Bra ledarskap

Mätarna för målet i anslutning till bra ledarskap är enligt den uppföljning av strategin som behandlas i stadsstyrelsen resultaten av arbetshälsoenkäten.  Arbetshälsoenkäten genomförs vartannat år, senast i mars år 2022.  Enligt de resultat som rapporterat har vitsordet för chefsverksamheten varit nästan detsamma jämfört med för två år sedan, men arbetets psykiska belastning har i den senaste enkäten ökat något.  Åsikter om ledarskap och chefsarbete efterfrågas också i arbetstagarnas avgångsenkät samt i blanketten för utvecklingssamtal.  Utvärderingen av chefsarbetet gås igenom vid egna utvecklingssamtal för ledningen, och den högsta ledningen behandlar resultaten av arbetshälsoenkäten och de utvecklingsförslag som upprättats utifrån dem.  I fortsättningen är det meningen att också en snabb- dvs. pulsenkät tas i bruk, men svårigheter i anslutning till det nya HR-systemprojektet har fördröjt bland annat den här förnyelsen.  Avgångsenkäten för arbetstagare har besvarats med ganska låg procent, och där har det framkommit viss kritisk respons om ledarskapsarbetets kvalitet.  Resultaten av avgångsenkäten behandlas i sektorernas ledningsgrupper. Revisionsnämnden konstaterar att bristerna i förfarandet att skaffa information i form av en avgångsenkät är att svaren lätt kan kopplas ihop med den som svarat och den som byter jobb är nödvändigtvis inte längre intresserad av att gå igenom saker som ansluter sig till den gamla arbetsplatsen.

Om ärenden som gäller stadens personal rapporteras årligen i den personalrapport som behandlas i fullmäktige, där det kunskapsunderlag som utnyttjas är omfattande.  I rapporten för år 2021, vilken behandlades i juni 2022, framträdde ännu effekterna av coronatiden kraftigt.  En enskild sak som utifrån rapporten kan lyftas fram är emellertid att sjukfrånvaron för den ordinarie personalen har minskat jämfört med rekordåret 2016.  Utifrån förhandsuppgifterna för år 2022 har sjukfrånvaron ändå igen ökat under året.   Stadsstyrelsen har 20.6.2022 godkänt Vasa stads nya personalprogram för åren 2022-2025, där både fullmäktigeledamöter och personalrepresentanter har inkluderats i upprättandet.  Enligt programmet är dess fokus mål som ansluter sig till tillgången på personal och kvarhållningskraften samt en utmärkt medarbetarupplevelse. I personalprogrammet har fyra fokusområden eller värdelöften fastställts, vilka är en välmående personal i en trygg arbetsmiljö, en kompetent och idérik personal, ledarskap som stöder goda framsteg samt en attraktiv och mångsidig arbetsgivare.  I personalprogrammet har också intagits fokusområdena för handlingsprogram i anslutning till arbetsförhållanden samt jämlikhet och likabehandling.  I personalrapporten för år 2021 har inte ännu åtgärder enligt det nya personalprogrammet och uppföljning av dem behandlats.

Det tredje värdelöftet som fastställs i personalprogrammet, ledarskap som stöder goda framsteg, innebär enligt  det material som behandlar Vasa stads ledarskap ett coachande och människonära perspektiv på ledarskapet.  Coachande ledarskap är både målinriktat, vilket innebär att de anställda vet vad som förväntas av dem, samt inkluderande, vilket betyder att de anställda kan delta i utvecklandet av sitt arbete.  Centralt anses det också vara att utnyttja de anställdas olikheter, vilket gör att man får ut det bästa av arbetsgemenskapen.  Det förväntas också att den anställda ska bidra med god medarbetarkompetens.   Som stöd för användningen av modellen för coachande ledarskap har sparring, mentorskap och kamratstöd erbjudits samt till exempel morgonkaffe som ordnats för chefer.  I framtiden är det meningen att vidareutveckla ledarskapsprocesserna och ledningen genom information, till exempel samarbetet då det gäller arbetarskydd och företagshälsovård.  Om det material som ingår i ledarskap som stöder goda framsteg konstateras att ledarskapet med jämna mellanrum kommer att utvärderas.  Dessutom utlovas att man inom staden förutser de konsekvenser som förändringar i verksamhetsmiljön har på personalbehoven samt strävar efter att skaffa de bästa experterna.

