Dataskyddet inom Vasa stad

Vad är en personuppgift

Med personuppgift avses varje upplysning som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person, såsom till exempel namn, personbeteckning, hemadress, telefonnummer, bilens registernummer och patientuppgifter.

Så behandlar Vasa stad personuppgifter

Största delen av Vasa stads service baserar sig på genomförande av lagstadgade skyldigheter, det allmänna bästa och utövande av offentlig makt.  I de här fallen förutsätter behandlingen av personuppgifter inget skilt samtycke av kunden.

De inkomna personuppgifterna behandlas omsorgsfullt och de behandlas endast av de personer till vilkas arbetsuppgifter de hör. Vid behandlingen iakttas ett datasäkert förfaringssätt som beaktar kundens dataskydd.  De personer som behandlar uppgifter har tystnadsplikt och de får relevant utbildning.

Med olika loggsystem följer man upp speciellt behandlingen av känsliga personuppgifter. Datasystemen är skyddade bland annat med brandvägg och antivirusprogram som fortgående uppdateras.

Var fås personuppgifterna och varför samlas de in

Personuppgifterna fås i regel av kunden själv eller också fås de från olika myndigheters register, till exempel Folkpensionsanstalten och Befolkningsregistercentralen.

Då kunden skaffar någon service samlar Vasa stad in bara de personuppgifter som behövs för att producera servicen. De personuppgifter som samlas in bestäms enligt respektive service.

Överlåtande av personuppgifter

Personuppgifter kan överlåtas inom de lagstadgade ramarna till en annan enhet som hör till Vasa stads organisation eller till andra myndigheter, såsom exempelvis Folkpensionsanstalten eller Skatteförvaltningen.

Personens rättigheter

Kunden kan enligt dataskyddsförordningen använda bland annat följande rättigheter:

• Rätt att få information, vilka personuppgifter, hur och varför behandlas de
• Rätt att begränsa behandlingen av uppgifter till dess lagligheten i uppgiftsbehandlingen har säkerställts
• Rätt att rätta uppgifter, varvid en felaktig eller inexakt uppgift rättas
• Rätt att bli bortglömd. Den här rätten kan inte användas i de register som grundar sig på lagen
• Rätt att få tillgång till uppgifter, dvs. behandlar staden kundens personuppgifter och vilka uppgifter behandlas. För leverans av dessa uppgifter har staden en månad på sig. Ifall begäran om information är invecklad, kan den här svarstiden förlängas med två månader
• Rätt att göra invändningar, kunden kan invända mot att de egna personuppgifterna används, till exempel för att förbjuda direktmarknadsföring. Vasa stad överlåter inte personuppgifter till företag inom direktmarknadsföring.
• Information om personuppgiftsincidenter, vid en eventuell datasäkerhetsincident av hög risk är staden skyldig att meddela kunden detta utan oskäligt dröjsmål
• Rätt att lämna in klagomål till myndigheten, om kunden anser att man vid behandlingen av personuppgifter strider mot hans eller hennes rättigheter

Utnyttjande av dina rättigheter

Om du vill utnyttja dina rättigheter, ta kontakt med vederbörande ämbetsverk/institution eller använd e-tjänsten om det är möjligt.

Elektroniska tjänster t.ex. via Suomi.fi kräver en stark identifiering med bankkoder, certifikatkort eller mobilcertifikat så att du kan identifieras på ett pålitligt sätt. Uppgifterna sänds i regel utan avgift. Om begäran om uppgifter kommer ofta från samma person eller om de är ovanligt omfattande kan en skälig avgift tas ut för dem.

Begäran om granskning av registeruppgifter (pdf, 26 kt)

Insamling av uppgifter

På webbplatsen vasa.fi insamlas uppgifter om:

• med vilka enheter webbplatsen används
• från vilka webbadresser de som använder webbplatsen kommer till webbplatsen
• vilka enskilda sidor användarna besöker
• hur många användare webbplatsen har. Det hur många som besöker enskilda sidor visas endast i form av antal.

Följande samlas inte in på webbplatsen vasa.fi:

• användarnas IP-adresser.
• Personuppgifter sänds inte till tredje parter från webbplatsen.
• Information om användarens position insamlas inte närmare än på kommunnivå.

