Vasa stads strategi 2022–2025

Revisionsnämnden har årligen i utvärderingsberättelsen granskat stadens strategiska styrsystem samt utfallet för de bindande målen som fullmäktige satt.  År 2021 konstaterade revisionsnämnden att strategin under fullmäktigeperioderna 2013–2021 hade blivit stadens mest betydande styrmedel, och stadsfullmäktige hade deltagit intensivt i utvecklandet av strategin, fastställandet av målen samt beslutsfattandet som styr förankringen av verksamheten.  I samma utvärderingsberättelse konstaterade revisionsnämnden att ledandet som baserar sig på strategin hade gjort fullmäktige allt mer betydande till en del av beslutsfattandet som utvecklar stadens serviceproduktion, samt synliggjort de mål som upplevts vara viktiga i Vasa.  Enligt utvärderingsberättelsen eftersträvades vid strategiförberedelserna som genomfördes under hösten 2021 att det verkliga genomförandet av strategin och dess genomförare sammankopplas allt närmare med varandra.  Till exempel planeringen av investeringar som förutsätts för genomförandet av strategin länkade samman de ekonomiska resurserna fastare än tidigare med verkställandet av strategin.  I fullmäktiges årskretslopp har strategin kopplats till en del av processen för godkännande och genomförande av budgeten.

I utvärderingsberättelsen för år 2020 konstaterade revisionsnämnden att det i fortsättningen skulle bli betydande hur de strategiska mål som överskrider sektorerna ska ansvarsfördelas.  I den nya strategin som godkänts för åren 2022–2025 hör målen och åtgärderna till stor del till tre strategiska teman.  Temahelheterna är ”Välmående och kompetenta Vasa”, ”Attraktiva Vasa” och ”Klimatneutrala Vasa”.  Vid förankringen av den nya strategin har under år 2022 ett ledningssystem som utgår från styrgrupperna för temahelheterna tagits i bruk.  Utifrån de uppgifter som revisionsnämnden fått kommer uppföljningen av strategin att genomföras så att resultatområdenas eller sektorernas direktörer bedömer nuläget för åtgärderna, varefter sektordirektörerna, dvs. temagruppernas ordförande bedömer målutfallet.  Fullmäktiges bindande mål för verksamheten, vilka är elva i strategin för åren 2022–2025, kommer att utvärderas genom ett sammandrag som gjorts av sektordirektörerna.  Däremot utvärderas inte åtgärder som hör under målen längre enskilt.  Enligt de uppgifter som revisionsnämnden har fått har beslutet att vid utvärderingen av hur målen nåtts övergå till sammandrag i stället för enskild rapportering om åtgärderna fattats som ett medvetet val vid uppföljningen av strategin.

Om den nya strategin rapporterades för första gången i stadsfullmäktige i den andra delårsrapporten som behandlades i september 2022.  Rapporteringen omfattade ett sammandrag av mätarna i strategin, där det emellertid om flera mätare konstaterades att det i situationen 30.6 inte ännu fanns uppgifter till förfogande om deras utfall.  I stadsstyrelsen behandlades uppföljningen av 2022 års strategi i mars 2023. Uppföljningen omfattade mätaruppföljning, utvärdering av åtgärdernas tillstånd samt sammandrag av de strategiska målen samt en översikt över den hållbara utvecklingen som producerats av serviceproducenten Mayor’s Indicators.  Stadsstyrelsen sände uppföljningen av strategin för kännedom till fullmäktige till ett möte som ska hållas senare under våren.   Bokslutet för år 2022, som kom i slutet av mars, innehöll från uppföljningen av strategin en del som behandlade ett sammandrag av målen, vilket i praktiken som sådant motsvarade de uppgifter som presenterats i uppföljningen av strategin.   I bokslutet intogs inte de uppgifter som presenterats i uppföljningen av strategin om hur mätarna förverkligats eller om översikten för en hållbar utveckling.

