Genomförande av evenemang

Evenemangssäkerheten regleras av olika lagar och författningar; exempelvis räddningslagen, hälsoskyddslagen och konsumentsäkerhetslagen ställer krav på evenemangsarrangörens verksamhet, vilka skyddar såväl evenemangsbesökarna som evenemangsarrangören. Lagarna samt anmälningarna och tillståndsansökningarna som görs på basis av dessa har även i uppgift att få evenemangsarrangören att fundera över faror och risker i anslutning till evenemanget.

Beakta att evenemangsarrangören även är ansvarig för säkerheten för service eller verksamhet som tillhandahålls av en utomstående part (t.ex. fyrverkeri). Att inkludera räddningsverket, polisen och akutvårdsmyndigheterna i planeringen av evenemanget och t.ex. vid kartläggningen av risker hjälper evenemangsarrangören att förebygga farliga situationer i vidare omfattning än tidigare.

Observera att de olika riskerna gäller såväl små som stora tillställningar. Exempelvis tält används vid evenemang av olika storlekar. Vinden tar väldigt lätt tag i ett tält och får det att flyga många meter, om tältet inte har fästs ordentligt. Sådana här olyckor är förargligt vanliga. För att fästa tält och andra konstruktioner kan man vid behov använda nästan vilka tunga föremål som helst,  från kettlebells till kanistrar fyllda med sand eller vatten. Se till att du vet vindgränserna för alla konstruktioner. Stage managern och den som är ansvarig för konstruktionerna bör ha en vindmätare.

Eventuella riskfaktorer vid evenemang

• Olyckor
• Trängsel vid stora folksamlingar (panik)
• Kollapsade konstruktioner
• Oväder
• Närheten till vattenområden
• Pyroteknik, fyrverkerishower
• Våldsdåd
• Konsumenttjänster (t.ex. flygningar och åkturer, bungyjump, tatueringar)

Om det börjar blåsa hårt:

• granska att konstruktionen håller
• ta ner/lösgör eventuella farliga konstruktioner, t.ex. banderoller och beachflaggor
• evakuera vid behov nödvändiga delar av området

Om det trots riskkartläggning och riskhantering sker ett tillbud eller en olycka under evenemanget, är evenemangsarrangören skyldig att anmäla fallet till Säkerhets- och kemikalieverket (Tukes) som övervakar konsumentsäkerheten.

Tillstånd och anmälningar som skickas till myndigheterna fråntar inte evenemangsarrangören ansvaret för eventuella olyckor. Ersättningsansvaret vid olyckor kvarstår alltid hos evenemangsarrangören. Det är bra att komma ihåg att en förenings eller sammanslutnings allmänna försäkring inte alltid omfattar en ansvarsförsäkring för publikevenemang, som ersätter skador som drabbar publiken under evenemanget. För evenemangsarrangören lönar det sig att redan i planeringsskedet ta reda på hurdana försäkringar som behövs för evenemanget.

Olycksfallsförsäkring

En olycksfallsförsäkring täcker olycksfall som drabbar evenemangsarrangören, evenemangspersonalen eller talkoarbetarna. Om evenemangsarrangören har avlönad personal, stadgas det i lagen att en olycksfallsförsäkring ska tecknas för varje anställd. Evenemangsarrangören är ansvarig för de frivilliga arbetarnas säkerhet. Kontrollera för det egna evenemangets del hurdant försäkringsskydd som är tillräckligt.

Ansvarsförsäkring

En ansvarsförsäkring täcker evenemangets ersättningsansvar för person- eller sakskador som drabbat publiken, funktionärer eller utomstående. Ansvarsförsäkringen ersätter inte skador som drabbat evenemangsarrangören, personalen eller talkoarbetarna. För att anmälan om en offentlig tillställning som görs för evenemanget ska godkännas kräver polisen att en ansvarsförsäkring tecknas.

Försäkring av föremål

Fundera på hurdana föremål som finns på ditt evenemang och vems ansvar det är att försäkra dem. Kom ihåg att komma överens om ansvaret för varje värdeföremål skilt för sig. Exempelvis instrument och förstärkare är vanliga på många evenemang och kan vara värdefulla.  För konstverk gäller egna bestämmelser.

Uppgörande av en områdeskarta

En karta över evenemangsplatsen ritas. Kartan kan i inledningsskedet vara riktgivande, men mot slutet ska detaljerna preciseras och i tillståndsskedet ska en så detaljerad områdeskarta som möjligt skickas till myndigheterna. Som kartunderlag kan man använda Vasa stads öppna kartor eller karttjänster som finns på webben. Ibland kan en flyg-/satellitbild fungera bäst.

Vid uppgörandet av kartan lönar det sig även att beakta bullerärenden, t.ex. scenens riktning. Samtidigt lönar det sig även att kartlägga byggnaderna i närområdet, så att de kan informeras om eventuellt buller eller trafikarrangemang.

Den detaljerade områdeskartan är avsedd för evenemangets produktionsteam, frivilliga arbetare, underentreprenörer och för myndigheterna. Om man vill göra en karta över området för publiken/deltagarna, kan en enklare version göras.

Ankomst och vistelse

Det är enkelt att komma till evenemang som ordnas i Vasa, eftersom man kan ta sig till staden med tåg, flyg och buss.

Vid planeringen av evenemanget är det bra att fundera på hur evenemangsbesökarna kan ta sig till evenemangsplatsen och om de förväntade besökarna kommer från Vasa, övriga Finland eller från utlandet. Besökarna bör informeras om olika färdmöjligheter. Detta lyckas då man lägger till information om trafikförbindelser och tidtabeller på evenemangets webbsidor. Det lönar sig även att överväga parkeringsplatser för cyklar och/eller vagnar.

Kollektivtrafiken och den lätta trafiken är betydligt mer miljövänliga alternativ än privatbilism, och besökarna bör därför uppmuntras att anlända till platsen med cykel, till fots eller med kollektiva trafikmedel. Besökarna kan uppmuntras att använda kollektivtrafiken exempelvis genom att stadstrafikbiljetten inkluderas i evenemangets inträdesbiljett eller att skyttelbussar kör mellan evenemangsplatsen och centrum. Vasa stads kollektivtrafik kan konsulteras om specialarrangemang och kostnader.