Revisionsnämnden vill i utvärderingen  fästa uppmärksamhet också på i vilken omfattning man i materialen behandlar situationer, där ledarskapet av en eller annan orsak har krisat till sig.  Om det coachande ledarskapet konstateras att en coachande chef handlar beslutsamt genom att ingripa i verksamheten om målen inte uppnås eller samarbetet inte fungerar.  Hur förfaringssättet genomförs i praktiken beskrivs ändå inte närmare i samma sammanhang.  Under år 2023 är syftet att bereda en guide för utmanande situationer, där man behandlar hur man tar upp till diskussion också svåra ämnen.  Till det coachande ledarskapet erbjuds också sparring av HR-controllrar, där det är möjligt att få stöd i fråga om att reagera på olika situationer och hur det lönar sig att försöka lösa situationerna.  Arbetshälso- och avgångsenkäternas samt utvecklingssamtalsblanketternas resultat gås igenom med sektordirektören och HR-controllern, så att den enheter eller chefer som är i behov av stöd kan identifieras.  Revisionsnämnden konstaterar att ett bra ledarskap behandlas i material som ansluter sig till Vasa stads personalledning i huvudsak genom positiva saker och uppmuntran.  Positiv attityd är självklart ett förväntat värde för ett bra ledarskap, men enligt nämnden är också tillräckliga mekanismer för behandling av brister som observerats vid ledarskapet mycket viktiga med tanke på personalens välmående.

De åtgärder för ett bra ledarskap som genomförts år 2022 har varit till exempel utvecklande av praxisen för belönande av personalen samt pilotprojekt för chefspassutbildningen.  Personalens ork har stötts på många sätt, till exempel genom att en ny anvisning för distansarbete har tagits i bruk, genom att erbjuda de anställda välmåendepengar i epassi på hundra euro samt genom att göra det möjligt för en del av kunderna inom företagshälsovården att delta i handledning för välmående.  De anställda har kunnat söka till olika projekt, såsom nätverket för interna utvecklare.  En utmaning för staden har de senaste åren varit att experter i nyckeluppgifter bytts ut, där det i den information som presenterats i personalrapporten om personalens avgångsomsättning inte har beaktas separat den omsättning som skett bland personal i nyckelposition.  Enligt revisionsnämnden har arbetsgivarens attraktivitet samt kvarhållningskraften för personalen intagits i materialen som behandlar ett bra ledarskap, men åtgärderna inriktas på en allmän nivå på hela personalen, vilket innebär att nyckelexperternas betydelse blir i skuggan.  Dessutom förs  i materialet inte fram en stadens centrala lednings lägesbild av genomförandet av de åtgärder som gäller ledarskap.  Bokslutets verksamhetsberättelse innehåller ett omnämnande om att stadskoncernens högsta ledning förbinder sig till att stöda etiska värden och en god ledarskaps- och förvaltningssed, men till exempel en utvärdering av ledarskapet som ingår i värdelöftet om ett bra ledarskap eller hur man lyckats i förutseendet av verksamhetsmiljön behandlas inte i det material som revisionsnämnden fått.

Sammanfattning

Ärendet eller målet har framskridit väl och/eller det har positiva verkningar:

Vasa stads nya personalprogram för åren 2022–2025 innehåller fyra fokusområden, för vilka det i programmet finns klart bestämda åtgärder som ska eftersträvas, mätare, tidtabeller och ansvarsparter. Avsikten är att förverkligandet av personalprogrammet  ska uppföljas i den årliga personalrapporten. Personalrapporten har årligen behandlats i fullmäktige vid bokslutssammanträdet i juni, och rapporterna har till innehållet varit omfattande.  Dessutom har i den lagstadgade personal- och utbildningsplanen som görs i början av varje år proaktivt behandlats personalärenden som kan förväntas komma under året. Värdelöftet för ett bra ledarskap ingår i det nya personalprogrammet.

