3: Vasa stads strategi samt utvärdering av målen

Sedan år 2013 har Vasa stads strategi varit stadsfullmäktiges viktigaste styrverktyg i fråga om stadens funktioner.  Under de senaste fullmäktigeperioderna har stadsfullmäktige varit tätt involverat i utvecklingen av strategin, definierat stadens mål och deltagit i beslutsfattandet som styr förankringen av verksamheten.  Revisionsnämnden anser att strategin på så sätt har blivit stadens viktigaste styrmedel.

Revisionsnämnden har utvärderat strategins betydelse som ledningsverktyg åren 2013 och 2017.  År 2013 var det centrala i revisionsnämndens utvärdering på vilket sätt stadens ledningssystem och strategiberedning möjliggör stadsfullmäktiges styrning och påverkningsmöjligheter. År 2017 granskades hur man administrativt, bland annat på förvaltningsstadgenivå, skulle anpassa stadens organisation så att den främjar förverkligandet av strategin.

I situationen år 2013 upplevde revisionsnämnden att inkluderingen av stadsfullmäktige lyckades och att den ekonomiska styrningen var mera som en del knuten till den allmänna målstyrningen.  På basis av de planer som gjorts bedömde revisionsnämnden att ledningssystemet år 2017 stödde det strategiska beslutsfattandet och gjorde stadsfullmäktiges beslutsfattande allt viktigare med tanke på utvecklingen av serviceproduktionen för stadsborna.    Revisionsnämnden har varje år upplevt att det finns behov av utveckling när det gäller verkställande och rapportering av de årliga åtgärderna som slagits fast i strategin och godkänts i budgetarna.  Revisionsnämnden anser att strategin omvandlas i stadens serviceproduktion till verklighet endast via åtgärderna.  Samtidigt bör verkställandet av åtgärderna stärkas förutom genom målstyrning även genom definiering av ansvarsparter.

Ett strategiskt delområde för Vasa stad har sedan år 2013 varit att främja befolkningens välfärd.  I stadens strategi innefattar detta  främjande av såväl kommuninvånarnas delaktighet som deras hälsa.   En delområdesmätare som använts är mätaren gällande aktivitet för hälsofrämjande som upprätthålls av Institutet för hälsa och välfärd, den så kallade TEA-mätaren.  Revisionsnämnden har under årens lopp följt med i synnerhet den del av mätaren som gäller kommunledning.  Delen som behandlar kommunledning ger i exempelform en bild av ledningssystemens funktionalitet och beskriver sålunda också med tanke på befrämjandet av befolkningens hälsa hur väl strategin har förankrats.  Mätaren som gäller kommunledning består av indikatorer för engagemang, ledning, uppföljning och behovsanalys, resurser och delaktighet.  Resurserna togs med som en del i mätaren år 2019.

Under de senaste fullmäktigeperioderna, sedan år 2013, har Vasa stads värden i TEA-mätaren som gäller kommunledning till en början stigit och därefter sjunkit.  I Institutet för hälsa och välfärds material är Vasa stads resultat år 2017 de klart bästa.  År 2017 nådde totalresultatet för  kommunledning i Vasa 90 poäng, medan det högsta resultatet var hundra poäng.  Vid den tiden när strategin förnyades, år 2013, var Vasa stads resultat 71 poäng och år 2021 är vi igen på nästan samma nivå med 77 poäng.

Vid en jämförelse av hälsofrämjande verksamhet i Vasa stad med situationen i hela landet, kan man konstatera att Vasa stads resultat år 2021 motsvarar det genomsnittliga resultatet i landet.  I synnerhet har Vasa stad under de senaste nästan tio åren lyckats med att förankra strategin, medan det har funnits mest rum för utveckling inom uppföljning och behovsanalys.

Nedgången efter år 2017 i mätarresultaten som beskriver aktiviteten inom hälsofrämjande ser ut att huvudsakligen bero på  två saker i Vasa stad.  Efter år 2018 stramades den redan tidigare svåra ekonomiska situationen åt ytterligare till följd av att stadens sparprogram intensifierades.  Därefter bröt coronapandemin ut på våren år 2020.  Ofrånkomligen har detta vid sidan av annat också påverkat erfarenheterna gällande främjandet av kommuninvånarnas välfärd och hälsa samt ledningen av det.

