Beskrivning av handlingarnas offentlighet

Innehållet i och användningsändamålet för beskrivningen av handlingarnas offentlighet

För att förverkliga offentlighetsprincipen ska enheten för informationshantering upprätthålla en beskrivning av sina datalager i syfte att genomföra handlingsoffentligheten. Vasa stad är den informationshanteringsenhet som avses i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Med hjälp av beskrivningen av handlingarnas offentlighet kan stadens kunder och andra berörda parter allt bättre individualisera sina begäranden om att få ta del av innehållet i en handling så som förutsätts i 13 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Avsikten med beskrivningen av handlingarnas offentlighet är att allmänt beskriva hur informationshanteringen har ordnats i Vasa stads ärenderegister och service. I samband med beskrivningarna av datalagren finns exempel på sökfaktorer med vilka information kan sökas i de datasystem eller arkiv som respektive datalager omfattar.

Vasa stads kundregister och informationshantering

Vasa stads ärenderegister är en logisk helhet med metadata som beskriver ärendehantering. Ärenderegistret är ett register över inledda ärenden och deras behandlingsskeden med anslutande dokument och handlingar. Uppgifter som hör till ärenderegistret finns i Vasa stads ärendehanteringsystem, operativa datasystem och pappersmaterial.

Informationsservice och informationsbegäranden

I enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) har alla rätt att ta del av myndigheternas offentliga handlingar. Informationsbegäranden om Vasa stads handlingar lämnas in till Vasa stads registratur som vidarebefodrar dem till rätt aktör inom organisationen för svar. Information om stadens olika myndigheter fås vid behov hos stadens registratur.

Informationsbegäran om offentliga handlingar

Det är bra att individualisera informationsbegäran så noggrant som möjligt för att det ska vara lättare att hitta handlingen i fråga. Informationsbegäran ska individualiseras så att det av begäran framgår vilken handling eller vilka handlingar den gäller. Till exempel lönar det sig att alltid ange handlingens datum eller rubrik om de är kända. Om begäran gäller en offentlig handling behöver den inte motiveras och den som begär information behöver inte heller uppge för vilket ändamål informationen ska användas. Informationsbegäranden om offentliga handlingar kan framställas per telefon eller med en fritt formulerad skriftlig begäran till exempel per e-post.

Informationsbegäran om sekretessbelagda handlingar

När informations begärs om en sekretessbelagd handling eller sekretessbelagda handlingar, om vilka information endast kan lämnas ut under vissa förutsättningar, ska den som begär den aktuella handlingen uppge informationens användningsändamål och bestyrka sin identitet. Staden kan också begära ytterligare information om sådan behövs för att förutsättningarna för utlämnande av information ska kunna utredas.

Tidsfrister för behandling av informationsbegäranden

Information om offentliga handlingar lämnas ut så snart som möjligt, senast inom två veckor från inlämnandet av begäran. Om behandlingen och avgörandet av ärendet kräver särskilda åtgärder eller mer arbete än vanligt, lämnas informationen om en offentlig handling ut eller avgörs ärendet senast inom en månad från inlämnandet av informationsbegäran. Också behandlingstiden för utlämnande av sekretessbelagda handlingar är högst en månad.

Beroende på vilken typ av handling begäran gäller kan kommunen lämna ut de begärda uppgifterna antingen elektroniskt eller på papper eller också kan handlingarna studeras på plats.

Vasa stads datalager och datasystem

Med datalager avses helheter av datamaterial som används vid skötseln av de uppgifter som tillkommer kommunen eller vid annan kommunal verksamhet. Helheterna behandlas antingen med hjälp av datasystem eller manuellt.

Datalager

Koncernförvaltningen

• Allmänna förvaltningens datalager: handläggning av ärenden som gäller skötsel av lagstadgade uppgifter
• Personalförvaltningens datalager: anställning av personal och handläggning av ärenden under anställningen
• Ekonomiförvaltningens datalager: handläggning av ärenden som gäller ekonomiförvaltning
• Informationsförvaltningens datalager: handläggning av ärenden som gäller informationsförvaltning

Stadsmiljösektorn

• Stadsmiljösektorns datalager: handläggning av ärenden som gäller skötsel av lagstadgade uppgifter
• Fastighetsskötselns datalager: handläggning av ärenden som gäller fastighetsskötsel
• Kommunteknikens datalager: handläggning av ärenden som gäller skötsel av kommunteknikens uppgifter
• Byggandets datalager: handläggning av ärenden som gäller byggande
• Vatten- och avloppsservicens datalager: handläggning av ärenden som gäller vatten- och avloppsservice

Bildningssektorn

• Undervisningens datalager: handläggning av ärenden som gäller grundläggande utbildning och annan undervisning
• Småbarnspedagogikens datalager: handläggning av ärenden som gäller småbarnspedagogik
• Bibliotekets datalager: handläggning av ärenden som gäller utlåning, uttag av avgifter och statistikföring
• Kulturtjänsternas datalager: ordnande av service och ärendehandläggning
• Idrottens datalager: handläggning av ärenden som gäller idrotts- och föreningsfrågor
• Ungdomsservicens datalager: handläggning av ärenden som gäller ungdomsfrågor
• Stadsorkesterns datalager: ordnande av orkesterverksamhet
• Teatertjänsternas datalager: ordnande av teatertjänster
• Yrkesutbildningens datalager: handläggning av ärenden som gäller yrkesutbildning
• Fria bildningsarbetets datalager: ordnande av service och ärendehandläggning
• Grundläggande konstundervisningens datalager: ordnande av service och ärendehandläggning
• Datalagret för den grundläggande utbildningen för vuxna: ordnande av service och ärendehandläggning
• Museets datalager: ordnande av service och ärendehandläggning

Sökfaktorer med vilka handlingar kan sökas

I informationsbegärandena kan som sökfaktorer användas exempelvis personens namn, personbeteckning, fastighetsbeteckning eller ärendenummer.

Öppen tillgång till datamaterial med hjälp av en teknisk gränsyta

Datamaterialen finns inte öppet tillgängliga med hjälp av en teknisk gränsyta.

Myndighet som fattar beslut om utlämnande av information

Informationsbegäranden lämnas in till Vasa stads registratur som vidarebefordrar dem till rätt aktör inom organisationen för svar. Registraturen hjälper vid behov med inlämnandet av informationsbegäranden.

Vasa stad
Registraturen
PB 3
65101 Vasa

E-post: registraturen(at)vasa.fi