Enligt revisionsnämndens nuvarande uppgifter är syftet att genomförandet av temaprogrammen behandlas i fullmäktige i form av ett sammandrag om temaprogrammen som upprättas först i slutet av fullmäktigeperioden.  Revisionsnämnden konstaterar att de förhandsuppgifter som den fått om avsaknaden av en separat rapport som ska ges till fullmäktige kommer att inskränka på stadsfullmäktiges möjlighet att utöva sin styrmakt gällande genomförandet av strategin under fullmäktigeperioden.  Som jämförelseobjekt till rapporteringen om strategin hittills lyfter revisionsnämnden fram strategiuppföljningen under fullmäktigeperioden 2017–2021, då det i slutet av åren 2017 och 2018 fördes en uppföljningsrapport till stadsfullmäktige för strategin under verksamhetsåret som ett eget fullmäktigeärende.  År 2019 uppdaterades strategin i mitten av fullmäktigeperioden, varför ingen uppföljningsrapport presenterades.  Uppföljningsrapporten för strategin gällande år 2020 behandlades exceptionellt bara i stadsstyrelsen i början av år 2021, och strategiuppföljningen för år 2021 presenterades för stadsfullmäktige som en rapport som anslutits till den andra delårsrapporten för år 2021.

Revisionsnämndens uppfattning i utvärderingsberättelsen år 2019 var att stadens strategi till stor del genomfördes genom årliga budgetåtgärder.  Nämnden ansåg att en stark koppling till budgeten var motiverad, eftersom det knöt förverkligandet av strategin tätt ihop med stadens faktiska verksamhet.  Revisionsnämnden konstaterade emellertid då det gäller strategirapporteringen år 2022 att strategiuppföljningen som under våren 2023 har behandlats i stadsstyrelsen och ska ges fullmäktige för kännedom är mer knapphändig än de rapporter som förts till fullmäktige till exempel åren 2017 och 2018, vilka revisionsnämnden även då i tiden ansåg att i för stor utsträckning betonade bara mätaruppgifter.  Även uppgifterna som publicerats i anslutning till delårsrapporten samt bokslutet om uppföljningen av strategin verkar enligt revisionsnämndens uppfattning vara knappare än tidigare år.  Enligt revisionsnämnden borde rapporteringen under verksamhetsåret koncentreras speciellt på uppgifter om förverkligandet av åtgärderna, eftersom uppgifterna för mätaruppföljningen då nödvändigtvis inte finns till förfogande. Revisionsnämnden rekommenderar att rapporteringen om strategin till stadsfullmäktige ska fortsätta som ett eget fullmäktigeärende under verksamhetsåret.

Sammanfattning

Ärendet eller målet har framskridit väl och/eller det har positiva verkningar.

I budgeten år 2022 har de mål som ställts på resultatområdena som är underställda nämnderna härletts från de strategiska temahelheterna och de faktorer som fastställts som deras möjliggörare.  Den strategiska styreffekten syns således konkret vid planeringen av åtgärderna som ingår i stadens budget.

Ärendet kan utvecklas eller uppnåendet av målet kan främjas.

De strategiska styrgrupperna inledde sin verksamhet våren 2022, så det första verksamhetsåret har gått till att inleda verksamheten och anamma den nya strategin.  I den andra delårsrapporten år 2022 rapporterades kortfattat om strategin utifrån mätaruppgifter.  Den första egentliga rapporteringen om styrgruppernas verksamhet skedde i mars 2023 vid uppföljningen av strategin som behandlades i stadsstyrelsen och som för sin del till väsentliga delar var samma som strategirapporteringen som presenterades i bokslutet.  Revisionsnämnden konstaterar att uppmärksamhet borde fästas också på rapportering av verkställigheten av strategin under verksamhetsåret.  Rapporteringen som sker i anslutning till bokslutet genomförs i förhållande till verksamhetsåret i efterhand, och betjänar därför inte på bästa sätt stadsfullmäktiges arbete.