Enligt revisionsnämnden är det viktigt att det strategiska beredningssystemet som nu är i bruk har stabiliserat stadsfullmäktiges ledarskap och gjort de mål synliga som i Vasa har upplevts vara viktiga.  Viktigt är också att man under år 2021 har fäst uppmärksamhet på uppföljning av strategiåtgärderna under verksamhetsåret.

Likaså har man i strategiberedningen på hösten 2021 allt mera funderat på kopplingen mellan det faktiska förverkligandet av strategin och personalen som förverkligar den.  Detta har gjorts på både ekonomisk nivå och personalnivå.  Planeringen av de investeringar som behövs för att förverkliga strategin innebär att allt mera ekonomiska resurser binds till strategiförverkligandet.  Om man definierar vilka som utför förverkligandet, det vill säga ansvarsparterna, underlättas också verkställandet och uppföljningen. Utnämningen av ansvarsparter har man planerat göra genom att ur strategins delområden bilda tväradministrativa teman, för vilka vart och ett separat utses egna ledningsgrupper.

Förändringarna som mätaren som beskriver aktiviteten gällande hälsofrämjande talar för sin del om att strategin trots beredningen inte tillräckligt kan beakta förändringen som styrs utifrån.  Då påverkar plötsliga händelser betydligt mera än avsett både arbetstagarnas och kommuninvånarnas erfarenheter av strategisk ledning.  Därför borde man med strategisk planering och ledarskap allt bättre i framtiden också kunna svara på utmaningar som orsakas av alternativa utvecklingsförlopp.

Vasa stads strategi har under åren 2020–2021 i huvudsak varit likadan.  Mål, mätare och åtgärder har motsvarat varandra och de centrala mätarna som bestämts för staden har hållits oförändrade.  De centrala mätarna finns också bland en del av mätarna som mäter utfallet av målen som slagits fast i strategin.  På så sätt har deras resultat också påverkat slutresultaten i sammandragen som revisionsnämnden har gjort.  Resultaten av de centrala mätarna har också rapporterats i stadens bokslut.  Jämfört med tidigare fullmäktigeperioder är resultaten av centrala mätare i boksluten bättre à jour, med undantag av befolkningstillväxten som baserar sig på förhandsuppgifter vid årsskiftet.  Revisionsnämnden har separat gjort en illustrerad sammanställning av resultaten av de centrala mätarna, vilken presenteras nedan.

Av de centrala mätarna har Finlands lyckligaste invånare, befolkningstillväxt och ekonomin i balans utvecklats positivt.  För att bestämma lyckonivån har Vasa stad ordnat en lyckoenkät riktad till stadens invånare både år 2020 och år 2021.  Enkätresultaten presenteras på en skala mellan noll och hundra. I slutet av år 2021 nådde stadsbornas upplevda lycka värdet 73,8 och år 2020 var resultatet 72,8. Resultaten av lyckoenkäten förbättrades med över en procent trots coronaviruspandemin som pågick under svarstiden.  År 2021 svarade 1081 personer på enkäten. Antalet svarande ökade med 600 jämfört med föregående år.

I slutet av år 2021 var Vasa stads invånarantal enligt Statistikcentralen 67 615.   Vasas befolkning ökade under år 2021 med 46 personer.  Tillväxtnivån är under en procent.  Vasas invånarantal var år 2021 över tre procent högre än genomsnittligt i jämförelsestäderna.  Av jämförelsestäderna var det Björneborg som hade mest och Borgå som hade minst invånare. Medeltalet för invånarantalet i jämförelsestäderna var i slutet av år 2021 cirka 65 350 personer.  Vasas invånarantal har i proportion till medeltalet i jämförelsestäderna hållits på samma nivå de senaste åren.  Vasa stad har som mål att nå 100 000 invånare fram till år 2030.

Vasa stads överskott år 2021 var cirka åtta miljoner euro. Därigenom har Vasa stad i sin balansräkning efter bokslutet för år 2021 ett samlat överskott på något över nio miljoner euro. Revisionsnämnden anser att Vasa stads ekonomi efter en lång period med underskott har fåtts i preliminär balans. Vasa stad har som mål att uppnå ekonomisk balans. Den ekonomiska situationen i Vasas stadskoncern behandlas i kapitel sex.

