Tapahtuman suunnittelu
Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava, että kaikki tarpeelliset luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt on hoidettu hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista. Onnistunut yleisötapahtuma syntyy, kun ennakkosuunnittelu on aloitettu ajoissa, tapahtumalle on nimetty vastuuhenkilöt sekä haettu mahdolliset yhteistyökumppanit.
Yleistä tapahtuman järjestämisestä
Heti suunnittelun alkuvaiheessa kannattaa selventää itselle, mistä tapahtumassa on kysymys.
Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?
Yleisölle tarkoitetulla tapahtumalla ei ole menestymisen edellytyksiä, jollei sillä ole yleisöä. Tiettyihin kohderyhmiin liittyy erityispiirteitä. Esimerkiksi saavutettavuus pitää ottaa erityisesti huomioon niin lapsiperheille kuin senioreillekin tarkoitetussa tapahtumissa.
Koska tapahtuma kannattaa järjestää?
Tapahtuman ajankohta voi ratkaista sen, tuleeko tapahtumastasi menestys vai epäonnistuminen. Tapahtuman ajankohtaan voivat vaikuttaa samantyylisten tapahtumien ajankohta, loma-ajat, ennakoidut säätilat, kaupungissa samaan aikaan järjestettävät suurtapahtumat ja monet muut asiat. Jos tarvitset apua tapahtuman ideointiin, suunnitteluun tai kehittämiseen, ota yhteyttä Visit Vaasaan tai kaupungin kulttuuri- tai liikuntapalveluihin.
Tapahtumapaikan valinta
Vaasassa on paljon laadukkaita paikkoja niin urheilutapahtumien, ulkoilmafestivaalien, messujen, konferenssien kuin keikkojen ja konserttienkin järjestämiseen. Tapahtumajärjestämiseen soveltuvat puistot, stadionit, monitoimitalot, kokoustilat, koulut, teatterit, urheiluhallit, ravintolat, kirjastot, ostoskeskukset ja jopa parkkihallit. Tapahtumapaikan valinnassa kannattaa ottaa huomioon ainakin tapahtuman luonne, ajankohta ja kohderyhmä sekä paikan sijainti, tavoitettavuus, esteettömyys ja vuokrakustannukset. Kun varaat tapahtumapaikkaa, muista varmistaa, tarvitaanko suullisen sopimuksen lisäksi vielä esimerkiksi erillinen hakemus.
Sisätapahtumat
Vaasassa on kymmeniä tiloja, joissa voi järjestää sisätapahtumia. Suurille ihmismäärille tarkoitettuja sisätiloja on vähemmän, joten niiden varaaminen kannattaa hoitaa ajoissa. Urheilutilojen vuokraamisessa kannattaa arvioida urheilijoiden, toimitsijoiden, vapaaehtoisten ja yleisön määrä erikseen. Monissa sisätiloissa on valmiina usein tarvittavia rakenteita kuten tuoleja, pöytiä, sähköt, vesi ja wc-tilat.
Tapahtumakäyttöön sopivissa tiloissa voi lisäksi olla tapahtumarakenteita kuten valkokangas, lava, tapahtumavalaistus, kuorokoroke, äänentoisto, narikka, tiski jne. Jos tilassa ei ole näitä tai muita tarvittavia rakenteita, niitä voi vuokrata. Usein tilan omistajalla/vuokraajalla on suosituksia vuokraavista tahoista. Varmista aina, mitkä rakenteet ja palvelut kuuluvat vuokraan.
Ulkotapahtumat
Vaasassa on lukuisia alueita, joilla voi järjestää ulkotapahtumia. Esimerkiksi Kauppatorin lava ja Hietasaaren lava on suunniteltu esiintymisiä varten. Erilaiset kentät, puistot, aukiot ja kadut soveltuvat monenlaisille tapahtumille ja niin pienille kuin todella suurillekin yleisöille.
Ulkotiloissa järjestettävissä tapahtumissa paikan valintaan vaikuttaa, onko siellä sähköä, vettä tai muuta tarvittavaa infrastruktuuria. Lähes kaikkiin paikkoihin on mahdollista saada nämä asiat, mutta tämä on tärkeää huomioida jo paikkaa valitessa. Infrastruktuurista tulee kustannuksia, joihin on syytä varautua.
Visit Vaasan sivuilla on kattava listaus Vaasan vuokratiloista. Tapahtuman luonteesta riippuen on hyvä selvittää, onko lähiympäristössä hoitolaitoksia, kirkkoja tai muita häiriöille erityisen herkkiä kohteita, jotka pitää tapahtuman suunnittelussa ottaa huomioon.
Tapahtuman resurssit
Henkilöstön vastuulla olevia osa-alueita
- Projektikokonaisuus
- Talous
- Ohjelma
- Markkinointi ja viestintä
- Luvat ja ilmoitukset
- Yhteistyökumppanit ja sponsorit
- Myyntipaikat ja tarjoilu
- Tekniikka ja rakenteet
- Turvallisuus
- Jätehuolto, wc-tilat ja siisteys
- Vapaaehtoiset ja muu henkilökunta
- Esiintyjät ja vieraat
Varsinkin suurissa tapahtumissa vastuun jakaminen tapahtumaorganisaation kesken on välttämätöntä tapahtuman onnistumisen takaamiseksi. Ennen kaikkea tapahtumalle on nimettävä projektipäällikkö/tuottaja, joka kantaa vastuun koko projektin etenemisestä.
