihku- ja pesuhuonetiloissa.

Kalusteet

Kalusteet sijoitetaan väljästi niin, että alueella on tilaa liikkua. Mikäli tapahtuma-alue on laaja, levähdyspaikkoja on hyvä olla niin tiheästi, ettei kävelymatkasta tule uuvuttava. Valitse tukevia kalusteita. Sama kaluste ei sovi kaikille, joten on hyvä hankkia erikorkuisia pöytiä ja tuoleja sekä ainakin muutamia käsinojallisia tuoleja. Pöydän alla tulee olla vapaata tilaa niin, että pyörätuolillakin mahtuu sen alle.

Avustaminen

Tarjoa apua tarpeen mukaan, mutta älä tyrkytä sitä. Jokainen osaa itse päättää, koska tarvitsee apua. Osa vammaisista henkilöistä tulee tapahtumaan avustajan kanssa. Avustajan tulisi päästä vammaisen henkilön kanssa tapahtumaan maksuttomasti, koska ilman avustajaa osallistuminen voi olla mahdotonta. Merkitse tapahtuman tiedotusmateriaaliin ja verkkoon selvästi, mitä lippuja tai lipputyyppejä avustajan maksuttomuus koskee. Vammaiselta henkilöltä ei kuitenkaan voi edellyttää avustajan mukana oloa. Varaudu siihen, että henkilökunnan apua tarvitaan. Henkilökunnalta pyydettävä apu on yleensä pienimuotoista, eikä siihen kulu kovinkaan paljon aikaa. Kysymys saattaa olla esimerkiksi ruoan kantamisesta pöytään tai takin pukemisesta. Varteenotettava mahdollisuus on pestata tapahtumaan yleisavustajia. Esimerkiksi lähihoitajaopiskelijoille yleisavustajan tehtävä voi olla erinomainen tilaisuus saada tuntumaa tulevaan asiakaskuntaan.

 

ONKO TAPAHTUMASI ESTEETÖN?

• Tapahtuman verkkosivut ovat esteettömät
• Esteettömyystiedotukselle on nimetty vastuuhenkilö
• Avustaja pääsee tapahtumaan maksuttomasti
• Tapahtumapaikka
  • Maasto on tasainen
  • Paikka on yksitasoinen
  • Eri tasoille on hissi tai loiva luiska
  • Paikassa on määräysten mukainen inva-wc
  • Sisäänkäynnin läheisyydessä on riittävän leveä pysäköintipaikka
  • Ovien vapaa leveys on vähintään 850 mm
• Palvelupisteet ja kojut
  • Pisteillä on induktiosilmukka
  • Pisteet ovat maan tasalla
  • Pisteissä ei ole yli 20 mm luiskaamattomia kynnyksiä
  • Pisteillä on tuoleja
• Katsomo ja lava
  • Eri puolilla katsomoa on pyörätuolipaikkoja
  • Katsomossa on induktiosilmukka
  • Lavalle ja pukuhuoneisiin pääsee pyörätuolilla
• Esiintyjien tiloissa on inva-wc
• Näytöksissä on tekstitys
• Esitykset kuvailutulkataan

 

Lisää tarkastuslistoja erilaisille kulttuurikohteille löytyy Kulttuuria kaikille -palvelun sivuilta. Sivuilla on tietoa myös mm. esteettömyyttä lisäävien toimien rahoituksesta.

Tapahtuman rakentamiseen liittyy muun muassa saatavilla oleva sähkö, vesi, viemäröinti ja rakenteet.

 

Sähkö

Tapahtuman järjestämiseksi tapahtumapaikalle tarvitaan useimmiten sähköä. Kun varaat tapahtumapaikkaa, varsinkin jos kyseessä on ulkotila, tiedustele paikan vuokraajalta sähkön saatavuutta.

Kaupungin maa-alueilla kuten toreilla ja puistoissa on yleensä sähköpisteitä, joista tapahtumajärjestäjän on mahdollisuus saada sähkö tapahtumalle. Tiedustele sähköpisteiden käytöstä ensisijaisesti tapahtumapaikan vuokraajalta. Mikäli sähköpisteitä ei kuitenkaan ole tai niitä ei ole riittävästi, ota yhteyttä paikallisen verkkoyhtiön Vaasan Sähkö Oy:n asiakaspalveluun. Asiakaspalvelussa kartoitetaan toteuttamisvaihtoehdot ja suunnitellaan rakentamisaikataulu tilapäiselle liittymälle. Tilapäisen sähköliittymän asemesta tai ohella erityisen vaikeissa kohteissa voidaan käyttää myös aggregaattia.