På områdeskartan ska man märka ut: scener och läktare, evenemangsområdets gränser och rutter till området, utrymningsvägar, lastningsrutter, eventuell parkering, gator som ska stängas av, olika funktioner (t.ex. matstånd, aktivitetsställen), info/biljettförsäljning, första hjälpen-station, hittegodsförvaring, primärsläckningsutrustning, toaletter, vid behov avfallskärl.

Det är ofta möjligt att anpassa byggen och renoveringar enligt stora evenemang, om evenemangsarrangören är ute i tid.

Om en del av besökarna till följd av evenemangets natur anländer till platsen med privatbilar, ska arrangören noggrant planera rutterna och parkeringsområdena för bilarna. I synnerhet för sommarevenemang som ordnas på helgerna lönar det sig att ta reda på om parkeringsplatserna vid offentliga inrättningar och skolor kan användas under evenemanget. För skolornas del kan rektorerna tillfrågas, medan enheten för gatutillstånd ansvarar för officiella parkeringsplatser eller uthyraren av evenemangsområdet om parkeringsområdet finns innanför evenemangsområdet. Kom ihåg att beakta tillräckligt många lite större tillgängliga parkeringsplatser så nära evenemangsområdet som möjligt i en jämn terräng.

Det är i allmänhet omöjligt att komma till evenemang i centrum eller till extra stora evenemang med egen bil, men evenemangsarrangören behöver troligtvis parkering för bilar i anslutning till arrangemanget.

Toaletter

Till evenemangsplatsen ska tillräckligt många toaletter med handtvättningsställen skaffas för publiken. I inomhuslokaler som är avsedda för evenemangsbruk finns det ofta tillräckligt med toaletter, men ibland kan man behöva komplettera kapaciteten med t.ex. flyttbara toaletter eller toaletter i närliggande objekt.

Vid utomhusevenemang används ofta bajamajor som inte förutsätter koppling till rent vatten eller avloppet, utan som fungerar med en behållare. Det finns även ekologiska torrtoaletter samt toalettvagnar eller -moduler som kopplas till vatten och avloppet. Beakta att dagvattenavlopp absolut inte lämpar sig som toalettavlopp! Fråga i god tid platsens ägare om avlopp och vattensituationen. Kom ihåg i fråga om toaletter med behållare att behållarna kan behöva tömmas vid längre evenemang. Toalettleverantören kan ge råd om detta.

Vid små utomhusevenemang som inte har utskänkning eller matservering kan man höra sig för om möjligheten att använda toaletterna i någon närliggande fastighet. Då lönar det sig att vara förberedd på att ha en ordningsvakt som övervakar användningen av fastigheten. Toaletterna ska utplaceras på ett ändamålsenligt sätt och skyltar om utplaceringen ska ställas upp på området. Enligt Valviras anvisningar ska torrtoaletterna utplaceras på ett tätt underlag så att de inte medför hälsoolägenheter på grund av lukt, hushållsvatten eller förorenad jordmån. Därtill ska det i toaletterna finnas tillräcklig ventilation som är ordnad så att lukten inte sprids till övriga utrymmen.

I samband med toaletterna ska det även finnas möjlighet att tvätta händerna. Om tvättmöjligheter inte kan ordnas exempelvis på grund av att en vattenpunkt saknas, kan desinficerande vätskor eller våtservetter användas i stället. Kom ihåg att även placera ut sopkärl i anslutning till toaletterna.

Toalettkapacitet

Det ska finnas toaletter för både kvinnor och män, och även personer med funktionsnedsättning ska beaktas. På många evenemang lönar det sig därtill att även ta i bruk några unisextoaletter. Av herrtoaletterna kan hälften ersättas med motsvarande mängd urinrännor.

Fundera på publikens sammansättning vid planeringen av toalettkapaciteten. I regel behövs det fler damtoaletter eller unisextoaletter än herrtoaletter. Fundera även på om det vid evenemanget behövs en potta, ett skötbord, en toalettsits eller andra sanitetstillbehör för barn.

Valvira har riktgivande anvisningar för dimensionering av toalettkapaciteten. Även företag som hyr ut flyttbara toaletter kan ge råd om dimensioneringen.

Beroende på tillställningens karaktär kan man avvika från det totala antalet toaletter, t.ex. om evenemangstiden är kort eller om det finns allmänna toaletter i närheten av evenemangsområdet. Antalet toaletter ska på motsvarande sätt utökas, om evenemanget pågår över fem timmar eller om det har utskänkning.

Utskänkningsområde

I regel ska evenemangets utskänkningsområde tydligt avskiljas från det övriga området (t.ex. med staket). Utskänkningsområdet kan vara beläget så att det är möjligt att följa programmet därifrån, men det får dock inte placeras framför scenen eller på utrymningsvägarna. Numera är det dock möjligt att enligt vissa kriterier ha hela evenemangsområdet som utskänkningsområde, om tillträde för minderåriga är förbjudet på hela evenemangsområdet.

För kundplatser ska en kvadratmeter per kund reserveras. Ingången till utskänkningsområdet ska placeras så att en eventuell kö inte stör de övriga besökarnas framfart. Kön av köpare kan avgränsas från dem som avlägsnar sig från utskänkningsstället med t.ex. ett staket, så att eventuella störningar av ordningen kan undvikas.

Rökning

Vid utomhusevenemang är rökning förbjuden under skyddstak, på läktare och på andra platser som direkt är avsedda för deltagare som följer tillställningen stillastående eller stillasittande, t.ex. framför scenen. Inomhus är det förbjudet att röka förutom i lokaler som godkänts för rökning. Förbudet gäller även t.ex. användning av e-cigaretter och vattenpipa.

På evenemangsområdet kan man avgränsa ett separat område för rökning, så länge tobaksröken inte kommer till det rökfria området eller inomhus. Evenemangsarrangören ska märka ut det rökfria området och rökområdet samt övervaka att rökförbudet följs genom att t.ex. ge ordningsvakterna anvisningar att hålla koll på situationen.

