Behandling av personuppgifter

Effica/Edlevo-systemet används för att sköta lagstadgade och av nämnden för fostran och undervisning tilldelade uppgifter.

Med hjälp av systemet sköts klient- och beslutsuppgifter inom den kommunala och den privata småbarnspedagogiken, klientfakturering, servicesedelsutbetalning samt statistikföring.

Systemet fungerar som hjälpverktyg vid produktionen av småbarnspedagogiska tjänster och betjänar olika skeden i klientarbetet.

Registrets informationsinnehåll:

• Befolkningsregisteruppgifter för Vasa stads invånare
• Klientens personuppgifter: personbeteckning, namn, adress, telefonnummer, e-postadresser, hemkommun, bostadsområde, områdeskod, modersmål, medborgarskap, kontaktspråk, civilstånd, spärrmarkering för adress, yrke, arbetssituation, arbetsplats och -adress
• Familjesammansättning
• Uppgifter i ansökan
• Uppgifter om servicebehovet
• Uppgifter om barnens placering
• Familjens inkomstuppgifter, uppgifter som hänför sig till klientavgifter och värdet på servicesedeln
• Beslut om dagvård/småbarnspedagogik, beslut om förskoleundervisning, beslut om klientavgift, beslut om rätt till servicesedel, beslut om värdet på servicessedeln, beslut om servicepenning och tillkännagivanden till ifrågavarande personer
• Uppgifter om vårdplatsen
• Vårdtider, närvaro- och frånvarouppgifter
• Uppgifter om verksamhetsenheterna

Uppgifterna i registret är tillgängliga med vissa användningsbegränsningar som hänför sig till arbetsuppgiften. Uppgifterna i registret är sekretessbelagda. Personalen som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt, som fortsätter också efter att anställningsförhållandet har upphört. Användningsrätt till systemet förutsätter ett skriftligt avtal om tystnadsförbindelse.

Dataskyddsbeskrivning – Effica (word) (pdf)

Läsnä–systemet

Användningsändamål:

• Tidpunkterna för barnets in- och utloggning, frånvaro, lovtider
• Tidpunkterna för familjedagvårdarnas in- och utloggningar, utbildningar, semestrar, frånvaro
• Fotografering/inspelning enligt givna tillstånd
• Upprätthållande och hantering av kontaktuppgifter elektroniskt
• Familjedagvårdens kostnadsersättningar

Dataskyddsbeskrivning – Läsnä  (word) (pdf)

Edlevo App

Användningsändamål:

• Emottagning av en plats inom småbarnspedagogiken
• Elektroniska beslut
• Meddelande av vårdtider
• Meddelande av plötslig frånvaro
• Uppsägning av en plats inom småbarnspedagogiken

Läs mera här.

Vårdnadshavarna till barnen inom småbarnspedagogiken och förskoleundervisningen får information om ärenden som gäller barnens vård och undervisning via den elektroniska tjänsten Wilma.

När vården inom småbarnspedagogiken inleds får vårdnadshavaren ett så kallat nyckelkodsbrev samt anvisningar om hur Wilma-användarnamnet skapas. Användarnamnet är personligt, vilket innebär att varje vårdnadshavare har ett eget användarnamn. Vårdnadshavarna kan vid behov begära användarnamnen via gruppens lärare/familjedagvårdaren.

Användningen av Wilma fortsätter med samma användarnamn, när barnet går över till den grundläggande utbildningen.

Mera information om ibruktagandet av Wilma-användarnamnen:

• Förvaltningssekreterare Therése Kangas, tfn 06 325 3202, therese.kangas@vasa.fi
• Förvaltningssekreterare Katri Kannasto, tfn 06 325 2628, katri.kannasto@vasa.fi
• varhaiskasvatus.wilma@vaasa.fi

Primus-Dataskyddsbeskrivning

Informationsresursen inom småbarnspedagogiken (Varda) är en lagstadgad nationell informationsresurs, som innehåller uppgifter om aktörer och verksamhetsställen inom småbarnspedagogiken, barnen som deltar i småbarnspedagogiken, deras vårdnadshavare samt personalen.

Med informationsresursen främjas utveckling och beslutsfattande, statistikföring och undersökning av småbarnspedagogik samt skötsel av myndighetsuppgifter. För underhållet av informationsresursen ansvarar Utbildningsstyrelsen.

Enligt lagen om småbarnspedagogik är kommunen skyldig att föra in uppgifter om den som tillhandahåller småbarnspedagogik och verksamhetsställena samt uppgifter om barnen i Varda.

Uppgifterna som lagras innehåller personuppgifter för de barn som deltar i småbarnspedagogik. Barnens personuppgifter som förs in i Varda är:

• namn, personbeteckning, modersmål, hemkommun och kontaktuppgifter
• verksamhetsställe där barnet deltar i småbarnspedagogik
• datum för inlämnande av ansökan
• begynnelse- och slutdatum för beslutet eller avtalet
• omfattningen av barnets rätt till småbarnspedagogik räknat i timmar och uppgifter om hur den används
• uppgift om anordnande av småbarnspedagogik i form av skiftomsorg för barnet
• form för anordnande av småbarnspedagogik

https://www.oph.fi/sv/tjanster/informationsresursen-inom-smabarnspedagogiken-varda

Dataskyddsbeskrivning – Varda (word) (pdf)

Uppgifter gällande barnen i Vasa stads förskoleundervisning överförs automatiskt till den nationella informationsresursen Koski.

Informationsresursen innehåller uppgifter om elevens verifierade kunskaper från enskilda studieprestationer till examensnivån. På så sätt får medborgare och myndigheter de utbildningsuppgifter de behöver på ett pålitligt sätt från ett ställe.

Behandling av personuppgifter i informationsresursen Koski