Ärendet eller målet har inte framskridit och/eller det har negativa verkningar.

Revisionsnämnden konstaterar utifrån strategirapporteringen för år 2022 att rapporteringen om förverkligandet av strategin till stadsfullmäktige verkar ha försämrats jämfört med de tidigare fullmäktigeperioderna.  Uppföljningen av strategin har till exempel åren 2017 och 2018 behandlats i fullmäktige under verksamhetsåret som ett eget fullmäktigeärende.  Innehållet i uppföljningen av strategin  samt strategirapporteringen som presenterats i bokslutet i början av år 2023 är också knapphändigare jämfört med tidigare år.  Den andra delårsrapporten som ska behandlas i fullmäktige under hösten är på väg att föras i riktning mot en strategiuppföljning, men år 2022 omfattade den bara en uppföljning av mätarna i strategin.  Revisionsnämnden konstaterar att presenterad inne i delårsrapporten och bokslutet utgör uppföljningsuppgifterna för strategin bara en del av en stor helhet, vilket gör att det för att föra en diskussion om hur strategin förverkligas i anslutning till behandlingen av den ekonomiska rapporteringen förutsätter aktivitet av fullmäktigeledamöterna vid framlyftandet av enskilda ärendepunkter.

Finlands lyckligaste och tryggaste stad.

Genomsnittet för lycka i den lyckoenkät som genomfördes i december 2022 sjönk med fem procentenheter jämfört med resultatet år 2021.

100 000 invånare.

Folkmängden i slutet av år 2022 var 67 988 personer.  Ökningen jämfört med föregående år var 373 invånare.

Utökning av antalet arbetsplatser.

År 2020 var arbetsplatserna 34 621.  Antalet sjönk som en följd av coronatiden med ca 2450 arbetsplatser jämfört med föregående år.

Klimatneutralitet före år 2030.

Den slutliga utsläppssiffran för år 2022 var 214,5 kiloton koldioxidekvivalenter.   Utsläppen sjönk jämfört med förra året, men hölls på en något högre nivå än år 2020.

Genomförandet av strategin, som godkänts i början av år 2022 och sträcker sig till år 2025, inleddes under utvärderingsåret 2022.  Den nya strategin påminner till sin struktur om den föregående strategin, eftersom antalet egentliga mål är få.  Den nya strategin innehåller elva mål samt under dem fastställda mätare och åtgärder som är avsedda att förverkliga målen.  Enligt revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år 2021 hölls stadens strategi åren 2020 och 2021 i huvudsak likadan.  Av de mätare som uppställdes i strategin år 2021 genomfördes ungefär en tredjedel, en tredjedel genomfördes inte och en tredjedel kunde inte utvärderas.   Däremot genomfördes år 2021 av de åtgärder som ställts upp i strategin 80 procent antingen helt eller delvis. Vad gäller genomförandet av mätarna hade utvecklingen år 2021 försämrats en aning jämfört med tidigare år, då det gäller genomförandet av åtgärderna igen hade de på längre sikt förbättrats samt hållits på samma nivå som de senaste åren.

I den nya strategin har 24 mätare eller mätarhelheter som ansluter sig till målen fastställts, av vilka en del i och med verkställandet av strategin har preciserats så att vid den mätaruppföljning som behandlades i stadsstyrelsen 20.3.2023 fanns 33 mätare med.  Både mätarna och åtgärderna som behandlas senare fördelas på fyra delområden enligt strategins helheter temavis:  ”Välmående och kompetenta Vasa”, ”Attraktiva Vasa”, Klimatneutrala Vasa före 2030-talet” samt ”Möjliggörare, dvs. ekonomi, personal och ledarskap”.  Kompletterade med uppgifter från bokslutet har enligt mätaruppföljningen 33 procent av de i strategin fastställda mätarna utvecklats i en positiv riktning, i negativ riktning har 30 procent utvecklats , för 21 procent av mätarna har det rapporterade värdet inte ändrats och 15 procent har inte kunnat bedömas.   Revisionsnämnden konstaterar att det inte har satts några målvärden för mätarna, och utfallsvärdet är inte nödvändigtvis från 2022.  I och med den nya strategin har mätarna delvis ändrats från de som användes år 2021.  Trots det här kan det anses att de relativa andelarna av de mätare som utvecklats positivt och de som utvecklats negativt och de som blivit oklara har hållits i stora drag som år 2021.