Djur

Enligt Säkerhets- och kemikalieverkets rekommendationer ska egna ingångar för djur uppgöras på evenemang. Att ha egna ingångar för djuren och hålla dem exempelvis i inhägnader under evenemanget främjar hygienen, minskar allergier och främjar säkerheten.

Tillgänglighet förbättrar avsevärt kvaliteten på evenemanget och dess attraktivitet. Det är en nödvändig förutsättning för många att kunna delta, men ger samtidigt en bild att ett mer trivsamt, smidigt och säkert evenemang.

Vasa stad har förbundit sig att främja tillgänglighet med sitt tillgänglighetsprogram. Även lagen förutsätter att tillgängligheten beaktas: fritidsservicen ska enligt lagen vara lika för alla. Om denna förutsättning inte uppfylls, kan det ha juridiska konsekvenser.

Den mest kända dimensionen av tillgänglighet torde vara fysisk tillgänglighet, som främjas av bl.a. hissar och ramper, anpassade toaletter för personer med funktionsnedsättning och dörrar som öppnas automatiskt. Tillgänglighet är dessutom att tänka på lösningar med tanke på funktionen och att lyssna på människor. Tillgänglighet är en fortgående process. När grunderna är i ordning, är det enklare att finslipa mindre detaljer.

Tillgänglighet förverkligas bäst när den beaktas i alla skeden vid planeringen, genomförandet och utvärderingen av evenemanget. Vid planeringen av tillgängligheten lönar det sig att ta hjälp av sakkunniga, som erbjuds av bl.a. stadens tillgänglighetskoordinator, tillgänglighetsarbetsgruppen inom rådet för personer med funktionssättning, Invalidförbundets Tillgänglighetscenter ESKE och organisationer för personer med funktionsnedsättning. Det är bra att låta användare testa tillgänglighetslösningarna innan evenemanget börjar.

Platsen

Välj en plats som är färdigt tillgänglig. Förhåll dig kritiskt till platsernas egna tillgänglighetsbedömningar. Bäst är att själv undersöka objektet – helst tillsammans med en sakkunnig. Den sakkunniga kan vara t.ex. stadens tillgänglighetskoordinator, en anställd inom en organisation för personer med funktionsnedsättning eller en frivilligarbetare. Fråga dem som är ansvariga för eller äger platsen i ett så tidigt skede som möjlig vilka tillgänglighetsarrangemang som för deras del är möjliga.

Information

Evenemangets tillgänglighet börjar redan från informationen. I all information betonas förståelighet. Ett meddelande når en större grupp människor om det förmedlas på olika sätt. I en text ska fontstorleken vara minst 12. Välj klara kontraster i allt material. Undvik text ovanpå bilder. Enligt behov kan du även producera material på ett lättläst språk. Tack vare modern teknik kan man inom webbkommunikationen enkelt använda även videor på teckenspråk. Följ tillgänglighetsanvisningarna för webbsidor, så att informationen når ut till alla användare. Det är bra om det i informationsmaterialet finns uppgifter om vem som ger mer information om tillgänglighet.

Skyltning

Ändamålsenlig skyltning hjälper besökarna att gestalta evenemangsplatsen och hitta vad de söker. Skyltningen börjar redan före ingången. På en bra skylt är texterna och figurerna tillräckligt stora och färgkontrasterna klara. Det är bra att komplettera skylttexterna med ljud, bra belysning och bildsymboler. Beakta även personer i sitthöjd vid utplaceringen av skyltarna. Placera vid alla ingångar en tydlig karta över evenemangsområdet, där även tillgängligheten framgår. Vid stora evenemang kan det vara förnuftigt att sammanställa ett separat infopaket om tillgängligheten, men i allmänhet rekommenderas att tillgänglighetsinformationen finns i samma broschyrer som den övriga informationen om evenemanget. Se till att hela personalen vid behov kan svara på frågor om tillgänglighet.

Ingång

Nära alla ingångar till evenemanget reserveras tillräckligt med tillgängliga parkeringsplatser med ISA-symbol samt utrymme för ledsagande trafik. Beakta att en färdtjänsttaxi kräver mer utrymme än en personbil. Tillträdet ska vara hinderfritt från parkerings- och hämttrafikområdet till ingången. På vintern bör särskild uppmärksamhet fästas vid att det inte finns för mycket snö på passagen och sandningsgrus som förhindrar mobilitet. Det måste finnas rum att svänga med rullstol framför ingången, så placera inte t.ex. reklamskyltar framför dörren. Det samma gäller för vindfånget. Den fria bredden på tillgängliga dörrar är minst 850 mm. Öppnande av dörrar underlättas med automatik som fungerar endera med knapp eller rörelsedetektor. Självöppnande dörrar ska öppna sig lätt. Höjden på trösklar får vara högst 20 mm. Om trösklarna är högre behövs en sluttande ramp.

Klädförvaring

Om klädförvaringen fungerar som självbetjäning, bör en del av klädställningarna placeras längre ner.

Servicediskar

Det är bra att placera servicediskar, stånd och andra ställen för uträttande av ärenden på en jämn plats på marknivå, så att det är enkelt att ta sig dit. I fråga om höjden på disken är det bra att även beakta sittande och korta kunder. Reservera stolar till disken om det är meningen att man ska vara en längre stund där. En induktionsslinga underlättar kommunikationen med kunderna. Ha särskilt bra belysning vid diskarna.

Nivåskillnader

Nivåskillnader är ett av de mest betydande och vanligaste fysiska hindren. Säkerheten i trappor kan förbättras med bra belysning, en stadig ledstång och färgkontraster som åskådliggör höjdskillnaden. För rullstolsburna kan en tröskel eller ett trappsteg var ett oöverkomligt hinder. Att bära någon är inte säkert och inte ens möjligt i alla lägen, så det lämpar sig inte som tillgänglighetslösning. Tillgängligheten i fråga om nivåskillnader kan lösas med en ramp, plattformslift eller hiss. En ramp är en lämplig lösning vid små nivåskillnader. Den ska vara tillräckligt brant, stadig och halkfri. Det ska finnas avsatser för vila längs en lång ramp. För högre nivåskillnader behövs en hiss eller någon annan plattformslift. Kontrollera att hissen fungerar innan evenemanget börjar.