Pohdi etukäteen, mihin tapahtumassasi tarvitaan sähköä, ja tee lista sähköä tarvitsevista toiminnoista. Listan avulla ammattilaiset osaavat arvioida sähkönkulutuksesi ja tapahtumallesi osataan varata tarpeeksi sähköä. Tilapäinen sähkö on tilattava vähintään kaksi viikkoa ennen sähkön kytkemistä. Jos tilapäinen sähkö tilataan tämän määräajan jälkeen, siitä peritään lisäkustannuksia.

Ulkotapahtumissa on kiinnitettävä erityistä huomiota sähköturvallisuuteen. Sähkölaitteet on suojattava sateelta ja ilkivallalta. Sähköjohdot on pidettävä poissa kulkuväyliltä ja tarvittaessa suojattava yliajosuojilla. Sähköasennukset saa tehdä vain ammattilainen. Vesi Jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, on tapahtumapaikalle saatava myös vettä. Lisäksi maksullista tai ilmaista vesitarjoilua kannattaa harkita kaikissa liikunta- ja urheilutapahtumissa sekä kuumina päivinä. Pohdi ajoissa, mihin sähköä tapahtumassasi tarvitaan, niin ammattilaiset osaavat arvioida sähköntarpeesi oikein.

Samoin kuin sähkön kohdalla, veden saatavuutta on tiedusteltava tapahtumapaikan vuokraajalta. Esimerkiksi kaikilla kaupungin yleisillä alueilla vettä ei ole saatavilla: useimmilta toreilta kaupungin löytyy vesipiste, mutta puistoissa pisteitä ei aina ole. Vesipisteen käytöstä toreilla on sovittava torivalvojien kanssa. Jos vesipiste puuttuu, vesi on tuotava paikalle. Voit tilata vesisäiliön esimerkiksi Vaasan Vedeltä.

Jos tapahtumassa syntyy jätevettä, on varmistettava, että se johdetaan jätevesiverkkoon tai muuten käsitellään asianmukaisesti. Hulevesiviemäri ei sovellu jätevedelle. Hulevesiviemäriin menevä vesi siirtyy sellaisenaan suoraan vesistöön.

 

Rakenteet

Tapahtumaa varten tarvitaan erilaisia rakenteita, esimerkiksi lavoja, telttoja, katoksia, aitoja, käymälöitä, penkkejä ja pöytiä. Suuremmissa tapahtumissa lava on esiintyjien näkyvyyden takaamiseksi välttämätön, mutta pienemmissäkin tapahtumissa esiintymislava tuo esiintyjät paremmin esille.

Tapahtuman rakenteet tulee olla pystytetty niin hyvin, että ne kestävät yllättävätkin sääilmiöt kuten ukkosmyrskyn. Lavarakenteiden pystytyksestä huolehtii lavan toimittava palveluntuottaja, mutta tapahtumajärjestäjän vastuulla on varmistua rakenteiden kestävyydestä. Suurten tapahtumien ja muiden tapahtumien, joissa on runsaasti rakenteita, rakenteet hyväksyy rakennusvalvontaviranomainen.

 

Siisteys ja ympäristö

Tapahtumaa suunniteltaessa on otettava huomioon, millaiset mahdollisuudet tapahtumapaikka itsessään tarjoaa roskien keräämiselle. Onko paikalla ennestään jäteastioita? Jos on, voidaanko niitä käyttää tapahtumassa? Tähän on saatava lupa tapahtumapaikan vuokraajalta.

Jos tapahtumaan pitää erikseen tilata roska-astioita, niitä tulee sijoittaa ympäri aluetta sinne missä niitä eniten tarvitaan, esimerkiksi uloskäynneille, kulkureittien varrelle ja ruokakojujen läheisyyteen. Elintarvikemyynti, anniskelupisteet ja muut runsaasti jätettä tuottava toiminnot tarvitsevat omat, yleisöroskiksia suuremmat jäteastiat. Jos tapahtuman jätteet lajitellaan, on tästä tiedotettava toimijoita etukäteen ja lajitteluastiat on merkittävä selkeästi.

Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava myös jäteastioiden tyhjennyksestä. Varsinkin jos tapahtumassa on runsaasti kävijöitä tai jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä, jäteastioita voi joutua tyhjentämään useampia kertoja päivässä.