I strategin fanns år 2022 totalt 66 åtgärder som kan räknas höra till de olika målen och de fördelas delområdesvis enligt följande: Välmående och kompetenta Vasa 16 åtgärder, Attraktiva Vasa 22 åtgärder, Klimatneutrala Vasa 12 åtgärder och ”möjliggörare” 16 åtgärder.  Antalet åtgärder som ingår i strategin har ökat jämfört med år 2021 med ungefär en tredjedel.  Revisionsnämnden konstaterar emellertid att rapporteringen om hur åtgärderna förverkligas har försämrats i bokslutet för år 2022.  Exempelvis i boksluten för åren 2021 och 2020 har de åtgärder som ingår i strategin rapporterats på de enskilda åtgärdernas nivå, men i bokslutet för år 2022 har bara när det gäller målen, vilka är elva, presenterats ett sammandrag utifrån vilket det är omöjligt att bedöma hur alla åtgärder har genomförts.  Strategiuppföljningen som behandlades i stadsstyrelsen i mars 2023 motsvarar bokslutet till innehållet.  Enligt strategiuppföljningen är med undantag av en åtgärdernas tillstånd ”pågående” och för en del av åtgärderna har en bedömning i ord presenterats.   På så sätt har revisionsnämnden utifrån den rapport som presenterats för stadsstyrelsen och stadsfullmäktige svårare än tidigare att bedöma hur de åtgärder som gäller målen som ställts i strategin genomförs.

Revisionsnämnden har i de tidigare utvärderingsberättelserna upprepade gånger påpekat att det inte har fastställts ansvarsparter för de åtgärder som bestämts i strategin.  I utvärderingsberättelsen för år 2020 var revisionsnämndens bedömning att problemen anslutna till ansvaret höll på att rättas till i och med att de strategiska målen i större omfattning var intagna i sektorernas och förvaltningarnas mål.  Vid uppföljningen av strategin för åren 2022–2025 har ansvaret för målen utifrån de uppgifter som revisionsnämnden fått förverkligats genom att ansvaret för rapporteringen om åtgärderna enligt strategin i stadens ekonomidokumentationssystem i första hand har satts på resultatområdesdirektörerna, varefter sektordirektörerna bedömer hur målen förverkligats som helhet.  På det här sättet är rapporteringen om målen och åtgärderna i praktiken på den direktörs ansvar som leder resultatområdet eller sektorn, och för uppgiftsinsamlingen kan till exempel en sådan person ansvara som har blivit delegerad uppgiften.  Enligt revisionsnämnden har ansvaret för målen i det nya systemet i sig fastställts, även om det inte finns någon utsedd ansvarsperson för enskilda mål eller åtgärder.  Revisionsnämnden konstaterar emellertid att det nya rapporteringssättet  i bokslutet för år 2022 har minskat uppgifterna om hur strategin förverkligas och på så sätt försvårat möjligheten att skapa sig en helhetsbild av hur strategin verkställs.