Scenen

Ofta glöms tillgängligheten på scenen bort. Vid ett genuint tillgängligt evenemang är även scenen tillgänglig för artisterna.

Föreställningar

Syntolkning är en metod att förmedla en föreställning till dem som inte kan se den. Textning gör det lättare att följa föreställningen och är direkt nödvändig för personer med hörselnedsättning. Den ersätter dock inte teckenspråkstolkning, eftersom svenska kan vara ett främmande språk för personer som talar teckenspråk. Kontrollera föreställningens förstärkare och att induktionsslingan fungerar.

Läktare

I synnerhet på stora platser är det bra att reservera några rullstolsplatser på olika delar av läktaren. Placera dem där det är bra sikt och dit man enkelt kan ta sig. Rullstolsburna ska dock inte avskiljas från de andra besökarna, utan rullstolsplatserna är en naturlig del av den övriga läktaren. Om induktionssystemet bara sträcker sig till en del av läktaren, märk ut området tydligt och meddela om detta redan i biljettförsäljningsskedet.

Toaletter och andra hygienutrymmen

Kontrollera att det finns tillräckligt med toaletter på evenemangsområdet sett till antalet besökare. Det är bra att använda bildsymboler på toalettskyltarna utöver text. Anpassade toaletter för personer med funktionsnedsättning märks ut med ISA-symbol. De anpassade toaletterna är dimensionsmässigt rymligare än vanliga toaletter, eftersom man ska kunna röra sig även med en stor rullstol där och vid behov även med en assistent. Toaletterna är könsneutrala, så de kan även användas med en assistent av motsatt kön. Toaletterna får inte användas som förråd. Beakta utrymmesbehovet även i dusch- och tvättrumsutrymmena.

Inredning

Möbler ska utplaceras glest, så att det finns rum att röra sig på området. Om evenemangsområdet är stort, bör det finnas viloplatser så tätt att besökarna inte bli utmattade av promenadavstånden. Välj stadiga möbler. Samma möbler passar inte för alla, så det är bra att skaffa bord och stolar i olika höjd samt åtminstone några stolar med armstöd. Under borden ska det finnas rum så att även rullstolar ryms.

 

Att hjälpa till

Erbjud hjälp vid behov, men truga inte. Var och en kan själv bestämma när hjälp behövs. En del av personerna med funktionsnedsättning kommer till evenemanget med en assistent. Assistenten ska avgiftsfritt kunna delta i evenemanget med personen med funktionsnedsättning, eftersom hen kanske inte kan delta utan assistent. Ange tydligt i informationsmaterialet och på nätet vilka biljetter eller biljettyper som assistenter får avgiftsfritt. Man kan dock inte ta för givet att personer med funktionsnedsättning har med sig en assistent. Var förberedd på att personalen behöver hjälpa till. Den hjälp som besökarna ber personalen om är i allmänhet småskalig och inte särskilt tidskrävande. Det kan exempelvis vara fråga om att bära mat till bordet eller klä på en jacka. En möjlighet värd att beakta är att anställa allmänna assistenter till evenemanget. Exempelvis för närvårdarstuderande kan uppgiften som allmän assistent vara ett utmärkt tillfälle att bekanta sig med det blivande klientelet.

 

ÄR DITT EVENEMANG TILLGÄNGLIGT?

• Evenemangets webbsidor är tillgängliga
• En ansvarig person har utsetts för tillgänglighetsinformationen
• Assistenter får delta i evenemanget avgiftsfritt
• Evenemangsplatsen
• Marken är jämn
• Platsen är i en nivå
• För olika nivåer finns en hiss eller en sluttande ramp
• Platsen har en anpassad toalett för personer med funktionsnedsättning enligt bestämmelserna
• Nära ingången finns en tillräckligt bred parkeringsplats
• Dörrarnas fria bredd är åtminstone 850 mm
• Serviceställen och stånd
• Ställena har induktionsslinga
• Ställena ligger på marknivå
• Ställena har inga trösklar som är högre än 20 mm och saknar ramp
• Ställena har stolar
• Läktaren och scenen
• Det finns rullstolsplatser på olika ställen på läktaren
• Läktaren har induktionsslinga
• Man kan ta sig upp på scenen och till omklädningsrummen med rullstol
• Det finns en anpassad toalett för personer med funktionsnedsättning i artisternas utrymmen
• Förställningarna textas
• Förställningarna syntolkas

Fler kontrollistor för olika kulturobjekt finns på Kultur för alla-tjänstens webbsidor. På sidorna finns även information om bl.a. finansiering av åtgärder för ökad tillgänglighet.

Till uppbyggandet av ett evenemang ansluter sig bland annat tillgång till el, vatten, avloppssystem och konstruktioner.

 

Elektricitet

För att ordna ett evenemang behövs det oftast el på evenemangsplatsen. Då du bokar en evenemangsplats, speciellt om den är utomhus, fråga av uthyraren av platsen om tillgången till el.

På stadens markområden såsom torg och parker finns i allmänhet elpunkter, från vilka evenemangsarrangören har möjlighet att få el till evenemanget. Hör dig för om användningen av elpunkter i första hand hos uthyraren av evenemangsplatsen. Om elpunkter emellertid inte finns eller de inte är tillräckligt många, ta kontakt med det lokala nätverksbolaget Vasa Elektriska Ab:s kundtjänst. På kundtjänsten kartläggs genomföringsalternativen och en anläggningstidtabell planeras för en tillfällig anslutning. I stället för eller utöver en tillfällig elanslutning kan vid speciellt besvärliga objekt i stället också användas aggregat.

Fundera på förhand över var det behövs elektricitet vid ditt evenemang, och gör en lista över de funktioner som behöver el. Med hjälp av listan kan yrkesmänniskorna bedöma din elförbrukning och tillräckligt med el kan reserveras för ditt evenemang. Tillfällig el ska beställas minst två veckor innan elektriciteten ansluts. Om tillfällig el beställs efter den här tidsfristen, tas tilläggskostnader ut för den.