Jos tapahtumapaikalla on kiinteitä roska-astioita ja niidenkin voi olettaa täyttyvän tapahtuman aikana, on tapahtumajärjestäjän huolehdittava myös niiden tyhjentämisestä. Lisätietoja tästä antaa tapahtumapaikan vuokraaja.

Roska-astioiden vuokraaja osaa neuvoa roska-astioiden määrän arvioimisessa. Roska-astioiden paikat on hyvä merkitä myös tapahtuma-alueen karttaan, jotta niitä ei vahingossa sijoiteta poistumis- tai pelastusreiteille.

Erillinen jätehuoltosuunnitelma vaaditaan suuremmilta yleisötilaisuuksilta, etenkin jos niissä on tarjolla ruokaa tai juomaa. Yleisötilaisuuden järjestäjän tulee toimittaa jätehuoltosuunnitelma ympäristönsuojeluyksikköön viimeistään kuukautta ennen tapahtuman alkua.

 

Viihtyvyys

Siisteys on ensiarvoisen tärkeää tapahtuman viihtyvyyden kannalta. Jos tapahtuma-alue on roskainen, ei tapahtuma välttämättä houkuttele tulemaan enää toista kertaa. Roskaisuus saa aikaan roskaisuutta, joten mitä siistimpänä tapahtuma-alue säilyy, sitä vähemmän roskia sinne jätetään. Taustalla on konkreettisen jätehuollon onnistumisen rinnalla myös psykologinen vaikutus: siistiä ei haluta sotkea.

Vinkkejä ympäristöystävällisen tapahtuman järjestämiseen

• Suosi kierrätystä ja uusiokäyttöä, vältä kertakäyttötuotteita.
• Mahdollista lajittelu esimerkiksi ruokailualueilla tai suunnittelu ruokatarjoilu siten, että kaiken ruokailussa syntyvän jätteen voi lajitella biojätteeksi.
• Suosi luomua, lähiruokaa ja reilun kaupan tuotteita.
• Järjestä tapahtuma-alueen yhteyteen vartioitu pyöräparkki.
• Kannusta yleisöä ja osallistujia saapumaan paikalle kävellen tai pyörällä tai käyttämään julkista liikennettä.
• Sijoittele roska-astiat näkyvästi, keskeisille kulkuväylille ja poistumisteiden reunoille, ja elintarvike- ja ruoanmyyntikojujen läheisyyteen.

Ammattilaisen neuvo: Jos tapahtumassasi on juomatölkkejä, kannattaa nähdä vaivaa niiden keräämiseen erikseen: paitsi että ne pystytään kierrättämään erittäin hyvin, jos ne saadaan erotelluksi jätteestä, niistä saa myös pantin muodossa hyvin rahaa takaisin. Meillä ovat toimineet läpinäkyvät jätesäkit, joihin laitetaan muutama tyhjä tölkki malliksi. Tapahtuma-alueella voi myös kiertää tölkkipartio, joka nappaa tölkit pöydältä tai maasta ja jolle voi ojentaa tyhjentyneen tölkin. ”

Helppoja keinoja vähentää roskan määrää ja roskaamista

• Hanki riittävä määrä selvästi merkittyjä roska-astioita, sijoittele ne kulkureittien varrelle ja ruoanmyyntipaikkojen lähelle ja huolehdi astioiden riittävästä tyhjennyksestä.
• Vältä turhia pakkauksia.
• Suunnittele ruokatarjoilu niin, että siitä syntyy mahdollisimman vähän jätettä.
• Peri kestoastioista (esim. tuopeista) pantti.
• Vältä flaijereiden ja erillispakattujen mainostuotteiden jakelua alueella.

 

Jätehuoltosuunnitelma

Ekologisuus imagotekijänä

Ympäristöasioiden huomioiminen osoittaa vastuullisuutta ja välittämistä, ja ympäristöystävällisyys on yhä merkittävämpi imagotekijä ja kilpailuvaltti myös tapahtuma-alalla. Vaasan kaupunki on sitoutunut edistämään alueellaan kestävää kehitystä ja siksi myös tapahtumajärjestäjien halutaan ottavan ympäristöasiat huomioon.

Tapahtuma voi myös hakea Ekokompassi tapahtuma -sertifikaattia, jossa sitoudutaan pitkäjänteiseen ympäristö työhön ja laaditaan yhdessä ympäristöohjelma konkreettisten toimenpiteiden toteuttamiseksi.