Uppgifterna är i sådan form att de inte kan kopplas till enskilda användare utan tilläggsuppgifter.

På olika blanketter kan begäras kontaktuppgifter. Endast stadens personal har begränsad tillgång till uppgifterna. De uppgifter som anges på blanketterna lämnas inte ut till tredje parter, om inget annat anges på blanketten.

Uppgifternas användningsändamål

Uppgifterna används för att säkerställa att webbplatsen fungerar tekniskt och för att säkerställa datasäkerheten samt för analys och utveckling av webbplatsen och inriktning av marknadsföringskommunikationen på nedan beskrivet sätt.

Analys och utveckling av webbplatsen

På webbplatsen vasa.fi används webbanalysverktyget Matomo Analytics, som använder uppgifterna om webbplatsen för insamling av statistikdata. Uppgifterna samlas in för att det ska vara möjligt att analysera besökarantal, det hur intressant innehållet upplevs och hur tjänsten används samt för att utveckla webbplatsen.

• Mer information om dataskyddet hos Matomo Analytics: https://matomo.org/privacy/

OBS! På vasa.fi användes tidigare analysverktyget Google Analytics. Det har emellertid inte använts sedan 11.8.2023. De uppgifter som samlades in före detta datum raderas efter 12 månader.

Kakor

På webbplatsen vasa.fi används kakor. De gör det lätt, snabbt och användarvänligt att använda webbplatsen. Kakor kan också användas för att inrikta marknadsföringen. Läs mer under Inriktning av marknadsföringskommunikation.

Användaren ombeds välja om hen tillåter alla eller endast nödvändiga kakor. Alternativt kan hen också själv välja ut de kakor som hen vill tillåta. Användaren kan också blockera tredje parters kakor och ändra sitt samtycke när som helst i inställningarna för kakor.

Kakor eller cookies är små textfiler som webbläsaren lagrar i användarens enhet. De lagras på användarens enhet endast på de webbplatser som användaren besöker. Endast den server som skickat respektive kaka kan senare läsa av och använda den. Kakor eller andra tekniker skadar inte användarens enhet eller filer och de kan inte heller användas för att använda program eller sprida skadliga program.

Chattjänstens dataskydd

Chattjänsten är en av Vasa stads kundtjänstkanaler. I chatten kan besökare skicka ett meddelande anonymt, och ingen registrering krävs av dem.

Diskussionen mellan besökaren och kundrådgivaren i chatten avlägsnas genast efter diskussionen och inga personuppgifter sparas om diskussionen. Besökaren tillfrågas inte heller om några personliga uppgifter och hen kan inte sköta sina personliga ärenden i chatten.

Under diskussionen kan besökaren också beställa diskussionshistorien till sin e-post.

Chattjänsten samlar in följande analysuppgifter om diskussionerna:

• Diskussionens tidpunkt
• Kundrådgivarens namn
• Besökarens geografiska läge (land)
• Besökarens e-postadress, då hen beställer diskussionen till sin epost. E-postadressen avlägsnas, då diskussionen har sänts till kunden.

Inriktning av marknadsföringskommunikationen

I samband med kampanjer använder vi kakor för att rikta in innehåll. Det krävs medgivande av användaren för användning av kakor för att rikta in innehåll. Kakorna hjälper Vasa stad att rikta reklam till användarna enligt hur användaren har använt webbplatsen vasa.fi eller annan service. Våra valda serviceproducenter (mediebyråer) kan som tredje part installera de här kakorna. Kakorna är permanenta. Om du inte tillåter att kakorna används, är de funktioner som gäller inriktning av innehåll inte i användning.

I sociala medier och reklam använder vi reklamkakor. För användningen av reklamkakor krävs medgivande av användaren. Med hjälp av reklamkakor kan vi placera innehåll som är riktat till dig. I marknadsföringskampanjer aktiveras kakor via våra noga utvalda marknadsföringspartner i vår nättjänst. Företagen i fråga kan använda de här s.k. tredje parts-kakorna för att förstå vilka objekt användarna är intresserade av och för att visa lämplig reklam på andra webbsidor. Tredje parts-kakor kan även användas i tjänster på sociala medier.

När det gäller inriktningen används Adform och Facebook.