Tillstånd och anmälningar

Anmälan om offentliga tillställningar

Till polisen ska en anmälan inlämnas om ordnande av offentliga tillställningar. Anmälan kan göras på polisens internetsidor antingen elektroniskt eller med en blankett. Anmälan görs till polisinrättningen på den ort där evenemanget ordnas och det lönar sig att lämna in den minst en månad innan evenemanget börjar. I anmälningsanvisningarna har som tidsfrist oftast meddelats fem dygn innan evenemanget enligt lagen om sammankomster, men den här tiden är speciellt sommartid under den största rusningen inte tillräcklig. Det rekommenderas att anmälan inlämnas så tidigt som möjligt. Då det gäller storevenemang lönar det sig att ta den första kontakten till polisen minst ett halvt år innan evenemanget. Då finns det tillräckligt med tid att bereda ärenden som ansluter sig till säkerhet och tillståndsförfarande.

När behövs inget tillstånd?

Ingen  anmälan förutsätts vid små offentliga tillställningar som har ett lågt antal deltagare och på grund av tillställningens natur eller platsen där tillställningen ordnas inte kräver åtgärder för att ordning och säkerhet ska kunna upprätthållas eller särskilda trafikarrangemang. Det kan vara fråga om evenemang både inom- och utomhus (bl.a. återkommande film-, teater- och operaföreställningar samt konserter, där det inte är nödvändigt att utse ordningsvakter).  Om du är osäker på om en anmälan ska inlämnas, kontrollera saken hos polisens tillståndsenhet.

Markanvändning

Ordnandet av evenemang på allmänna områden som ägs av Vasa stad, såsom gator, torg och parker, är avgiftsbelagt och förutsätter alltid markägarens tillstånd. Tillståndsansökan riktas till stadens kommunteknik. Stora evenemang förutsätter separata förhandlingar.

Tillståndsmottagaren ska överenskomma separat med stadens olika enheter om eventuella åtgärder och kostnader som ansluter sig till evenemanget. Av evenemangsarrangören kan man ta ut en garantisumma som bestäms separat för täckande av eventuella efterstädningskostnader. Efter ett evenemang som skett utan problem återbetalas garantisumman.

Om du tänker ordna ett evenemang på en restaurang eller ett annat evenemangsställe där det finns ordinarie personal behövs inte ovan nämnda tillstånd. Restaurangens personal sköter arrangemangen.

För att undvika parkeringsböter lönar det sig att i tillståndsansökan separat definiera också den fordonsmateriel som är nödvändig för genomförande av evenemanget och ska parkeras på evenemangsområdet inklusive servicekörning. För serveringsställen som placeras på det arrenderade området tar Vasa stad ut en tilläggsavgift enligt kundplatser.

 

Gator

Om evenemanget förutsätter att en gata, ett parkeringsområde eller annat allmänt område stängs av helt eller delvis och på grund av det tillfälliga trafikarrangemang, ska evenemangsarrangören på samma sätt som vid markanvändningen söka tillstånd till användning av gata eller annat allmänt område.  Tillståndet beviljas av Vasa stads kommunteknik. Tillstånd ska sökas senast 14 –21 dygn innan gatan stängs av.

Som bilaga till tillståndsansökan ska en plan över tillfälliga trafikarrangemang lämnas in. Evenemangsarrangören svarar för att trafikarrangemangen löper smidigt och har skyldighet att ordna trafikdirigerare till evenemangsplatsen och behövliga trafikmärken.

Om bussturer går längs en gata som ska avstängas, ska evenemangsarrangören komma överens med Vasa stads kollektivtrafik om tillfälliga rutter i ett så tidigt skede som möjligt.  Avstängning av vissa gator kan vara omöjlig på grund av räddningstrafik.

En godkänd plan över tillfälliga trafikarrangemang ska inlämnas också till polisen och räddningsmyndigheten. Planen hör till bilagorna till anmälan om offentliga tillställningar. Om stängningen av gator är det önskvärt att också informera närområdets invånare, på vilka stängningen av gatan kan antas ha inverkan. Informationen kan ges till exempel genom att ett meddelande delas ut till de närliggande husen och genom att informera om avstängningen i närheten av det avsnitt som stängs av redan på förhand. I meddelandena ska evenemangsarrangörens namn och kontaktuppgifter antecknas för eventuella kontakttaganden och tidpunkten då man anser att verksamheten påverkar invånarna eller användare av gatan.

 

Evenemangsarrangören ska  lämna in en säkerhetsplan till polisen och en räddningsplan till räddningsverket. Planerna kan också förenas till en helhet, förutsatt att båda myndigheternas krav har beaktats i den. En välgjord säkerhets- och räddningsplan fungerar också som minneslista för evenemangsarrangören och hjälper vid genomgången av ärenden som ansluter sig till säkerheten.