Tapahtuman järjestämisessä on monia osa-alueita, joten henkilöstöltä tarvitaan monenlaista osaamista. Suurissa tapahtumaorganisaatioissa on erikseen esimerkiksi ohjelmisto-, markkinointi- ja talousvastaavat. Myös teknisistä asioista on hyvä olla tietämystä, vaikka esitystekniikka ja rakenteet hankittaisiinkin organisaation ulkopuolelta. Muista, että työnantaja eli tapahtuman järjestäjä vastaa työsopimuksista ja vakuutuksista. Vaikka tapahtumaa järjestettäisiin pienellä porukalla, pitää olla tiedossa kuka vastaa mistäkin tapahtuman osa-alueesta.
Talous
Budjetti on merkittävin yksittäinen tapahtumaa määrittävä tekijä, joten tapahtuman talouden suunnittelu täytyy aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tapahtuman rahoitus koostuu tapahtumajärjestäjän omasta pääomasta ja ulkopuolisesta rahoituksesta. On tärkeä huomioida, että kulut lankeavat yleensä maksettaviksi ennen tapahtumaa, kun taas tuloja alkaa monesti kertyä vasta tapahtuman ollessa jo käynnissä.
Hyvin suunniteltu budjetti auttaa myös itse tapahtuman suunnittelussa. Budjettiin on listattava, millaisia menoja tapahtumasta syntyy ja millaisia tuloja siitä on mahdollista saada. Menoja syntyy esimerkiksi tapahtumapaikasta, työntekijöiden palkoista, jätehuollosta, järjestyksenvalvonnasta ja turvallisuudesta, alihankkijoiden palveluista, rakenteista (lavat, katsomot, teltat, tuolit, pöydät, valkokankaat, wc-tilat, vesi, sähkö), esiintyjistä, äänentoistosta, lupien ja ilmoitusten käsittelystä, mainostamisesta jne.
Tyypillisiä tulomuotoja ovat pääsylipputulot, sponsoritulot, myyntipistevuokrat ja julkinen rahoitus. Jos tapahtumaan myydään pääsylippuja, on arvioitava, mikä on sopiva hinta niille ja mikä on niiden realistinen myyntiodote. Jos tapahtumalle päätetään etsiä sponsoreita, potentiaalisia ehdokkaita ovat tapahtuman luonteeseen toiminnaltaan tai aatemaailmaltaan sopivat tahot. Kannattaa myös pohtia, voisiko tuloja kerryttää oheistoiminnoilla, esimerkiksi vuokraamalla myynti- tai esittelypisteitä tapahtuma-alueelta. Tapahtumille voi lisäksi hakea julkista rahoitusta kaupungilta, valtiota, säätiöiltä ja EU:lta. Huomioi avustusten hakuajat ja avustuksiin liittyvät raportointivelvollisuudet.
Ensimmäistä tapahtumaa järjestämässä?
- Mikä on tapahtuman tavoite?
- Millainen tapahtuman sisältö on?
- Kiinnostaako tapahtumasi valittuja kohderyhmiä?
- Mitä lisäarvoa tapahtumasi tuo olemassaolevaan tapahtumakenttään?
- Miten tapahtumasi vertautuu muihin vastaaviin tapahtumiin (hinta, sisältö jne)?
- Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?
- Mistä päin yleisöä on odotettavissa ja kuinka paljon?
- Voisiko yleisöä tavoittaa myös muualta?
- Miten yleisö liikkuu?
- Missä yleisö asuu?
- Mitä kieltä / millaista kommunikaatiota yleisö toivoo?
- Järjestetäänkö kaupungissa muita samankaltaisia tapahtumia? Mikä on niiden ajankohta?
- Mitä synergiaetua muista tapahtumista voi saada? (esim. ruokatapahtuma samaan aikaan kansainvälisen taidetapahtuman kanssa, yleisötapahtuma samaan aikaan saman alan kongressin/messun kanssa)
- Mikä on sopiva vuodenaika tapahtumalle? (monille tapahtumille sopii kesä, mutta toisaalta silloin myös kilpailu on suurinta ja tapahtuma-alueet ja hotellit eniten varattu)
- Onko kaupungissa samaan aikaan suurtapahtumia? (esim. kansainväliset urheilukilpailut tai suuret kongressit voivat täyttää kaikki kaupungin hotellit, mikä on otettava suunnittelussa huomioon)
- Miten loma-ajat vaikuttavat tapahtuman ajankohtaan? (esim. koulujen hiihtolomat, juhannus, äitienpäivä)
- Sopiiko tapahtumasi ulos, sisälle vai sekä että?
- Montako osallistujaa/yleisön edustajaa odotat tapahtumaan?
- Miten tapahtumaan saavutaan?
- Millaiset esteettömät puitteet paikka tarjoaa?
- Miten tapahtumapaikka vastaa kestävän kehityksen periaatteita?
- Tarvitaanko tapahtumassa suuria rakenteita ja niiden kuljetusta?
- Tarvitaanko pyöräparkki tai autopaikoitus?
- Paljonko paikka saa maksaa?
- Onko paikassa rajoituksia melun suhteen?
- Tarvitaanko paikassa/paikan läheisyydessä anniskelua tai ravintolapalveluita?
- Millaisen signaalin paikan valinta antaa?
- Mikä on tapahtuman päärahoitusmuoto?
- Millaisen summan organisaatiosi on itse valmis sijoittamaan tapahtumaan?
- Tarvitseeko tapahtumaa varten ottaa lainaa tai hankkia muuta ulkopuolista rahoitusta?
- Onko tapahtumalle mahdollista saada sponsoreita?
- Voidaanko tapahtumalle hakea tukia tai avustuksia?
- Voivatko yhteistyökumppanit rahoittaa tapahtumaa?
- Onko tavoitteena tehdä voittoa vai nollatulos?
- Mitä jos rahat loppuvat kesken?
- Millaisen tappion organisaatiosi on valmis kestämään?