Vid utomhusevenemang ska speciell uppmärksamhet fästas på elsäkerheten. Elapparater ska skyddas från regn och skadegörelse. Elledningar ska hållas borta från passager och vid behov skyddas med överkörningsskydd. Elinstallationer får utföras endast av yrkesmänniskor. Vatten Om det vid evenemanget förekommer försäljning av livsmedel eller servering, måste också vatten fås till evenemangsplatsen. Dessutom lönar det sig att överväga avgiftsbelagd eller gratis vattenservering vid alla sport- och idrottsevenemang samt under varma dagar. Fundera i tid över var det behövs el vid ditt evenemang så kan yrkesmänniskorna bedöma ditt elbehov rätt.

På samma sätt som med elen, ska man förhöra sig om tillgången till vatten av uthyraren av evenemangsplatsen. Till exempel på alla stadens allmänna områden finns inte vatten tillgängligt: på de flesta av stadens torg finns en vattenpost, men i parkerna finns det inte alltid vattenposter. Om användande av en vattenpost på torget ska man avtala med torgövervakarna. Om en vattenpost saknas, ska vatten föras till platsen. Du kan beställa en vattentank till exempel av Vasa Vatten.

Om det uppstår avloppsvatten vid evenemanget, ska man se till att det leds till avloppsvattennätet eller annars behandlas ändamålsenligt. Dagvattenavlopp lämpar sig inte för avloppsvatten. Vatten som går till dagvattenavloppet leds som sådant direkt ut i vattendragen.

 

Konstruktioner

För evenemanget behövs olika konstruktioner, till exempel estrader, tält, skyddstak, stängsel, toaletter, bänkar och bord. Vid större evenemang är en estrad nödvändig för att garantera att de som uppträder syns, men även vid mindre evenemang syns de som uppträder bättre på en estrad.

Evenemangets strukturer ska vara uppbyggda så bra att de även klarar av överraskande väderfenomen såsom ett häftigt åskväder. För uppförandet av estradkonstruktionerna svarar den serviceproducent som levererar estraden, men det är på evenemangsarrangörens ansvar att säkerställa att konstruktionerna är hållbara. Vid stora evenemang och andra evenemang med omfattande konstruktioner, godkänns konstruktionerna av byggnadstillsynsmyndigheten.

 

 

Renlighet och miljö

Vid planeringen av ett evenemang ska man beakta hurdana möjligheter evenemangsplatsen i sig erbjuder för insamling av skräp. Finns det avfallskärl på platsen från tidigare? Om det finns, kan de användas vid evenemanget? För det här ska tillstånd fås av uthyraren av evenemangsplatsen.

Om man måste beställa avfallskärl till evenemanget skilt, ska de placeras runtom på området på de ställen där de mest behövs, till exempel vid utgångarna, invid passager och i närheten av matstånd. Livsmedelsförsäljning, serveringsställen och annan verksamhet som producerar mycket skräp behöver egna avfallskärl som är större än de allmänna avfallskärlen. Om evenemangets avfall sorteras, ska aktörerna informeras på förhand och sorteringskärlen ska utmärkas tydligt.

Evenemangsarrangören ska också se till tömningen av avfallskärlen ordnas. Speciellt om det är mycket besökare på evenemanget eller om det pågår livsmedelsförsäljning vid evenemanget kan man bli tvungen att tömma avfallskärlen flera gånger per dag.

Om det finns fasta avfallskärl på evenemangsplatsen och även de kan antas bli fyllda under evenemanget, ska evenemangsarrangören se till att även de töms. Tilläggsinformation om det här ger uthyraren av evenemangsplatsen.

Uthyraren av avfallskärl kan ge råd vid bedömningen av antalet avfallskärl. Det är bra att märka ut också sopkärlens platser på kartan över evenemangsområdet, så att de inte av misstag placeras på utrymnings- eller räddningsvägar.

En separat avfallshanteringsplan förutsätts vid större offentliga tillställningar, speciellt om mat eller dryck serveras där. Arrangören av en offentlig tillställning ska lämna in en avfallshanteringsplan till miljöskyddsenheten senast en månad innan evenemanget börjar.

 

Trivsel

Renlighet är ytterst viktig med tanke på trivseln. Om evenemangsområdet är skräpigt, lockar evenemanget inte nödvändigtvis till ett nytt besök. Nedskräpning leder till mera skräp, så ju snyggare evenemangsområdet hålls, desto mindre skräp lämnar man kvar där. I bakgrunden finns förutom hur avfallshanteringen lyckas konkret också en psykologisk effekt: sådant som är snyggt vill man inte smutsa ned.

Tips för ordnande av ett miljövänligt evenemang

• Gynna återvinning och återanvändning, undvik engångsprodukter.
• Möjliggör sortering till exempel på matområdena eller planera matserveringen så att allt avfall som uppkommer i samband med maten kan sorteras som bioavfall.
• Gynna ekologisk, närproducerad mat och produkter inom rättvis handel.
• Ordna i anslutning till evenemangsområdet en övervakad cykelparkering.
• Uppmuntra publik och deltagare att komma till evenemanget gående eller med cykel eller genom att använda kollektivtrafik.
• Placera soptunnorna synligt, på de centrala passagerna och på kanterna av utrymningsvägarna, och i närheten av livsmedels- och matförsäljningsstånden.

Råd från ett proffs: Om det förekommer dryckesburkar på ditt evenemang, lönar det sig att se till att de samlas in skilt: förutom att de kan återvinnas mycket bra, om de sorteras från avfallet, ger de också i form av pant pengar tillbaka. Hos oss har genomskinliga sopsäckar fungerat, dit man sätter några tomma burkar som modell. På evenemangsområdet kan också en burkpatrull cirkulera som tar burkarna från bordet eller marken och som tar emot urdruckna burkar.

Lätta knep för att minska mängden skräp och nedskräpning

• Skaffa en tillräcklig mängd tydligt utmärkta avfallskärl, placera dem invid passagerna och nära matförsäljningsplatserna och se till att kärlen blir tömda tillräckligt ofta.
• Undvik onödiga förpackningar.
• Planera matserveringen så att det uppstår så lite avfall som möjligt av den.
• Ta ut pant för flergångskärl (t.ex. stop).
• Undvik utdelning av flajrar och enskilt förpackade reklamprodukter på området.