Om det vid evenemanget förutom evenemangsarrangören finns utomstående aktörer, ska även deras säkerhets- och räddningsplaner inbegripas i planerna för hela evenemanget.  Fastän det skulle vara någon utomstående part som tillhandahåller en service eller verksamhet (t.ex. fyrverkeri) vid evenemanget, är evenemangsarrangören ansvarig för säkerheten också för den verksamheten.

Säkerhetsplan

Över evenemangets säkerhet ska en plan göras, vilken innehåller en utredning över evenemangets natur, risker under evenemanget och förebyggande av sådana, upprätthållandet av ordningen på evenemangsområdet samt kontaktuppgifter för personer som ansvarar för evenemangets säkerhet. Säkerhetsplanen inlämnas till polisen som bilaga till anmälan om offentlig tillställning. Fastän polisen inte skulle förutsätta en anmälan om offentlig tillställning, ska evenemangsarrangören i alla fall fundera över evenemangets säkerhet, eftersom det också under ett litet evenemang kan ske olyckor.

Säkerhets- och räddningsplanen innehåller:

• En beskrivning av evenemanget
• En beskrivning av och karta över området
• Evenemangets konstruktioner
• Riskbedömning
• Förebyggande åtgärder (utrymningsvägar, primärsläckningsutrustning, information)
• Förhållningsregler
• Ordningsövervakningsplan
• Trafikplan
• Kontaktuppgifter för evenemangsarrangören och den som ansvarar för säkerheten.

Tillräckliga passage- och funktionsutrymmen ska reserveras för utryckningsfordon på evenemangsområdet.

Räddningsplan

Räddningsplanen ska inlämnas senast 14 dygn innan evenemanget inleds till Österbottens räddningsverk. Räddningsplanen ska innehålla en täckande beskrivning av evenemangets risker och de räddningsåtgärder, förhållningsregler och kontaktpersoner som ansluter sig till dem. Till stora evenemang ska en separat säkerhetschef utses.

En räddningsplan ska göras, om publikmängden är över 200 eller öppen eld eller effekter används vid evenemanget eller utrymningsarrangemangen avviker från det normala eller evenemanget natur medför risker (Räddningslagen 379/2011, 16 §).  Om evenemanget ordnas i en lokal, för vilken en egen räddningsplan har gjorts, men den inte beaktar ifrågavarande evenemang, ska evenemangsarrangören göra en egen räddningsplan. I evenemangets räddningsplan kan man ta in den redan existerande planen.

Som en del av räddningsplanen kan man också göra en skild plan för första hjälpen; det här är väsentligt speciellt då det gäller stora evenemang och evenemang som inbegriper risker.

Om det vid evenemanget ordnas fyrverkeri eller något annat skilt programnummer som förutsätter en räddningsplan, ska dess räddningsplan inlämnas separat eller intas i huvudevenemangets räddningsplan.

Om evenemangsplatsen finns vid vattnet, ska man också sörja för vattenräddning. Verksamhetens nivå och resurser fastställs i samarbete med räddningsmyndigheterna. Hinderfri åtkomst för räddningsenheter ska ordnas till riskområdena. Också ordningsvakter kan användas för att övervaka riskområdena.

Utöver utarbetandet av en räddningsplan ska evenemangsarrangören också se till att den förankras bland evenemangets aktörer och personal. Planen ska gås igenom vid utbildnings- och infomöten för personalen.

Säkerhetsdokument

Över evenemanget ska ett säkerhetsdokument upprättas enligt konsumentsäkerhetslagen, om det av evenemanget kan uppstå speciell fara för allmänheten eller  utomstående. Till exempel om evenemang med stort publikantal som ordnas i omedelbar närhet till en badstrand eller annat vattenområde eller där publiken själv kan delta i olika aktiviteter ska ett säkerhetsdokument upprättas. Evenemangsarrangören ska begära säkerhetsdokument också om de programtjänster som underleverantörer genomför och som erbjuds kunderna som en del av evenemanget. Till exempel för ponnyridning och andra ridtjänster, hoppborgar, tatueringstjänster, benji-hopp och klättringstjänster ska ett separat säkerhetsdokument göras upp.