Ärendet kan utvecklas eller uppnåendet av målet kan främjas:

Ett bra ledarskap har under år 2022 främjats med ett stort antal åtgärder, vilka har varit till exempel arbetshälsoenkät, utvecklingsplaner, samarbetsmöten med företagshälsovården, chefscoachning för coachande ledarskap samt pilotverksamhet inom chefspasset, utvecklande av belöningsåtgärder, prisgala samt personalfest, främjande av intern rekrytering och inrättande av ett nätverk för interna utvecklare, värdelöftesworkshoppar, morgonkaffe för chefer samt välmåendeprojekt som genomförts med idrottsservicen och företagshälsovårdsservicen.  Coachningen av chefer har också separat inriktats på småbarnspedagogikens resultatområde.  Enligt revisionsnämndens uppfattning har de rapporterade åtgärder som främjar ett bra ledarskap inriktats speciellt på utvecklande av personalnivån samt samarbete mellan närcheferna, vilket innebär att den ledarskapsrapportering som stadskoncernens centralorganisation för egen del producerar har en biroll i materialet.

Ärendet eller målet har inte framskridit och/eller det har negativa verkningar:

Det är oklart för revisionsnämnden hur man i staden hanterar nyckelpersonsrisker som riktas på stadens olika sektorer.  I personalrapporten för år 2021 har personalens avgångsomsättning behandlats, men granskningen är på en så allmän nivå att det utifrån den inte närmare kan bedömas hur avgångsomsättningen är bland nyckelpersoner, dvs. personer som är i ledande ställning eller besitter specialkompetens.  Inom Vasa stads högsta ledning skedde under år 2022 flera personalbyten föranledda av olika skäl, vilket hade som följd att ämnet lyftes upp också i medierna (Ilkka-Pohjalainen 2.1.2023, ”Viiteen johtajan virkaan tuli vain kourallinen hakemuksia”).  Också till exempel inom resultatområdet planläggning har det varit svårigheter att rekrytera personal till några uppgifter som förutsätter specialkompetens.  Enligt revisionsnämnden borde det vid sidan om ökande av personalens kvalhållningskraft i stadens egen verksamhet särskilt beaktas också åtgärder som inriktas på hantering av nyckelpersonsrisken.

Helheten för ett bra ledarskap som möjliggör förverkligande av Vasas strategi innehåller utöver åtgärder som gäller ledarskapskultur och de anställdas mentala välmående också åtgärder för programmering av strategin samt upprättandet av utvecklingsprogram, programarkitektur samt integrering av FN:s mål för hållbar utveckling.  För genomförandet av dessa har inga separata mätare fastställts i strategin.  Nya strategisk styrgrupper innebär förändringar i stadens styr- och ledningssystem.  En del av de element som ingår i strategin 2022–2025, såsom vissa strategiska teman samt verkställande av strategin som förverkligas genom sektorernas strategier, har bevarats som tidigare.  Nya element är styrgruppsarbete samt uppföljningssättet för strategin, den ökade växelverkan och inkluderandet  samt integrering av FN:s mål för hållbar utveckling.

I planeringsskedet för den nya strategin har man sökt exempel både från inhemska och internationella jämförelsestäder såväl då det gäller strategiarbetet som målen för en hållbar utveckling.  När det gäller styrgruppstrukturen har speciellt Esbo varit exempel.   Revisionsnämnden har behandlat strategirapporteringen som genomförts av de strategiska styrgrupperna under de första verksamhetsåret i kapital tre av utvärderingsberättelsen.   Då det gäller åtgärder för ett bra ledarskap är det meningen att styrgrupperna ska koordinera stadens programarbete och integrera strategin med målen för en hållbar utveckling.  På styrgruppernas ansvar är att styra, följa upp och utveckla temaprogrammens åtgärdshelheter, att göra ändringsförslag i anslutning till uppdateringen av strategin, fastställa de mest centrala programmen i anslutning till temat, söka utomstående finansiering, inkluderande av sakkunniga och intressenter samt i slutet av fullmäktigeperioden utvärdera hur temaprogrammet har utfallit.