 

Tapahtumapaikan siivoaminen

Jos tapahtumapaikka on roskainen ennen tapahtumaa, ota yhteys tapahtumapaikan vuokraajaan. Tapahtumapaikkaa on siivottava myös tapahtuman aikana, jotta alue säilyy viihtyisänä. Siivouksen sujuvuuden takia on päätettävä etukäteen, milloin tapahtumaa siivotaan ja ketkä sen tekevät. Siivousta varten voidaan perustaa myös ns. roskapartioita, joihin voidaan ottaa vapaaehtoista talkooväkeä.

Tapahtumapaikka on siivottava tapahtuman jälkeen. Jos roskia ei pystytä keräämään käsin, on tapahtumajärjestäjän huolehdittava koneellisesta siivouksesta. Siivouksen suorittamisesta koneellisesti kannattaa tiedustella tapahtumapaikan vuokraajalta.

Markkinointisuunnitelma

Tapahtuman markkinointi aloitetaan suunnitelman laatimisesta. Aluksi lähdetään aina oman tapahtuman ymmärtämisestä: mikä on tapahtuman konsepti, mikä on sen kohderyhmä, mitä erityistä siinä on ja miten se poikkeaa muista.

Tämän jälkeen analysoidaan markkinoinnin lähtötilanne: mikä tapahtuman tunnettuus ja maine on nyt? Sekä itse tapahtumaa että sen markkinointia voidaan tarkastella myös erilaisten valmiiden mallien, esimerkiksi SWOT-mallin avulla (vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet, uhkat).

Kun alkutilanne on tunnistettu, asetetaan markkinoinnin tavoitteet: Mitä markkinoinnilla halutaan saavuttaa? Mikä on markkinoinnin keskeinen kohderyhmä? Mihin halutaan erityisesti panostaa? Markkinointikanavat ja toteutustavat valitaan ensisijaisesti kohderyhmän perusteella. Valintoihin vaikuttaa lisäksi muun muassa budjetti ja oma osaaminen.

Sisäinen tiedotus

Tapahtuman yleensä ja sen markkinoinnin onnistuminen riippuu pitkälti sisäisestä tiedonkulusta. Sisäisellä tiedotuksella varmistetaan, että kaikki tietävät missä mennään, mikä tehtävä on kenenkin hoidossa, mitkä asiat ovat julkisia ja mihin toimenpiteisiin seuraavaksi ryhdytään. Kunkin tapahtumaorganisaation pitää valita itselleen sopivimmat kommunikointikanavat riippuen organisaation koosta ja kulttuurista.

Sosiaalinen media

Lähes jokaista tapahtumaa markkinoidaan nykyään sosiaalisessa mediassa eli somessa. Somen etuja ovat edullisuus, sosiaalisuus, mahdollisuus räätälöidä erilaisia viestejä eri vastaanottajille ja nopeus. Tärkein ominaisuus on nimenomaan sosiaalisuus. Vaikka somessa voi julkaista tiedotteita ja ilmoituksia tehokkaasti, sen varsinainen vahvuus on kuitenkin olla yhteydessä tapahtumista kiinnostuneisiin ihmisiin. Yksinkertaisimmillaan yhteydenpito voi olla vastaamista viesteihin ja yksinkertaisia kysymyksiä, mutta se voi myös tarkoittaa äänestyksiä ja kilpailuja ja hankkeita, joissa yleisöllä on suuri rooli.

Sopivia kanavia sisäiseen tiedotukseen: sähköposti pikaviestinpalvelu (esim. WhatsApp) projektinhallintatyökalu kahvipöytäkeskustelu ilmoitustaulu