 

 

Avfallshanteringsplan

Ekologiskhet som imagefaktor

Beaktande av miljöfrågor visar att man tar ansvar och bryr sig om, och miljövänlighet är en allt mer betydande imagefaktor och konkurrenstrumf också inom evenemangsbranschen. Vasa stad har förbundit sig till att på sitt område främja en hållbar utveckling och därför vill man också att evenemangsarrangörerna beaktar miljöfrågorna.

Evenemanget kan också ansöka om certifikat för Ekokompassevenemang, där man förbinder sig till ett långsiktigt miljöarbete och tillsamman uppgör ett miljöprogram för genomförande av konkreta åtgärder.

 

Städande av evenemangsplatsen

Om evenemangsplatsen är skräpig före evenemanget, ta kontakt med uthyraren av evenemangsplatsen. Evenemangsplatsen ska städas också under evenemanget, för att området ska hållas trivsamt. För att städningen ska gå smidigt, ska man på förhand besluta när evenemanget städas och vem som gör det. För städningen kan man också inrätta s.k. skräppatruller, till vilka frivilligt talkofolk kan tas.

Evenemangsplatsen ska städas efter evenemanget. Om skräpet inte kan samlas in för hand, ska evenemangsarrangören se till att ordna maskinell städning. För genomförande av städningen maskinellt lönar det sig att höra sig för hos uthyraren av evenemangsplatsen.

 

Marknadsföringsplan

Marknadsföringen av ett evenemang inleds med uppgörandet av en plan. Till en början utgår man alltid från förståelse för det egna evenemanget: vad är evenemangets koncept, vilken är dess målgrupp, vad är det för speciellt med det och hur avviker det från andra.

Efter det här analyseras utgångsläget för marknadsföringen: hur känt är evenemanget nu och vilket rykte har det? Både själva evenemanget och marknadsföringen kan också granskas separat med hjälp av olika färdiga modeller, exempelvis SWOT-modellen (styrkor, svagheter, möjligheter och hot).

Då utgångsläget är fastställt, sätts mål för marknadsföringen: Vad vill man nå med marknadsföringen? Vilken är marknadsföringens centrala målgrupp? Vad vill man speciellt satsa på? Marknadsföringskanalerna och genomföringssätten väljs främst utgående från målgruppen. På valet inverkar dessutom bland annat budgeten och det egna kunnandet.

Intern information

Hur framgångsrikt evenemanget i allmänhet och dess marknadsföring är beror i stor omfattning på det interna informationsutbytet. Med intern information säkerställs att alla vet vad som gäller, vilken uppgift som sköts av vem, vilka saker som är offentliga och vilka åtgärder som vidtas som följande. Varje evenemangsorganisation ska välja de lämpligaste kommunikationskanalerna åt sig beroende på organisationens storlek och kultur.

Sociala medier

Nästan varje evenemang marknadsförs nuförtiden på sociala medier. Fördelarna med sociala medier är deras förmånlighet, socialitet, möjligheten att skräddarsy olika meddelanden för olika mottagare och snabbheten. Den viktigaste egenskapen är uttryckligen socialiteten. Fastän man i sociala medier kan publicera meddelanden och annonser effektivt, är dess egentliga styrka dock att vara i kontakt med människor som är intresserade av evenemang. I sin enklaste form kan kontakten vara att svara på meddelanden och enkla frågor, men den kan också innebära omröstningar och tävlingar och projekt, där allmänheten har en stor roll.

Lämpliga kanaler för intern information: e-post, snabbmeddelandeservice (t.ex. WhatsApp) projekthanteringsverktyg, kaffebordssamtal, anslagstavla

Det lönar sig att utse en ansvarig för sociala medier för varje evenemang, på vars ansvar de är att regelbundet vara i kontakt med allmänheten via sociala medier. Regelbundenheten är väsentlig. Det lönar sig att göra en plan för sociala medier, där man realistiskt planerar hur ofta man kommunicerar i olika kanaler. Beroende på kanal kan man tänka att uppdateringar publiceras året runt till exempel en gång per vecka med en tätare takt på ca en gång per dag tiden direkt före evenemanget. I kanalerna finns här betydande skillnader: till exempel i Twitter kan man bra publicera många gånger per dag också om samma ämne, medan det i Facebook skulle vara för mycket. Det är viktigt att säkerställa att publiceringarna är tillräckligt regelbundna, eftersom en inrättad men inte uppdaterad kanal ger ett dåligt intryck av hela evenemanget. Om uppdateraren av sociala medier till exempel är på väg på semester, ska hen innan semestern göra upp regelbundna publiceringar som kommer fram för publicering vid en bestämd tidpunkt. Även i den här situationen är det emellertid bra om någon kan vara reserv ifall det kommer frågor från allmänheten via sociala medier, kommentarer förutsätter moderering eller något oväntat händer (betydande säkerhetshot, någon uppträdande artist insjuknar/dör osv.)

Vasa stad gör evenemangssammandrag i sociala medier samt lyfter fram evenemangen med hjälp av publiceringar. Kom alltså ihåg att förmedla uppgifter och reklambilder även till stadens kännedom viestinta@vaasa.fi.

Meddelande

Ett  meddelande är ett traditionellt men fortsättningsvis huvudsakligen fungerande sätt att berätta om ett evenemang speciellt för medierna. Meddelandet görs som en artikel, vilket gör att den kan publiceras som sådan. Till meddelandet lönar det sig alltid att bifoga en bild eller en länk till en video.

Fundera då du skriver vem du vill att ska läsa din nyhet. Medierna måste bli intresserade av meddelandet, men dess egentliga målgrupp är de som läser medierna. Fundera över vad läsaren som du vill nå är mest intresserad av och hur du kan berätta ditt ärende så enkelt som möjligt.

För olika medier kan separata meddelanden upprättas. Stads- och lokaltidningen eller –radion är mest intresserade av uttryckligen Vasas eller Österbottens perspektiv, de nationella medierna ett mer omfattande perspektiv och specialmedierna det perspektiv som ansluter sig till deras bransch. Om man får något intressant, speciellt av-material om evenemanget, kan det bli en lättsam slutkläm på nyheten.