Stadsstyrelsen fattade 31.3.2022 ett beslut om bildandet av styrgrupper för temaprogrammen och om val av medlemmar till dem.  Styrgrupperna består av förtroendevalda som stadsstyrelsen utsett (fyra personer), tjänsteinnehavare och sakkunniga som stadsdirektören utsett (fyra personer), representanter för koncernbolagen eller andra intressenter (tre personer) samt en sekreterare.  Dessutom har stadsdirektören, sektordirektörerna och fullmäktiges presidium rätt att närvara i styrgrupperna.  Sektordirektörerna är ordförande i styrgrupperna. Det är meningen att styrgrupperna ska sammanträda två till fyra gånger per år samt rapportera om verkställandet av och mätarna för programmet till stadsstyrelsen och fullmäktige två gånger per år.   Styrgruppernas rapportering är avsedd att ske årligen i kortare version i anslutning till den ena delårsrapporten  samt mer omfattande i anslutning till bokslutet.

Vasa stad har under de senaste åren haft ett flertal olika program i kraft, av vilka en del nyligen har upphört och en del väntar på en uppdatering.  En del av de kommunala programmen är lagstadgade, såsom välfärdsplanen för barn och unga eller kommunens klimatplan som fastställts i en lagstiftning som trätt i kraft 1.3.2023.  Vissa planer har som sådana överförts till välfärdsområdet, men den mer komplicerade kontaktytan mellan kommunen och välfärdsområdet innebär sannolikt att programarbetet fortsätter också i olika kommunöverskridande samt regionala nätverk.  Mest program har varit i kraft under helheten ”Välmående och kompetenta Vasa” och minst i anslutning till helheten ”Attraktiva Vasa”.  Enligt de uppgifter som revisionsnämnden fått är det meningen att de strategiska styrgrupperna ska vara forum för behandling av olika ärenden, vilket innebär att man i framtiden kan vänta sig att det till exempel förs en diskussion om stadens programstruktur.  Styrgrupperna sammanträder från två till fyra gånger per år och de har ingen egentlig egen budget eller personalresurs.

Flera jämförelsestäder har tagit in FN:s mål för hållbar utveckling (Sustainable Development Goals, SDG) som en del av den egna verksamheten.  Då det gäller målen för en hållbar utveckling har det i Vasa ordnats utbildning såväl för fullmäktigeledamöter, stadens personal som för styrgrupperna.  Syftet med stadens strategi är att främja förverkligandet av målen för en hållbar utveckling och strävan är att länka målen till en del av de strategiska styrgruppernas arbete.  Under fullmäktigeperioden är det meningen att ansluta minst två mål för en hållbar utveckling till temaprogrammet.  Styrgrupperna har under det första verksamhetsåret valt de mål för en hållbar utveckling som ska anslutas till deras arbete samt de viktigaste mätarna som ingår i dem.  Information om mätare för en hållbar utveckling fås via Mayor’s Indicators-tjänsten, till vilken hör den rapport om hållbar utveckling som ska inlämnas två gånger per år och innehåller information som insamlats utifrån servicetillhandahållarens egna enkäter samt offentliga källor.  Rapporten om hållbar utveckling har anslutits till uppföljningen av strategin som behandlats i stadsstyrelsen 20.3.2023.