Jokaisen tapahtuman kannattaa nimetä some-vastaava, jonka vastuulla on olla säännöllisessä yhteydessä yleisöön somen kautta. Säännöllisyys on olennaista. Kannattaa tehdä some-suunnitelma, jossa suunnitellaan realistisesti, kuinka usein eri kanavissa kommunikoidaan. Kanavasta riippuen voidaan ajatella, että päivityksiä julkaistaan ympäri vuoden esimerkiksi kerran viikossa tiivistäen tahtia noin kertaan päivässä tapahtumaa välittömästi edeltäväksi ajaksi. Kanavissa on tässä merkittäviä eroja: esimerkiksi Twitterissä voi hyvin julkaista monta kerran päivässä myös samasta aiheesta, kun taas Facebookissa se olisi liikaa. On tärkeää varmistaa, että julkaisuissa on riittävästi säännöllisyyttä, sillä perustettu mutta päivittämätön kanava antaa huonon vaikutelman koko tapahtumasta. Jos some-päivittäjä on esimerkiksi jäämässä lomalle, hän voi ennen lomaansa laatia ajastettuja julkaisuja, jotka tulevat itsellään julki ennalta määriteltyyn aikaan. Tässäkin tilanteessa on kuitenkin hyvä, jos joku voi toimia varahenkilönä siltä varalta, että someen tulee kysymyksiä yleisöltä, kommentointi vaatii moderointia tai jotakin odottamatonta tapahtuu (merkittävät turvallisuusuhkat, tapahtuman esiintyjän sairastuminen/kuolema jne).

Vaasan kaupunki tekee tapahtumakoosteita sosiaaliseen mediaan, sekä nostaa tapahtumia julkaisuiden avulla. Muista siis välittää tiedot ja mainoskuvat myös kaupungin tietoon viestinta@vaasa.fi.

Tiedote

Tiedote on perinteinen, mutta edelleen pääosin toimiva tapa kertoa tapahtumasta erityisesti medialle. Tiedote laaditaan artikkelin tyyliseksi, jolloin se on mahdollista julkaista sellaisenaan. Tiedotteeseen kannattaa aina liittää kuva tai linkki videoon.

Mieti kirjoittaessasi, kenen haluat lukevan uutisesi. Media pitää saada kiinnostumaan tiedotteesta, mutta sen varsinainen kohderyhmä on median lukijat. Mieti, mikä tavoittelemaasi lukijaa eniten kiinnostaa ja miten voit kertoa asiastasi mahdollisimman yksinkertaisesti.

Eri medioita varten voidaan laatia erilliset tiedotteet. Kaupunki- ja paikallislehteä tai -radiota kiinnostaa nimenomaan Vaasan tai Pohjanmaan näkökulma, kansallisia medioita laajempi näkökulma ja erikoismedioita niiden alaan liittyvä näkökulma. Jos tapahtumasta saadaan jotain kiinnostavaa, erikoista av-materiaalia, sitä voi tarjota uutisten loppukevennykseen.

Lehdet, radio ja tv

Ilmoittaminen lehdessä Lehtimainonta on suosittu tapa ilmoittaa tapahtumista. Varsinkin sanomalehdet ovat nopea media, jonne ilmoituksen voi parhaimmillaan saada jo seuraavaksi päiväksi. Ilmaisjakelulehdet saavuttavat usein laajan yleisön, joskin niistä saatetaan lukea vain muutamia sivuja. Aikakauslehdet puolestaan luetaan usein tarkemmin, mutta ne ilmestyvät harvemmin – pitää miettiä, miten motivoida ihminen ostamaan lippu tai tekemään päätös tapahtumaan osallistumisesta viikkoja tai kuukausia ennen tapahtumaa.

Joistakin lehdistä on netissä näköisversio, toisilla on suppeammat nettisivut. Nettiversioiden käyttäjäprofiili voi olla eri kuin painetulla lehdellä. Kannattaa selvittää, halutaanko oman ilmoituksen näkyvän jossakin muodossa myös nettiversioissa.

Vaasassa ja lähiseudulla suosittuja sanoma- ja ilmaisjakelulehtiä ovat muun muassa: Vaasa-lehti, Ilkka-Pohjalainen, Vasabladet ja Österbottens Tidning

Radio- ja tv-mainonta

Radiossa ja televisiossa mainostaminen tarjoaa mahdollisuuden tuoda äänen ja kuvan avulla oma tapahtuma suuren yleisön tietoisuuteen. Varsinkin radiossa pitää panostaa toistojen määrään. Radio ja tv-mainosten hinta riippuu ratkaisevasti toistomääristä ja esitysajoista, mutta kustannus on yleensä suurehko.

Vaasassa ja Pohjanmaalla majaansa pitävät mm. Radio Vaasa ja YLE Vega. Monet valtakunnalliset radiokanavat kuuluvat myös Vaasassa.