Av de centrala mätarna har ökning av antalet arbetsplatser stannat av under de senaste åren.  Det finns inga uppgifter från år 2021 om mätaren som beskriver ökningen av antalet arbetsplatser, men under åren före det har arbetsplatsernas antal varit cirka 37 000. År 2018 var antalet arbetsplatser störst, men på längre sikt har ökningen från år 2016 varit cirka två procent. Vasa stad har som mål att utöka antalet arbetsplatser.

Vasa stad har satt upp ett mål om klimatneutralitet.  Klimatneutralitet bör uppnås i något skede under 2020-talet, dock före år 2030. Uppföljningen med hjälp av centrala mätare började år 2020. Även på basis av uppgifter som rapporterats i boksluten har stadens koldioxidutsläpp under uppföljningsperioden stadigt hållits på något under 250 000 ton koldioxidekvivalenter.  Koldioxidutsläppen har i strid med målet till och med ökat från år 2017 med cirka sex procent.  Uppgifterna är ännu från år 2019. Revisionsnämnden har tidigare i utvärderingsberättelsen gällande verksamheten år 2019 gjort bedömningen att målet om klimatneutralitet före år 2030 inte kommer att förverkligas utan att Vasa stad deltar i utsläppshandeln som fungerar på Europeiska unionens område.  I staden gällde år 2019 ett energi- och klimatprogram som godkänts år 2016, där målet var klimatneutralitet före år 2035.

Resultaten av Vasa stads centrala mätare beskriver också väl utfallet år 2021 för alla mätare som definierats i strategin.  Mätarnas totala resultat för året har fördelats mycket jämnt.  Grovt taget var situationen densamma också vad gäller de olika delområdena och deras mål.  Cirka 33 procent av mätarna förverkligades, cirka 33 procent förverkligades inte och cirka 30 procent kunde inte bedömas.  För år 2021 uppsattes 27 mätare gällande genomförande av verksamheten.

Resultaten för mätarna gällande invånarnas lycka och den ekonomiska balansen var positiva år 2021.  Däremot var mätarresultaten för målen gällande klimatneutralitet och sysselsättning negativa.  Att bedömning saknades berodde antingen direkt på att uppgifterna år 2021 var knappa eller att målnivån för mätaren inte hade slagits fast.  I synnerhet mätare för stärkande av stadens representativa och direkta demokrati, såsom antalet ansökta omprövningar i besluten och invånarrespons, säger som sådana ingenting om vad som eftersträvas med mätaren eller om en låg eller hög nivå för målet är bra med tanke på förverkligandet av demokrati.

Resultaten för mätarna gällande invånarnas lycka och den ekonomiska balansen var positiva år 2021.  Däremot var mätarresultaten för målen gällande klimatneutralitet och sysselsättning negativa.  Att bedömning saknades berodde antingen direkt på att uppgifterna år 2021 var knappa eller att målnivån för mätaren inte hade slagits fast.  I synnerhet mätare för stärkande av stadens representativa och direkta demokrati, såsom antalet ansökta omprövningar i besluten och invånarrespons, säger som sådana ingenting om vad som eftersträvas med mätaren eller om en låg eller hög nivå för målet är bra med tanke på förverkligandet av demokrati.

I fråga om åtgärderna är situationen en annan.  Utvecklingen som började år 2014 har lett till att i nuläget förverkligas redan två tredjedelar av de årliga åtgärderna.  Delvis förklaras detta också av att under åren 2020–2021 gällde huvudsakligen likadana åtgärder.  Därför är utfallen av åtgärderna i slutet av förra fullmäktigeperioden och år 2021 naturligt nog mycket likartade.  Av åtgärderna 2021 genomfördes cirka 80 procent helt eller delvis.  Grovt taget var det cirka 10 procent som inte förverkligades eller så kunde förverkligandet av åtgärden inte bedömas.  För år 2021 uppsattes 46 åtgärder som styr verksamheten.

Åtgärderna som gäller befolkningens lyckokänsla genomfördes i enlighet med motsvarande mätare bra år 2021.  Däremot genomfördes åtgärderna i fråga om ekonomisk balans mestadels bara delvis.  Anmärkningsvärt är att åtgärderna både vad gäller klimatneutralitetsmålet och förnuftig och effektiv egendomshantering förverkligades antingen helt eller delvis.  Samtidigt har resultaten för mätarna gällande uppfyllelsen av de här målen, såsom klimatneutralitet och reparationsskuld, ändå utvecklats negativt från stadens synpunkt.

