Luvat ja ilmoitukset

Ilmoitus yleisötilaisuudesta

Poliisille on tehtävä ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä. Ilmoituksen voi tehdä poliisin internetsivuilla joko sähköisesti tai lomakkeella. Ilmoitus tehdään järjestämispaikan poliisilaitokselle ja se kannattaa jättää vähintään kuukausi ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoitusohjeissa määräajaksi on yleensä ilmoitettu kokoontumislain mukainen viisi vuorokautta ennen tapahtumaa, mutta tämä aika ei varsinkaan kesällä ruuhka-aikaan ole riittävä. On suositeltavaa, että ilmoitus toimitetaan mahdollisimman varhain. Suurtapahtumien kohdalla ensimmäinen yhteydenotto poliisiin kannattaa tehdä vähintään puoli vuotta ennen tapahtumaa. Tällöin on riittävästi aikaa valmistella tapahtuman turvallisuuteen ja lupamenettelyihin liittyviä asioita.

Milloin ilmoitusta ei tarvita?

Pienet yleisötilaisuudet, joissa on vähän osallistujia ja jotka tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan takia eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä, eivät edellytä ilmoitusta. Kyse voi olla sekä sisä- että ulkotiloissa järjestettävistä tilaisuuksista (mm. säännölliset elokuva-, teatteri-, ja oopperanäytökset sekä konsertit, joihin ei ole tarpeen asettaa järjestyksenvalvojia). Jos olet epävarma ilmoituksen tekemisestä, tarkista asia poliisin lupayksiköstä.

Maankäyttö

Tapahtumien järjestäminen Vaasan kaupungin omistamilla yleisillä alueilla, kuten kaduilla, toreilla ja puistoissa, on maksullista ja vaatii aina maanomistajan luvan. Lupa-anomukset osoitetaan kaupungin kuntatekniikalle. Suuret tapahtumat vaativat erilliset neuvottelut.

Luvan saajan on sovittava erikseen kaupungin eri yksiköiden kanssa tapahtumaan mahdollisesti liittyvistä toimenpiteistä ja kustannuksista. Tapahtumajärjestäjältä voidaan periä erikseen määriteltävä takuusumma mahdollisten jälkisiivouskulujen kattamiseksi. Ongelmitta sujuneen tapahtuman jälkeen takuusumma palautetaan.

Jos olet järjestämässä tapahtumaa ravintolaan tai muuhun tapahtumatilaan, jossa on pysyvä henkilökunta, edellä mainittuja lupia ei tarvita. Ravintolan henkilökunta hoitaa järjestelyt.

Pysäköintisakkojen välttämiseksi lupahakemuksessa kannattaa erikseen määritellä myös tapahtuma-alueelle pysäköitävä, tapahtuman toteutukselle välttämätön ajoneuvokalusto mukaan lukien huoltoajot. Vuokrattavalle alueelle sijoitettavista anniskelupaikoista Vaasan kaupunki veloittaa asiakaspaikkakohtaisen lisämaksun.

Kadut

Jos tapahtuma vaatii kadun, pysäköintialueen tai muun yleisen alueen sulkemista kokonaan tai osittain ja siitä johtuen tilapäisiä liikennejärjestelyjä, on tapahtumajärjestäjän haettava maankäytön tapaan lupa kadun tai muun yleisen alueen käyttöön. Luvan myöntää Vaasan kaupungin kuntatekniikka. Lupaa on haettava viimeistään 14 –21 vuorokautta ennen kadun sulkemista.

Lupahakemuksen liitteenä on toimitettava suunnitelma tilapäisistä liikennejärjestelyistä. Liikennejärjestelyjen sujuvuudesta vastaa tapahtumajärjestäjä ja tämän velvollisuutena on järjestää tapahtumapaikalle liikenteenohjaajia ja tarvittavat liikennemerkit.

Jos suljettavalla kadulla kulkee bussireitti, on tapahtumajärjestäjän sovittava Vaasan kaupungin joukkoliikenteen kanssa tilapäisistä reiteistä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.  Joidenkin katujen sulkeminen voi olla mahdotonta pelastusliikenteen vuoksi.

Hyväksytty suunnitelma tilapäisistä liikennejärjestelyistä on toimitettava myös poliisille ja pelastusviranomaiselle. Suunnitelma kuuluu yleisötilaisuusilmoituksen liitteisiin. Kadun sulkemisesta on toivottavaa tiedottaa myös lähialueen asukkaita, joihin kadun sulkemisella voi olettaa olevan vaikutuksia. Tiedottaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi jakamalla lähitaloihin tiedote asiasta ja tiedottamalla suljettavan osuuden läheisyydessä jo etukäteen sulkemisesta. Tiedotteisiin on merkittävä tapahtumajärjestäjän nimi ja yhteystiedot mahdollisten yhteydenottojen varalle ja ajankohta, jolloin toiminnalla katsotaan olevan vaikutuksia asukkaille tai kadun käyttäjille.