Tapahtumakalenteri

Vaasan seudun tapahtumakalenteri vaasa.fi/tapahtumat, events.vaasa.fi ja Pohjanmaan tapahtumakalenteri events.osterbotten.fi/tapahtumat/ käyttävät samaa kalenteripohjaa. Kalentereista löytyvät kaikki seudun tapahtumat – pienet ja isot. Asukkaat, matkailijat ja kuka tahansa tapahtumaa hakeva löytää ne nyt entistäkin helpommin. Tapahtumien syöttäminen näihin kalentereihin hoituu yhdellä kirjautumisella. Tämä helpottaa tapahtumien markkinointia. Vaasan seudun tapahtumakalenterissa olevat tapahtumat ovat niitä tapahtumia, joita nostetaan ensisijaisesti kaupungin ja koko seudun markkinoinnissa. Vaasan kaupunki tekee kerran viikossa tapahtumakoosteen Vaasan kaupungin Instagram-tilille. Tapahtumat kootaan mm. Vaasan seudun tapahtumakalenterista.

Koko Pohjanmaata kattavaa Pohjanmaan tapahtumakalenteria ylläpitää Pohjanmaan liitto ja KulturÖsterbotten. Vaasa.fi on Vaasan kaupungin, Visit Vaasan, VASEKin ja Merenkurkun saariston yhteinen verkkopalvelu.

Julkaise tapahtumasi tapahtumakalenterissa

Ulkomainonta

Ulkomainonnan tarkoitus on tavoittaa kaupungissa liikkuvat ihmiset. Sillä saavutetaankin siten laaja joukko erilaisia ihmisiä, muun muassa niitä, jotka eivät seuraa sosiaalista tai muuta mediaa. Erilaisia ulkomainosmuotoja ovat muun muassa banderollit, mainostaulut, tapahtumailmoitustaulut, diginäytöt ja bussit.

Mainostaulut

Eri toimijat vuokraavat suuria mainostauluja, joita on esimerkiksi katujen varsilla, ostoskeskuksissa, bussipysäkeillä, asemilla, pysäköintihalleissa ja pyörivissä pilareissa. Alan toimijoita ovat  Vaasassa muun muassa JCDecaux, Atlas media ja ClearChannel.

 

Digi- ja medianäytöt

Painetuille julisteille tarkoitettujen paikkojen lisäksi Vaasassa on digitaalisia näyttöjä, joille mainosmateriaali toimitetaan digitaalisessa muodossa. Tässä on se etu, että tapahtumajärjestäjän ei tarvitse maksaa aineiston painatuksesta. Lisäksi monet näistä näytöistä mahdollistavat myös liikkuvan kuvan käyttämisen.

 

Bussit ja muut liikennevälineet

Osassa Vaasan joukkoliikenteen busseja on sisällä diginäytöt, joilla voi olla liikkumaton tai lyhyt liikkuva kuva. Joissakin busseissa on sisällä muitakin mainospaikkoja.

Bussien sisätilojen ohella on mahdollista mainostaa bussin ulkoseinissä. Tavallisimmin käytetään bussin seinään tehtävää teippausta, mutta osassa busseja voidaan teipata myös lähes koko perä ja käyttää jopa kolmiulotteisia elementtejä.

Ammattilaisen neuvo: Panosta ulkomarkkinointiin juuri ennen tapahtumaa. Näin saat tapahtumalle näkyvyyttä katukuvaan, herätät ihmisten mielenkiintoa, nostatat tunnelmaa sekä saat viime hetken spontaanit tapahtumakävijät liikkeelle.

Harvinaisempia liikennevälineitä ulkomainoskäyttöön ovat taksit, polkupyörät ja promoautot. Julisteet ja flyerit Julisteita ja flyereita voi laittaa muun muassa Vaasan kaupungin virallisille ilmoitustauluille ja luvan pyytämällä kirjastoihin, kauppoihin, ravintoloihin, kahviloihin sekä urheiluja harrastustiloihin. Paikkojen kanssa voi olla hyvinkin luova, mutta kannattaa muistaa, että julisteita ei yleensä saa kiinnittää ilman lupaa ja maassa pyörivät ei-kiinnostuneille jaetut flyerit vain roskaavat ja menevät hukkaan.

Esi- ja sivutapahtumat, flashmobit ja tempaukset

Tapahtuman mainostamisen ei tarvitse rajoittua tuttuihin kanaviin. Elämykselliset tempaukset jäävät mieleen ja herättävät tunteita. Kesäistä tapahtumaa voidaan esimerkiksi mainostaa järjestämällä alkukeväällä pieni esitapahtuma. Kauempana keskustasta järjestettävää tapahtumaa voidaan mainostaa järjestämällä samaan aikaan pienimuotoinen tapahtuma ydinkeskustassa. Hyvin suunniteltu flashmob puolestaan herättää aina kiinnostuksen, kunhan flashmob-paikka on sellainen, jossa haluttua kohderyhmää liikkuu. Kauppakeskuksissa ja kadulla toteutettaviin tempauksiin tarvitaan pääsääntöisesti lupa.