Enskilda mera betydande åtgärder som inte förverkligats var enligt revisionsnämnden två till antalet.  Främjande av förhandlingar om kommunsamsammanslagningar med kommunerna inom pendlingsområdet, som ingår i målet för befolkningstillväxt och som samtidigt påverkar stadens attraktivitet betydligt.  En annan betydande åtgärd som inte förverkligats anser revisionsnämnden vara det omfattande byggprojektet Wasa Station, som utvecklar stadens urbanitet och bidrar till en konkurrenskraftig samhällsstruktur.

 

På basis av nationella mätare för hälsofrämjande har Vasa stads strategiska utveckling varit lyckad.  Strategin har för stadsfullmäktige blivit ett betydande styrmedel och ledningssystemet som förnyades år 2014 har befäst sin ställning när det gäller förankring av strategin.  

I strategiberedningen under år 2021 beaktades sambandet mellan det faktiska förverkligandet av strategin och personalen som genomför den.  Genom att planera investeringarna som strategin förutsatte bands samtidigt de ekonomiska resurserna tydligare än tidigare till strategigenomförandet.  Att definiera ansvarsparter för målen främjar för sin del verkställandet och uppföljningen av målen.

Strategiåtgärderna som Vasa stad godkänt för år 2021 förverkligades väl.  Av åtgärderna 2021 genomfördes cirka 80 procent helt eller delvis. Endast cirka 10 procent förverkligades inte.  På basis av de tidigare åren kommer åtgärderna som slagits fast i strategin och budgeten med nuvarande verksamhetssätt att förverkligas väl under fullmäktigeperioden.

Av de centrala mätarna i Vasa stads strategi utvecklades Finlands lyckligaste invånare, befolkningsutveckling samt ekonomin i balans positivt.  På grund av den allmänt svåra samhällssituationen bör den uppnådda ekonomiska balansen anses vara god.  

På basis av förändringarna som mätaren för aktiviteten gällande hälsofrämjande kan strategin trots beredningen inte tillräckligt beakta förändringen som styrs utifrån. Då påverkar till exempel plötsliga händelser i samhället betydligt mera än avsett både arbetstagarnas och kommuninvånarnas erfarenheter av strategisk ledning. Erfarenheterna påverkar därigenom också det praktiska förverkligandet.   

Mätarna i strategin som Vasa stad godkänt för år 2021 förverkligades dåligt. Av mätarna förverkligades år 2021 cirka 33 procent.  Cirka 66 procent av mätarna förverkligades inte eller kunde inte bedömas.  På basis av de tidigare åren kommer åtgärderna som slagits fast i strategin och budgeten med nuvarande verksamhetssätt att förverkligas till mindre än hälften under fullmäktigeperioden.

Av Vasa stads centrala mätare förverkligades klimatneutraliteten inte på eftersträvat sätt.  Utvecklingen har sedan uppföljningen som började år 2017 till och med varit negativ.  Mätaren som beskriver utvecklingen för antalet arbetsplatser är bra, men uppgifterna som är tillgängliga och värdena som rapporterats är föråldrade för nuvarande snabba beslutsfattande.  Den rätt svaga positiva utveckling som pågått under flera år är dock inte ännu i linje med de omfattande investeringar som staden har gjort.

På basis av de nationella mätarna för hälsofrämjande bör uppmärksamhet fästas på måluppföljning och behovsanalys.  Värdena, som sjunkit något från år 2017, visar tydligt att man i början av en ny fullmäktigeperiod med tillräckliga, korrekta och uppdaterade uppföljningsuppgifter samt konsekvensbedömning av besluten borde kunna visa för beslutsfattarna vilket nuläget för målen är och hurudan utvecklingen har varit.     

Med tillräckligt omfattande beredning och ledning av strategin borde man i fortsättningen allt mera kunna svara på alternativa utvecklingsförlopp och utmaningar som de ställer.  Även strategin som godkänts för en ny fullmäktigeperiod bör granskas ur det perspektivet.  Fastän det är svårt att definiera uppföljningsbara mätare för en sak, är åtgärder som godkänts i strategin och budgeten på basis av uppfyllelsen av stadens mål ett direkt sätt att förebygga risker som utmaningarna orsakar.

Uppmärksamhet borde fästas på korrelationen mellan åtgärder och mätare som slagits fast i strategin.  Nuförtiden har många mätare inget egentligt målvärde.  Samtidigt kan mätarvärdena inte utvecklas genom att bestämda åtgärder vidtas.