Enligt de uppgifter revisionsnämnden har fått har valet att i strategirapporteringen övergå från en granskning av enskilda åtgärder till presenterande av målspecifika sammandrag varit ett medvetet beslut vid uppföljningen av strategin.   Revisionsnämnden kan avvikande från de föregående åren i utvärderingsberättelsen inte presentera uppgifter om hur många procent av åtgärderna i strategin som har förverkligats, eftersom de uppgifter som ingår i sammandragen om förverkligandet av åtgärderna är diffusa.  Enligt nämndens uppfattning innehåller den strategirapportering som samlats in via ekonomidokumentsystemet emellertid också uppgifter som gäller åtgärder, vilka inte som sådana har rapporterats till stadsfullmäktige.  Eftersom det i stadens strategi finns bara elva egentliga mål är rapporteringen om målen presenterade som sammandrag om förverkligandet av strategin knapphändigare än under de föregående åren.   Nämnden lyfter i det här sammanhanget fram från internrevisionens årliga redogörelse omnämnandet att skyldigheten att iaktta budgeten inte bara innebär att budgeten är i balans, utan också att de uppställda målen kommer att nås inom ramen för anslagen.  Revisionsnämnden konstaterar att ändringen i uppföljningen av strategin försämrar stadsfullmäktiges möjlighet att systematiskt övervaka förverkligandet av den strategi och de däri ingående åtgärder som den godkänt.

Sammanfattning

Ärendet kan utvecklas eller uppnåendet av målet kan främjas:

Vasa stad har under verksamhetsåret 2022 från början av juni till slutet av december varit utan ledande tjänsteinnehavare som ansvarar för strategin, vilket kan anses ha påverkat ledningen av uppföljningsprocessen för strategin samt det praktiska genomförandet.  Enligt revisionsnämndens uppfattning borde stadens operativa ledning trots att en enskild direktör saknas kunna producera de uppgifter som förutsätts i uppföljningsrapporten för strategin.  Verksamhet enligt strategin är kärnan till all verksamhet inom staden, vilket innebär att det är på ledningens ansvar att rapportera om verksamheten med tillräcklig noggrannhet för stadsfullmäktige som utövar den högsta makten i staden.

Enligt revisionsnämnden har de åtgärder som fastställts under målen i strategin som godkänts år 2022 lett stadens verksamhet under året.  Ett enskilt exempel på en åtgärd som skett under året är konceptuering av ett gemensamt kundbetjäningsställe, där resultatet var att ett samserviceställe öppnades på Ekgården i februari 2023. Eftersom en systematisk uppföljning av de åtgärder som ingår i strategin emellertid saknas, är bedömning av helhetsbilden svårare än tidigare år.

Rapporteringen om målen och åtgärderna i den nya strategin har via den uppgiftsinsamling som sker i ekonomidokumentsystemet getts som ansvar åt resultatområdesdirektörerna och sektordirektörerna.   De ledande tjänsteinnehavare som är ansvariga finns emellertid inte nämnda separat i budgeten eller bokslutet, även om en sådan praxis under några tidigare år har följts.  Revisionsnämnden har i de tidigare utvärderingsberättelserna upprepade gånger påpekat bristerna i ansvarsuppgifterna för mål och åtgärder.

Ärendet eller målet har inte framskridit och/eller det har negativa verkningar:

Rapporteringen om förverkligandet av de mål för verksamheten som fullmäktige ställt upp har försämrats i bokslutet för år 2022.  Under de tidigare åren har i bokslutet rapporterats om både mätare som ingår i strategin och genomförandet av åtgärder, men i bokslutet år 2022 innehåller bokslutet ett sammandrag av de elva egentliga målen, vilket täcker bara en del av de åtgärder som hör under dem.  Mätaruppföljningen har behandlats i stadsstyrelsens under våren 2023. Revisionsnämnden rekommenderar att man vid strategirapporteringen som presenteras för stadsfullmäktige återgår till praxisen i boksluten som föregick år 2022.

– I bokslutet för år 2022 hänvisas vid de bindande målen för verksamheten till det kapitel som behandlar utfallet för driftsekonomin, i vilket ingår en rapportering om målen som ställts för resultatområdena som lyder under nämnderna.  Även om resultatområdenas mål har härletts ur stadens strategi och de har godkänts i budgeten, motsvarar de inte som sådana de bindande mål för verksamheten som stadsfullmäktige satt i anslutning till strategin.