Kriisi- ja erikoistapausviestintä

Yksikään tapahtuma ei ole riskitön, joten tapahtumajärjestäjän pitää aina varautua paitsi riskeihin myös niistä viestimiseen. Kriisin hetkellä viestiminen voi joissain olosuhteissa pelastaa jopa ihmishenkiä. Vähintään se antaa tapahtumajärjestäjästä ammattimaisen ja uskottavan kuvan sekä vähentää mahdollista huonoa julkisuutta.

Tapahtuman turvallisuuspäällikön, päävastaavan ja markkinointi-/viestintävastaavan pitää siis käydä läpi mahdolliset kriisitilanteet sekä se, mitä niistä kerrotaan ja mitä kanavia käyttäen. Mikäli kyseessä on hätätilanne, pitää keskittyä viestinnän tehokkuuteen ja nopeuteen. Jos taas kyseessä on huonoa julkisuutta aiheuttava, ei-akuutti erikoistapaus, kannattaa kertoa asiasta mahdollisimman avoimesti ja ilman syyttelyä. Mikäli jokin yksityiskohta yritetään pitää salassa ja se tulee julkisuuteen myöhemmin, imagotappio voi olla merkittävä. Ei-akuuteissa tilanteissa on yleensä parasta, että tilanteesta kertoo johtavassa asemassa oleva henkilö. Tämä antaa sen vaikutelman, että organisaatio kantaa vastuunsa asianmukaisesti. Kriisiviestinnän asiantuntija voi tarvittaessa valmistaa henkilön viestintätilannetta varten.

Kriisi voi olla luonteeltaan myös sisäinen. Tapahtuman taloudellinen menestys voi esimerkiksi jäädä selvästi alle toivotun, mikä saattaa vaikuttaa tapahtuman parissa työskennelleiden työsuhteisiin tai järjestävän organisaation muuhun talouteen. Myös näissä tapauksissa ylimmän johdon on kerrottava tilanteesta ja haettava ratkaisumalleja. Asianmukaisesti hoidetut vakuutukset varmistavat yleensä sen, että palkat ja merkittävät taloudelliset vastuut saadaan hoidetuksi.

 

Kriisit ja erikoistapaukset, joista viestimiseen pitää valmistautua

• Turvallisuusuhka (esim. ulkoinen uhka, tulipalo, rakenteiden epävakaus, väen pakkautuminen)
• Tapahtuman ajan tai paikan pikainen muuttuminen
• Esityksen/ohjelmanumeron peruuntuminen
• Koko tapahtuman peruuntuminen
• Taloudellinen tappio
• Sairas-/kuolemantapaus Onnistuneen some-markkinoinnin kulmakiviä
• Päivitysten säännöllisyys
• Yleisön kutsuminen vuoropuheluun
• Kuvat, videot ja muut eloisat sisällöt
• Nopea reagoiminen
• Sisältöjen soveltaminen eri kanaviin ja eri kohdeyleisöille
• Oikeiden kanavien valinta
• Ajoittaiset erikoishankkeet kuten kilpailut, äänestykset ja tempaukset
• Seuraajille varattu VIP-sisältö (esim. kurkistukset kulissien taakse, making-ofsisällöt)

