Framgångar skapas med samarbete mellan yrkespersoner
När ett evenemang ordnas i Vasa, så ordnas det ordentligt – det tar Vasaregionens arenor, Visit Vasa och Vasa Sport hand om. Ett uppriktigt organisationsöverskridande samarbete, konkret hjälp och arbetsglädjefår evenemangsarrangörer uppleva.
I Österbotten arbetar man uppriktigt för samma mål: när man har skakat hand med en evenemangsarragör, är alla tre bakgrundsorganisationer redo att hugga i.
– Vi är speciella eftersom vår kommunikation fungerar bra och tröskeln att hjälpa varandra är låg, summerar Laila Schauman från Visit Vasa.
Eftersom bakgrundsorganisationerna är smidiga får evenemangsarrangören den hjälp som behövs, inte en halvdan lösning.
– Vi har många olika koncept beroende på tillställningen, och vi stöder varje evenemang skräddarsytt. Det är vi speciellt bra på här i Vasa, berömmer Schauman.
– Alla vi tre har olika slags kontaktnätverk, och genom att sammanföra våra resurser kan vi agera på ett väldigt brett fält, säger Ari-Pekka Soini, Vasa Sports evenemangschef.
Vi har många olika koncept beroende på tillställningen, och vi stöder varje evenemang skräddarsytt. Det är vi speciellt bra på här i Vasa.
Vasa Elektriska Arena administreras av Vasaregionens arenor, Vasa Sport svarar för arenans utrymmen och restaurangtjänster och Visit Vasa stöder arrangören av evenemang med planeringarbetet och hjälper även med de konkreta arrangemangen så mycket som behövs.
– Till exempel att boka en busstransport med kort varsel om man har glömt den, tipsar Schauman.
Från talkokultur till hjälp av yrkespersoner
Nuförtiden anses det vara så utmanande att ordna evenemang att det inte är många organisationer eller företag som vågar göra det. Det är emellertid fråga om en omvälvning i kulturen.
– Förr i tiden kunde man göra allt som talkoarbete, men sådan anda finns inte längre på samma sätt, har Laila Schauman märkt.
Man börjar vanligvis jobba med konserter och sportevenemang ett halvår–ett år tidigare, stora förbundsdagar till och med två år före själva evenemanget, beskriver Pia Reini från Vasaregionens arenor.
– Vi har redan många bokningar för år 2022.
Därför ska man kunna be om hjälp tidigt.
– Om man försöker göra allt själv, är resultatet ofta dyrt och nästan bra, säger Schauman.
I Österbotten har vi sådan mentalitet att vi inte vill fuska utan göra så att det blir bra.
Det är tur för evenemangsarrangörer att Pia Reini, Ari-Pekka Soini och Laila Schauman är redo att hjälpa så mycket som behövs, ända från att komma med idéer i början till att städa efter evenemanget. Utöver att trion organisera evenemang till yrke styrs de av viljan att göra saker bra.
– I Österbotten har vi sådan mentalitet att vi inte vill fuska utan göra så att det blir bra, summerar Laila Schauman.
Lätt att komma och trivas
Utöver en fungerande bakgrundsorganisation har stadens service och rimlig prisnivå fått beröm.
– Man kan ordna ett större evenemang i Vasa till ett konkurrenskraftigt pris utan att ge avkall på kvaliteten, beskriver Ari-Pekka Soini.
Ett nytt slags evenemangslokal ger nästan obegränsade möjligheter
Vasa är en idealplats speciellt för nordiska evenemang, eftersom man kommer enkelt ända till centrumet med tåg, flygplatsen är en av de livligaste regionflygplatserna i landet och färjeförbindelsen till Umeå är välfungerande.
– Internationalitet och flerspråkighet är inga tilläggsegenskaper här utan de hör till vardagen i Vasa, påminner Laila Schauman.
Den förnyade Vasa Elektriska Arenan är ett välkommet tillägg till stadens utbud av auditorier: tidigare saknades det en mellanrumsmodell mellan universitetets utrymme för 500 personer och Botniahallens utrymme för 5 000 personer, men den nya arenan blir ett auditorium för 1 600 personer utan att flytta en enda stol.
En nytt slags evenemangslokal ger nästan obegränsade möjligheter, tror Ari-Pekka Soini.
– Utöver traditionella musik- och mässevenemang finns det nu utmärkta lokaliteter för till exempel barns evenemang, olika slags företagsmöten, utställningar och till exempel idrott på internationell nivå.