Tapahtumajärjestäjän on toimitettava poliisille turvallisuussuunnitelma ja pelastuslaitokselle pelastussuunnitelma. Suunnitelmat voi myös yhdistää yhdeksi kokonaisuudeksi, kunhan siinä on huomioitu kummankin viranomaisen vaatimukset. Hyvin tehty turvallisuus- ja pelastussuunnitelma toimii myös tapahtumajärjestäjän muistilistana, joka auttaa turvallisuuteen liittyvien asioiden läpikäyntiä.

Jos tapahtumassa on tapahtumajärjestäjän lisäksi ulkopuolisia toimijoita, on niidenkin turvallisuus- ja pelastussuunnitelmat sisällytettävä koko tapahtumaa koskeviin suunnitelmiin. Vaikka jonkin tapahtuman palvelun tai toiminnon (esimerkiksi ilotulitus) tuottaisikin jokin ulkopuolinen taho, on tapahtumajärjestäjä vastuussa myös tämän toiminnan turvallisuudesta.

Turvallisuussuunnitelma

Tapahtuman turvallisuudesta on tehtävä suunnitelma, joka sisältää selvityksen tapahtuman luonteesta, tapahtuman riskeistä ja niiden ennakoinnista, järjestyksenpidosta tapahtuma-alueella sekä tapahtuman turvallisuudesta vastaavien henkilöiden yhteystiedot. Turvallisuussuunnitelma toimitetaan poliisille yleisötilaisuusilmoituksen liitteenä. Vaikka poliisi ei vaatisikaan yleisötilaisuusilmoitusta, on tapahtumajärjestäjän kuitenkin mietittävä tapahtuman turvallisuutta, sillä pienessäkin tapahtumassa voi sattua tapaturmia.

Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma sisältää:

• Tapahtuman kuvaus
• Alueen kuvaus ja kartta
• Tapahtuman rakenteet
• Riskien arviointi
• Ennaltaehkäisevät toimet (poistumistiet, alkusammutuskalusto, opastus)
• Toimintaohjeet
• Järjestyksenvalvontasuunnitelma
• Liikennesuunnitelma
• Tapahtumajärjestäjän ja turvallisuudesta vastaavan yhteystiedot.

Hälytysajoneuvoille tulee varata riittävät kulku- ja toimintatilat tapahtuma-alueella.

 

Pelastussuunnitelma

Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtuman alkua Pohjanmaan pelastuslaitokselle. Pelastussuunnitelman on sisällettävä kattava kuvaus tapahtuman riskeistä ja niihin liittyvistä pelastustoimista, toimintaohjeista ja yhteyshenkilöistä. Suuriin tapahtumiin on nimettävä erillinen turvallisuuspäällikkö.

Pelastussuunnitelma on laadittava, jos yleisömäärä on yli 200 tai tapahtumassa käytetään avotulta tai tehosteita tai poistumisjärjestelyt poikkeavat normaaleista tai tapahtuman luonne aiheuttaa vaaraa (Pelastuslaki 379/2011, 16§). Jos tapahtuma järjestetään tilassa, johon on laadittu oma pelastussuunnitelma, mutta se ei huomioi kyseistä tapahtumaa, tulee tapahtumajärjestäjän laatia oma pelastussuunnitelma. Tapahtuman pelastussuunnitelmaan voidaan sisällyttää jo olemassa oleva suunnitelma.

Pelastussuunnitelman osaksi voidaan laatia myös erillinen ensiapusuunnitelma; tämä on olennaista erityisesti suurien ja riskejä sisältävien tapahtumien kohdalla.

Jos tapahtumassa on ilotulitus tai jokin muu erillistä pelastussuunnitelmaa vaativa ohjelmanumero, on sen pelastussuunnitelma toimitettava erikseen tai sisällytettävä päätapahtuman pelastussuunnitelmaan.

Jos tapahtumapaikka sijaitsee veden äärellä, on huolehdittava myös vesipelastuksesta. Toiminnan taso ja resurssit määritellään yhteistyössä pelastusviranomaisten kanssa. Pelastusyksikölle on järjestettävä esteetön pääsy riskialueille. Myös järjestyksenvalvojia voidaan käyttää vartioimaan riskialueita.

Pelastussuunnitelman laatimisen lisäksi tapahtumajärjestäjän on huolehdittava myös sen jalkauttamisesta tapahtuman toimijoiden ja henkilöstön piiriin. Suunnitelma pitää käydä läpi henkilöstön koulutus- tai infotilaisuudessa.

Turvallisuusasiakirja

Tapahtumasta tulee laatia kuluttajaturvallisuuslain mukainen turvallisuusasiakirja, jos tapahtumasta voi aiheutua erityistä vaaraa yleisölle tai sivullisille. Esimerkiksi tapahtumista, joissa on suuri yleisömäärä, jotka järjestetään uimarannan tai muun vesialueen välittömässä läheisyydessä tai joissa yleisö voi osallistua itse erilaisiin aktiviteetteihin, pitää laatia turvallisuusasiakirja. Tapatuman järjestäjän pitää pyytää turvallisuusasiakirjat myös niistä alihankkijoiden toteuttamista ohjelmapalveluista, joita tarjotaan asiakkaille tapahtuman osana. Esimerkiksi ponitalutuksesta ja muista ratsastuspalveluista, pomppulinnoista, tatuointipalveluista, benji-hypyistä ja kiipeilypalveluista pitää laatia erillinen turvallisuusasiakirja.

