Ansökningstiden för marknadsföringssamarbete med idrottslag börjar 1.2.2023

Lagen som uppfyller kriterierna kan lämna in en ansökan om marknadsföringssamarbete under ansökningstiden 1–15.2.2023.

Tidtabell:

• 1–15.2 skicka ansökan med bilagor till registraturen
• 28.2 kompletteringar av ansökningarna ska vara framme
• 20.3 stadsstyrelsen behandlar ärendet
• 31.3 idrottsföreningarnas öppna fakturor hos staden och dess dotterbolag granskas
  • om det finns utestående fordringar, dras summan bort av det beviljade marknadsföringsanslaget
• 3.4 avtalen skickas för underteckning
  • idrottsföreningarna skickar en faktura (Obs! Mer detaljerad information om mervärdesskatten senare i texten)

Kriterier för marknadsföringssamarbetet

• Grenen är en officiell gren inom olympiska kommittén, dvs. den har ett eget grenförbund under kommittén och en nationell serie
• Hur vanlig och känd grenen är i Finland, (mätare är antalet vuxna +18-åriga licensspelare enligt gren) och serienivån enligt följande:
  • kategori 1: (över 10 000 licensspelare och grenens två högsta serienivåer (fotboll och ishockey)
  • kategori 2: över 1 000 licensspelare och grenens högsta serienivå (futsal, boboll, amerikansk fotboll)
  • kategori 3: under 1 000 licensspelare och grenens högsta serienivå
• Nationell synlighet föregående år (mediesynlighet i TV och på webben samt nåbarhet på kanaler i sociala medier utanför det egna området). Därtill genomsnittet av antalet åskådare på bortamatcher (egen rapport inlämnad av föreningen).
• Förverkligandet av föregående års marknadsföringssamarbete (vad som överenskommits i avtalet), om samarbete genomförts föregående år (egen rapport inlämnad av föreningen).
• Preliminär marknadsföringsplan där den synlighet som staden får i marknadsföringssamarbetet ingår.
• Kriterierna inverkar på den beviljade summan för marknadsföringssamarbetet
• Vid marknadsföringssamarbetet beaktas också likabehandlingsaspekten i enlighet med stadens jämställdhets- och likabehandlingsplan.
• Ett separat avtal om marknadsföringssamarbetet ingås med varje lag och genomförandet av samarbetet förutsätter att avtalsvillkoren följs. Den beviljade summan för marknadsföringssamarbetet kan återkrävas delvis eller helt om avtalsvillkoren inte följs.

I marknadsföringssamarbetet ska ingå åtminstone

• • Logosynlighet för staden (t.ex. på speltröjor, sargreklam, i matchmeddelanden, på kanaler i sociala medier)
  • Överenskommet antal biljetter till matcher
  • Användning av överenskomna hashtaggar i avtalat antal postningar på sociala medier i lagets kanaler på sociala medier
  • Ifyllande av hemmamatcherna i evenemangskalendern (www.vasa.fi/evenemang)
    • Lagets matcher ska publiceras i Vasaregionens evenemangskalender senast inom två veckor från det att matchtidtabellerna har offentliggjorts
  • Samt eventuellt annat samarbete (t.ex. på evenemang och i kommunikations- och marknadsföringskampanjer)

  Om staden eller bolag som hör till stadskoncernen har fordringar hos en förening som beviljats anslag för marknadsföringssamarbete, kvitteras fordringarna först för betalning från den summa som överenskommits för marknadsföringssamarbetet.

Viktig information om faktureringen:

Stadens och dotterbolagens fordringar hos idrottsföreningarna granskas 31.3.2023. Fakturor som kvitterats före det beaktas, resten av de öppna fakturorna kvitteras från summan på fakturan som föreningen skickar. Fordringarna granskas på basis av idrottsföreningens FO-nummer.

Idrottslag som är momsskyldiga för sin verksamhet skickar en faktura med moms (den beviljade summan för marknadsföringssamarbetet + 24 % i moms). Idrottslag som inte är momsskyldiga skickar en faktura på den beviljade summan för marknadsföringssamarbetet med 0 % i moms och en utredning om fakturans momsfrihet.

Ansökningsformulär: Marknadsföringssamarbete-formulär (pdf)

Ansökningsformuläret och de bilagor som behövs ska skickas elektroniskt: kirjaamo@vaasa.fi senast 15.2.2023.

Bilagor som krävs i ansökan:

• Nationell synlighet föregående år, egna rapporter inlämnade av föreningen:
  • Mediesynlighet tv och webb
  • Nåbarheten för lagets egna kanaler på sociala medier utanför det egna området
  • Genomsnittligt åskådarantal på bortamatcher
• Ifall marknadsföringssamarbete genomförts under föregående år: Rapport över förverkligandet av marknadsföringssamarbetet enligt de punkter som antecknats i avtalet.
• Preliminär marknadsföringsplan där den synlighet som staden får i marknadsföringssamarbetet ingår
• Tidpunkt för publicering av matchtidtabellen
  • inom 2 veckor från det att tidtabellen offentliggjorts ska matcherna finnas publicerade i Vasas evenemangskalender

Mer information:

Mika Lehtonen, chef för idrottsverksamheten, +358407187034
Leena Forsén, kommunikationschef, +358406350762

E-postadresserna är i formen fornamn.efternamn@vaasa.fi