Tidningar, radio och tv

Tidningsannons

Att annonsera i tidningen är ett populärt sätt att informera om evenemang. Speciellt dagstidningar är snabba medier, dit en annons i bästa fall kan fås redan till nästa dag. Gratistidningar når ofta den stora allmänheten, även om man kanske läser bara några sidor i dem.  Tidskrifter för sin del blir ofta noggrannare lästa, men de utkommer mer sällan – man måste fundera över hur man ska motivera människor att köpa biljett eller fatta ett beslut om deltagande i ett evenemang veckor eller månader före evenemanget.

Av några tidningar finns en nätupplaga, andra har mer kortfattade webbsidor Användarprofilen för nätversionerna kan vara en annan än den tryckta tidningens. Det lönar sig att utreda om man vill att den egna annonsen syns i någon form i nätversion.

Populära tidningar och gratistidningar i Vasa och närregionen är bland andra: Vaasan Ikkuna, Pohjalainen, Vasabladet, Österbottens tidning, Mega-tidningen…

Radio- och tv-reklam

Reklam i radio och teve ger en möjlighet att med hjälp av ljud och bild få det egna evenemanget till den stora allmänhetens kännedom. Speciellt i radio måste man satsa på antalet upprepningar. Priset på radio- och tevereklam beror på ett avgörande sätt på antalet upprepningar och tiderna då de sänds, men kostnaden är i allmänhet ganska stor.

I Vasa och Österbotten finns bl.a. Radio Vaasa och YLE Vega. Många nationella radiokanaler hörs också i Vasa.

Evenemangskalender

Vasaregionens evenemangskalender vaasa.fi/sv/evenemang, events.vaasa.fi och Österbottens evenemangskalender events.osterbotten.fi/evenemang/ använder samma teknik i grunden. I kalendrarna hittas nu alla regionens evenemang – stora som små. Invånare, turister och alla andra som söker evenemang hittar dem nu lätt. Evenemangarrangörerna behöver bara fylla i sitt evenemang på ett ställe. Detta underlättar marknadsföringen av evenemang. De evenemang som är inmatade i kalendern är de evenemang som vi lyfter i stadens och hela regionens marknadsföring. Vasa stad gör varje veckan evenemangssammandrag till Instagram från evenemangskalender.

Österbottens evenemangskalender drivs av Österbottens förbund och KulturÖsterbotten och täcker hela landskapet. Vasa.fi är webbplatsen för Vasa stad, Visit Vasa, VASEK och Kvarkens skärgård.

Länken till evenemangskalender

Utomhusreklam

Syftet med utomhusreklam är att nå människorna som rör sig i staden. Med den når man sålunda en stor mängd olika människor, bland annat de som inte följer med sociala eller andra medier. Olika utomhusreklamformer är bland annat banderoller, reklamtavlor, evenemangsanslagstavlor, digitala skärmar och bussar.

Reklamtavlor

Olika aktörer hyr ut stora reklamtavlor som finns till exempel invid gator, i köpcentrum, på busshållplatser, stationer, parkeringshallar och roterande pelare. Aktörer inom branschen är i Vasa bland annat JCDecaux, Atlas media och ClearChannel.

 

Digitala skärmar och medieskärmar

Utöver platser som avsetts för tryckta affischer finns det i Vasa digitala skärmar, där reklammaterialet levereras i digital form. Fördelen med det här är att evenemangsarrangören inte behöver betala för tryckningen av materialet. Dessutom möjliggör många av de här skärmarna också användning av rörliga bilder.

 

Bussar och andra kommunikationsmedel

Inne i en del av Vasas kollektivtrafikbussar finns digitala skärmar, som kan ha en orörlig eller kort rörlig bild. I vissa bussar finns också andra reklamplatser inne.

Förutom i bussarnas innerutrymmen är det också möjligt att göra reklam på bussens utsida. Vanligast är att man gör en tejpning på bussens utsida, men på en del av bussarna kan man också tejpa nästan hela baksidan och använda till och med tredimensionella element.

Råd från ett proffs: Satsa på utomhusreklam just före evenemanget. På så sätt får du synlighet i gatubilden för evenemanget, du väcker människornas intresse, höjer stämningen och kan locka med spontana evenemangsbesökare.

Mindre vanliga kommunikationsmedel för utomhusreklam är taxibilar, cyklar och promobilar.

Affischer och flajrar

Affischer och flajrar kan sättas upp bland annat på Vasa stads officiella anslagstavlor och genom att begära tillstånd i bibliotek, affärer, restauranger, kaféer samt i idrotts- och hobbylokaler. Man kan vara mycket kreativ då det gäller platserna, men det är bra att minnas att affischer i allmänhet inte får sättas upp utan tillstånd och flajrar som delats ut till ointresserade och flyger omkring på marken skräpar bara ner och går till spillo.

För- och sidoevenemang, flashmobbar och jippon

Evenemangsreklam behöver inte begränsas till de bekanta kanalerna. Upplevelsejippon stannar kvar i minnet och väcker känslor. Reklam för ett sommarevenemang kan till exempel göras genom att ett litet förevenemang ordnas på vårkanten.  Reklam för ett evenemang som ordnas längre från centrum kan göras genom att ett mindre evenemang ordas samtidigt i stadskärnan. En välplanerad flashmob väcker för sin del alltid intresse, om bara flashmob-stället är sådant där den önskade målgruppen rör sig. För jippon i köpcentrum och på gatan behövs i regel tillstånd.

Kriskommunikation och kommunikation i specialfall

Inget evenemang är riskfritt, så evenemangsarrangören ska alltid förbereda sig förutom på riskerna även på kommunikation om dem. Vid kriser kan kommunikation i vissa förhållanden till och med rädda människoliv. Åtminstone det ger en professionell och trovärdig bild av evenemangsarrangören och minskar eventuell dålig publicitet.

Evenemangets säkerhetschef, huvudansvariga och marknadsförings-/kommunikationsansvariga måste alltså gå igenom eventuella krissituationer samt det som berättas om dem och genom vilka kanaler. Om det är fråga om en nödsituation, måste man koncentrera sig på en effektiv och snabb kommunikation. Om det igen är fråga om ett icke akut specialfall som medför dålig publicitet, lönar det sig att berätta om fallet så öppet som möjligt och utan beskyllningar. Om man försöker hålla någon detalj hemlig och den senare kommer ut i offentligheten, kan imageförlusten vara betydande. I icke-akuta situationer är det i allmänhet bäst att en person som är i ledande ställning berättar om situationen.  Det här ger ett intryck av att organisationen bär sitt ansvar som sig bör. En sakkunnig inom kriskommunikation kan vid behov förbereda personen för kommunikationssituationen.