Turvallisuusasiakirja pitää laatia hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Turvallisuusasiakirjan voi yhdistää esimerkiksi pelastussuunnitelmaan, kunhan siinä riittävästi huomioidaan kuluttajaturvallisuuden näkökulma ja turvallisuusasiakirjalta vaaditut asiat, esimerkiksi kuvaus asiakkaisiin tai sivullisiin kohdistuvista vaaroista ja toimenpiteistä vaarojen poistamiseksi, turvallisuuden kannalta tärkeiden tietojen antaminen kävijöille ja tarvittaessa sivullisille (esim. tapahtumassa sallitut ja kielletyt asiat sekä muut turvallisuusohjeet yleisölle), tapahtuman onnettomuuskirjanpito, ja käytännöt vakavien tapaturmien ja läheltä piti -tilanteiden ilmoittamisesta Tukesiin.

Turvallisuusasiakirjaa ei tarvitse toimittaa etukäteen Tukesiin. Tapahtuman vakavista tapaturmista ja läheltä piti -tilanteista pitää tehdä ilmoitus Tukesiin.

Tapahtuman järjestäjä on päävastuussa tapahtuman jätehuollon järjestämisestä ja roskaantuneiden alueiden jälkisiivouksesta. Erillinen jätehuoltosuunnitelma vaaditaan suuremmilta yleisötilaisuuksilta, etenkin jos niissä on tarjolla ruokaa tai juomaa. Suunnitelmaa voidaan edellyttää myös muissa ehdoissa tai viranomainen voi erikseen pyytää sitä. Asiasta voi olla yhteydessä Vaasan kaupungin ympäristötoimeen.

Vaikka jätehuoltosuunnitelmaa ei tapahtuman luonteen takia tarvitsisikaan hyväksyttää, on suunnitelma silti hyvä tehdä, sillä yksikään tapahtuma ei ole roskaton. Tapahtumajärjestäjän kannattaa tehdä oma muistio siitä, millaisia roskia tapahtumasta syntyy, miten niiden syntyä voidaan ehkäistä ja miten jätehuolto tapahtumassa syntyvien jätteiden osalta järjestetään.

Tapahtumien jätehuoltoa määrittelevät kunnalliset jätehuoltomääräykset. Jos tapahtumassa syntyy jätettä yli 50 kg, jätteestä on suositeltavaa erotella ainakin pahvi ja biojäte. Jos energiajätteeksi soveltuvia jätteitä syntyy yli 50 kg, nekin on syytä lajitella.

Jätelaki määrittelee jätteen käsittelylle etusijajärjestyksen. Ensisijaisesti jätteen määrää on pyrittävä minimoimaan, toissijaisesti on syntynyt jäte pyrittävä uusiokäyttämään, kierrättämään tai hyödyntämään muulla tavalla. Jos kierrättämätöntä jätettä kuitenkin syntyy, on sen loppukäsittelystä huolehdittava.

 

Jätehuoltosuunnitelmasta on käytävä ilmi

• Arvio tapahtuman kävijämäärästä sekä muodostuvista jätemääristä (kg tai t) jätelajeittain (esim. sekajäte, kartonki/ pahvi, biojäte, metalli, lasi)
• Jätteen keräysastioiden määrä ja sijoittuminen jätelajeittain kartalle merkittynä
• Jätteiden lajitteluohjeet jätepisteille
• Jäteastioiden tyhjennystiheys (monipäiväiset tapahtumat)
• Tapahtuma-alueen ja sen lähiympäristön puhtaanapito tapahtuman aikana
• Tapahtuma-alueen ja sen lähiympäristön loppusiivouksen järjestäminen
• Tilaisuudesta vastaavan yhteystiedot, puhelinnumero, josta tavoittaa myös tapahtuman aikana

• Ilmoitus yleisötilaisuudesta
• Kadun tai muun yleisen alueen käyttölupa sekä mainos- ja myyntipaikat
• Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma
• Turvallisuusasiakirja
• Jätehuoltosuunnitelma
• Meluilmoitus
• Musiikinkäyttölupa
• Elintarvikkeiden myynnin ja tarjoilun ilmoitukset
• Anniskelulupa ja -ilmoitus
• Tupakkatuotteiden myyntilupa
• Lupa järjestää tapahtuma valtion ylläpitämällä tiealueella
• Katukuvauslupa (tv-kuvaukset tai vastaavat)
• Rallikilpailut ja tiensulkulupa
• Maastoliikennelain mukainen lupa kilpailuihin ja harjoituksiin
• Vesiliikennelain mukainen lupa kilpailuihin ja harjoituksiin
• Ilmoitus yleisestä kokouksesta
• Tavara-arpajaislupa
• Ilmoitus ilotulitusnäytöksestä
• Ilmoitus laserlaitteiden käytöstä yleisötilaisuudessa
• Tilapäisen leirintäalueen perustaminen
• Eri tahojen tiedottaminen tapahtumasta