• Päävastuuhenkilö, joka saa tarvittaessa tehdä kaikki päätökset
•  Muiden osa-alueiden vastuuhenkilöt Kaikille työntekijöille/vapaaehtoisille olennaiset yhteystiedot, erityisesti puhelinnumerot, josta saa tapahtumapäivänä kiinni. Esim. stage managerille kaikkien esiintyjien/esiintyjien edustajien puhelinnumerot; järjestyksenvalvojien johtajan yhteystiedot; ensiavun yhteystiedot; kaikkien mahdollisesti lukossa olevien tilojen yhteystiedot
• Sometus: kuka somettaa tapahtumapäivänä? Valo-/videokuvaus Esiintyjien/osallistujien/työntekijöiden ja vapaaehtoisten/ vieraiden ottaminen vastaan
• Backstage, katsomopaikat, odotustilat, pressitilat: näiden valmiuden varmistaminen, siisteyden tarkistaminen, näihin ohjaaminen Passien/rannekkeiden jako työntekijöille/järjestyksenvalvojille/ tekniikalle/esiintyjille/jne.
• Tarvittaessa erivärisiä tai kuvallisia passeja/rannekkeita
• Rakenteiden tarkistus Soundcheckit (klo 7 – 20 välillä, mieluiten päivällä)
• Tekniikan testaaminen (esim. valot, videotykit, tietokoneet) Pelastusviranomaisten vastaanotto ja tarkastukseen osallistuminen
• Työntekijöiden työvuorot, lounastauot, vessatauot Työntekijöiden vaatetus sääolosuhteet huomioon ottaen
• Infopisteen rakentaminen ja varustelu; infopisteen henkilökunta
• Löytötavarat: pitää säilyttää lukkojen takana
• Ensiapu- ja ensisammutusvälineet
• Järjestyksenvalvojien briiffaus
• Puhelimet/radiopuhelimet Kuka laittaa päälle sähköt ja avaa sähkökaapit?
•  Pitääkö vesi/lämmitys/ilmastointi laittaa päälle erikseen?

Mitä mukaan?

• Tapahtuman luvat tarkastusta varten
• Tapahtuma-alueen kartta
• Kaikki tarvittavat avaimet (sähkökaappi, backstage)
• Nippusiteitä, teippiä, niittipyssy ja niittejä
• Tusseja, kyniä, paperia, pahvia
• Jätesäkkejä, pyyhkeitä, talouspyyhkeitä
• Sadeviitta, aurinkolasit, vesipullo, eväät (tuotantotiimi ei aina ehdi poistumaan ruokailua varten)

Ammattilaisen vinkki: Jos joudut olemaan tapahtumassa kauan ulkona kylmässä ilmassa, kannattaa ottaa mukaan kokonainen toinen vaatekerta alusvaatteineen ja säilyttää sitä lämpimässä. Sen vaihtaminen päälle lämmittää yllättävän hyvin.

Ammattilaisen vinkki: Infopisteen tavallisimmat kysymykset koskevat wc-tiloja, tupakointitiloja, ensiapupistettä ja ruokailu tai kahvipisteitä. Nämä alueet kannattaa merkitä erittäin näkyvästi ja varmistaa, että koko henkilökunta (ml. järjestyksenvalvojat) osaavat ohjata näille pisteille.

 

Purku ja siivous

Tapahtumajärjestäjän työ ei ole ohi tapahtuman päätyttyä. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on huolehtia tapahtumapaikan siivouksesta, tapahtuman rakenteiden purkamisesta sekä vuokratun ja lainatun välineistön palauttamisesta. Hyvissä ajoin ennen tapahtumaa on sovittava siitä, kuka vastaa purkamisesta ja millä aikataululla se tehdään.

Dokumentointi

Varsinkin toistuvissa tapahtumissa on tärkeää laittaa muistiin tapahtuman aikana ja jälkeen, mitä tehtiin, mikä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa seuraavana vuonna. Tämä vähentää huomattavasti vaivaa seuraavana vuonna etenkin jos osa henkilöstöstä vaihtuu välissä.

Arviointi ja palaute

Tapahtuman jälkeen on arvioinnin aika. On käytävä läpi, missä asioissa onnistuttiin ja missä voitaisiin petrata. Arviointi voidaan toteuttaa palautekyselyllä ja arviointitilaisuudella. Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä päättää myös arvioinnin aikataulusta ja siitä, keneltä palautetta kerätään ja miten se kootaan. Saatu palaute analysoidaan ja käydään läpi arviointitilaisuudessa. Tilaisuuteen osallistuvat kaikki tapahtuman järjestelytöihin osallistuneet tahot, yhteistyökumppanit ja tarvittaessa viranomaiset.

Jälkimarkkinointi ja kiitokset

Tapahtumajärjestäjän on huolehdittava myös jälkimarkkinoinnista. Yhteistyökumppaneita ja vapaaehtoisia on kiitettävä esimerkiksi sähköpostitse ja tapahtuman osallistujia sosiaalisen median ja nettisivujen kautta. Samalla voi jo markkinoida seuraavaa tapahtumaa.

Raportointi

Mikäli tapahtuma on saanut esimerkiksi apurahoja tai julkista tukea, sillä on velvollisuus raportoida tapahtuman kulusta ja taloudesta jälkikäteen.