Krisen kan till sin natur också vara intern. Evenemangets ekonomiska framgång kan till exempel bli klart under det önskade, vilket kan inverka på arbetsförhållandena för dem som arbetat med evenemanget eller på den arrangerande organisationens övriga ekonomi. Också i de här fallen ska högsta ledningen berätta om situationen och söka lösningsmodeller. Ändamålsenligt skötta försäkringar garanterar vanligen att löner och betydande ekonomiskt ansvar kan skötas.

 

Kriser och specialfall som man måste förbereda sig på att informera om

• Säkerhetshot (t.ex. yttre hot, brand, instabila konstruktioner, folkträngsel)
• Snabb förändring i evenemangstidpunkten eller -platsen
• Inställande av framträdande/programnummer
• Inställande av hela evenemanget
• Ekonomisk förlust
• Sjukdoms-/dödsfall

Hörnstenar för en lyckad marknadsföring på sociala medier

• Regelbundna uppdateringar
• Inbjudande av allmänheten till dialog
• Bilder, videor och annat levande innehåll
• Snabba reaktioner
• Anpassande av innehåll till olika kanaler och olika målgrupper
• Val av rätt kanaler
• Sporadiska specialprojekt såsom tävlingar, omröstningar och jippon
• För följare reserverat ett VIP-innehåll (t.ex. titt bakom kulisserna, making of-innehåll)

• Huvudansvarsperson som vid behov får fatta alla beslut
•  Ansvarspersoner för de övriga delområdena
• De väsentliga kontaktuppgifterna till alla anställda/frivilliga, speciellt telefonnummer, där man kan nå personen under evenemangsdagen. T.ex. åt stage manager alla artisters/artistrepresentanters telefonnummer: ordningsvakternas chefs kontaktuppgifter, kontaktuppgifter till första hjälpen; kontaktuppgifter till alla eventuellt låsta utrymmen.
• Sociala medier: vem sköter sociala medier på evenemangsdagen?
• Fotografering/videofilmning
• Mottagande av artister/deltagare/anställda och frivilliga/gäster
• Backstage, läktarplatser, väntrum, pressrum: säkerställande av beredskap för dessa, granskning av renligheten,  skyltning till dessa, utdelning av pass/armband till anställda, ordningsvakter/teknik/artister osv.
• Vid behov pass/armband i olika färger eller med foto
• Granskning av konstruktionerna
• Soundcheck (mellan kl. 7-20, helst på dagen)
• Testning av tekniken (t.ex. ljus, videokanoner, datorer)
• Mottagning av räddningsmyndigheter och deltagande i inspektionen
• De anställdas arbetsskift, lunchraster, toalettpauser
• Anställdas kläder med tanke på väderförhållandena
• Uppbyggande av ett infoställe och utrustning; personal vid infostället
• Hittegods: ska förvaras inlåst
• Förstahjälpen- och förstasläckningsutrustning
• Briefing med ordningsvakterna
• Telefoner/radiotelefoner Vem sätter på strömmen och öppnar elskåpen?
•  Måste vatten/uppvärmning/ventilation sättas på separat?

Vad ska tas med?

• Tillstånd för evenemanget för kontroll
• Karta över evenemangsområdet
• Alla behövliga nycklar (elskåp, backstage)
• Buntband, tejp, nitpistol och nitar
• Tusch, pennor, papper, papp
• Avfallssäckar, handdukar, hushållspapper
• Regncape, solglasögon, vattenflaska, matsäck (produktionsteamet hinner inte alltid avlägsna sig för att äta)

Tips från ett proffs: Om du vid evenemanget måste vara länge utomhus på evenemanget i kall luft, lönar det sig att ta med en helt ny klädomgång inklusive underkläder och förvara dem varmt. Då du byter om till dem värmer de överraskande bra.

Tips från ett proffs: De vanligaste frågorna vid infostället gäller wc-utrymmen, rökrutor, förstahjälpenställen och måltider eller kaffeställen. De här områdena lönar det sig att märka ut mycket synligt och att säkerställa att hela personalen (inkl. ordningsvakter kan visa vägen till de här ställena.

Nedmontering och städning

Evenemangsarrangörens arbete är inte över då evenemanget är slut. Det är på evenemangsarrangörens ansvar att se till att evenemangsstället blir städat, att evenemangskonstruktionerna nedmonteras och att hyrd och lånad utrustning återlämnas. I god tid före evenemanget ska man komma överens om vem som svarar för nedmonteringen och med vilken tidtabell det görs.

Dokumentation

Speciellt vid återkommande evenemang är det viktigt att anteckna under och efter evenemanget vad som gjordes, vad som fungerade och vad som kunde förbättras till nästa år. Det här minskar betydligt besvären följande år speciellt om en del av personalen byts ut under tiden.

Utvärdering och respons

Efter evenemanget är det dags för utvärdering. Man ska gå igenom, vad som varit lyckat och i var man kan göra förbättringar. Utvärderingen kan göras med en responsenkät och ett utvärderingsmöte. Vid planeringen av evenemanget är det bra att också besluta om utvärderingstidtabellen och av vem respons samlas in och hur den sammanställs. Responsen analyseras och genomgås vid utvärderingsmötet. I evenemanget deltar alla parter som deltagit i arrangemangen för evenemanget, samarbetsparter och vid behov myndigheter.

Eftermarknadsföring och tack

Evenemangsarrangören ska också sköta om eftermarknadsföringen. Samarbetsparter och frivilliga ska få tack till exempel per e-post och evenemangsdeltagarna via sociala medier och nätsidor.  Samtidigt kan man redan marknadsföra följande evenemang.

Rapportering

Om evenemanget har fått till exempel stipendier eller offentligt stöd, har man skyldighet att rapportera om evenemangets förlopp och ekonomi i efterskott.