Säkerhetsdokumentet ska upprättas i god tid innan evenemanget. Säkerhetsdokumentet kan kombineras exempelvis med räddningsplanen, förutsatt att man där tillräckligt beaktar konsumentsäkerhetsaspekten och de saker som krävs i säkerhetsdokumentet, till exempel en beskrivning av risker som riktas på kunder eller utomstående och åtgärder för avlägsnande av risker, information som är viktigt med tanke på säkerheten till besökare och vid behov utomstående (t.ex. saker som är tillåtna och förbjudna vid evenemanget samt övriga säkerhetsansvisningar till publiken), evenemangets olycksbokföring, och praxis för anmälan om allvarliga olyckor och tillbud till Tukes.

Säkerhetsdokumentet behöver inte inlämnas på förhand till Tukes. Om allvarliga olyckor och tillbud vid evenemanget ska en anmälan göras till Tukes.

Evenemangsarrangören har huvudansvaret för ordnandet av evenemangets avfallshantering och efterstädningen av nedskräpade områden. En separat avfallshanteringsplan förutsätts vid större offentliga tillställningar, speciellt om där serveras mat eller dryck. En plan kan förutsättas också i övriga villkor eller så kan myndigheten begära den skilt. I ärendet kan man vara i kontakt med Vasa stads miljösektor.

Fastän en avfallshanteringsplan inte på grund av evenemangets natur skulle behöva godkännas, är det ändå bra att göra en plan, eftersom det inte finns några evenemang som är skräpfria. Det lönar sig för evenemangsarrangören att göra en egen promemoria om hurdant skräp som uppkommer vid evenemanget, hur uppkomsten kan förebyggas och hur avfallshanteringen ordnas då det gäller avfall som uppkommer vid evenemanget.

Avfallshanteringen vid evenemang fastställs i de kommunala avfallshanteringsföreskrifterna. Om det vid evenemanget uppkommer avfall på över 50 kg, rekommenderas att åtminstone papp och bioavfall sorteras från avfallet. Om det uppkommer över 50 kg avfall som lämpar sig som energiavfall, är det också skäl att sortera det.

Avfallslagen bestämmer en prioritetsordning för avfallshanteringen. I första hand ska man försöka minimera mängden avfall, i andra hand ska man sträva efter att återanvända eller återvinna avfallet på annat sätt. Om  icke återvinnbart avfall ändå uppkommer, ska slutbehandlingen av den skötas om.

Av avfallshanteringsplanen ska framgå

• En uppskattning av antalet besökare vid evenemanget samt de avfallsmängder som uppstår (kg eller t) enligt avfallsslag (t.ex. blandavfall, kartong/papp, bioavfall, metall, glas)
• Antalet avfallsinsamlingskärl och deras placering enligt avfallsslag utmärkt på en karta.
• Sorteringsanvisningar för avfall vid avfallspunkterna
• Tömningsintervall för avfallskärl (flerdagarsevenemang)
• Renhållning på evenemangsområdet och i dess närmiljö under evenemanget
• Ordnande av slutstädning på evenemangsområdet och i dess närmiljö
• Kontaktuppgifter för den som ansvarar för evenemanget och telefonnummer där personen nås även under evenemanget

• • Anmälan om offentliga tillställningar
  • Användningstillstånd för gata eller annat allmänt område samt reklam- och försäljningsställen
  • Säkerhets- och räddningsplan
  • Säkerhetsdokument
  • Avfallshanteringsplan
  • Bulleranmälan
  • Musikanvändningstillstånd
  • Anmälan om försäljning och servering av livsmedel
  • Serveringstillstånd och anmälan om servering av alkoholdrycker
  • Tillstånd till försäljning av tobaksprodukter
  • Tillstånd att ordna evenemang på vägområde som upprätthålls av staten
  • Tillstånd till inspelning på gata (tv-inspelning eller motsvarande)
  • Rallytävlingar och tillstånd för avstängning av väg
  • Tillstånd enligt terrängtrafiklagen till tävlingar och träningar
  • Tillstånd till tävlingar och träningar enligt sjötrafiklagen
  • Anmälan om allmän sammankomst
  • Varulotteritillstånd
  • Anmälan om fyrverkeriuppvisning
  • Anmälan om användning av laseranordningar vid offentlig tillställning
  • Inrättande av tillfälligt campingområde
  • Information till olika parter om evenemanget

  Behöver du hjälp med arrangemangen?

  Problem eller frågor? Ta kontakt, vi hjälper!

  Stora offentliga tillställningar – Max Jansson, Visit Vaasa
  Kulturevenemang – Ilkka Nyqvist, kultur- och bibliotekstjänsterna
  Motions- och sportevenemang – Sanna Peräsalo, idrottsservicen
  Idrottsevenemang i Vaasa Arena (ishallen) eller Botniahallen – www.vaasanseudunareenat.fi
  Teknik- och inventarieuthyrning – Heikki Peräsalo, kultur- och bibliotekstjänster