Enligt den rapport som revisionsnämnden har fått är styrgruppernas mål för verksamheten stärkande av växelverkan samt delaktigheten.  För varje styrgrupp har fyra förtroendevalda samt deras ersättare utsetts, vilket betyder att också det politiska beslutsfattandets perspektiv finns representerat i grupperna. Revisionsnämnden har ändå inte tills vidare någon information om hur framgångsrikt de förtroendevaldas medverkan i temaprogrammens styrgrupper betjänar förverkligandet av stadsfullmäktiges styrande makt.  Enligt de uppgifter som revisionsnämnden fått är det styrgruppernas avsikt att ge en egentlig rapportering om sin verksamhet i form av ett sammandrag som bereds till fullmäktige först i slutet av fullmäktigeperioden. En årlig mellanutvärdering publiceras i samband med den ena delårsrapporten samt en rapport i efterskott i bokslutet.  Ur revisionsnämndens perspektiv skulle det vara befogat att till fullmäktige till exempel bereda årliga separata rapporteringar om temaprogramshelheterna, varvid fullmäktiges styr- och övervakningsbehörighet vid ordnandet av stadens verksamhet skulle förverkligas i full omfattning.

Sammanfattning

Ärendet eller målet har framskridit väl och/eller det har positiva verkningar:

De strategiska temagruppernas verksamhet har under år 2022 inletts som ett nytt ledningssystem för förverkligande av stadens strategiska styrning.  Genom temagrupperna är det möjligt att behandla centrala teman i strategin som fenomenbaserade helheter.  Enligt revisionsnämndens uppfattning har speciellt den åtgärd i strategin där integreringen av FN:s mål för en hållbar utveckling till en del av styrgruppens verksamhet ingår förverkligats under året.

Ärendet kan utvecklas eller uppnåendet av målet kan främjas:

Temaprogrammens styrgrupper är omfattande till sammansättningen, vilket har som följd att temagrupperna har goda förutsättningar att sammanställa uppfattningar och information som kommer från olika parter.   Emellertid kan den ordinarie sammansättningen i styrgrupperna på 12–18 personer också innebära att ansvaret för att målen förverkligas inte inriktas tydligt på någon.  Verksamhet i styrgrupper med omfattande deltagarunderlag för onekligen fram olika synpunkter och intressen.  Revisionsnämnden konstaterar att om ansvar för ledning av målen inte har fastställts klart, kan det i värsta fall ha som följd en situation där det trots koordinering av verksamheten blir oklart vad dess mål och verkningar är.

Staden har flera politikprogram i kraft, för vilka styrgruppernas uppgift  utifrån de uppgifter revisionsnämnden fått  revisionsnämndens uppgifter är att bestämma de viktigaste med tanke på temat. Dessutom kommer styrgrupperna att föreslå upprättande, uppdatering och avslutande av program.  För revisionsnämnden är det tills vidare oklart om det är möjligt att förenkla stadens programstruktur till exempel genom att kombinera program.  Revisionsnämnden konstaterar emellertid att de politiska program som fullmäktige har godkänt är en central del av styrningen av stadens verksamhet, vilket innebär att tjänsteinnehavarledningen också borde rapportera till fullmäktige eller nämnderna om deras förverkligande. Enligt revisionsnämnden är beaktande av överlappningar inom programmen motiverad:  Program som gäller är till exempel programmet för hållbara färdsätt som godkänts år 2020 samt programmet för främjande av gång och cykling som upprättats år 2021, om vilka rapporteringen för båda har varit ringa.

Ärendet eller målet har inte framskridit och/eller det har negativa verkningar:

Enligt revisionsnämndens uppfattning har rapporteringen som behandlar förverkligandet av strategin till stadsfullmäktige försämrats jämfört med det som gällde för några år sedan.  Ändringen syns som en minskning av den information om förverkligandet av strategin som presenterats i bokslutet samt en minskning av den separatrapportering som förts till fullmäktige.  I temaprogrammens styrgrupper deltar förtroendevalda representanter, men enligt revisionsnämnden borde den operativa ledningen också mer omfattande rapportera om förverkligandet av strategin som en del av den egna redovisningsskyldigheten. Styrgrupperna har inte någon egentlig egen personal, varför revisionsnämnden konstaterar att vid produktionen av rapporteringsuppgifterna är det framför allt fråga om ledning av en ny samarbetsstruktur samt utnyttjande av stadens befintliga personalresurser.