Henkilötietojen käsittely

Effica/Edlevo-varhaiskasvatusjärjestelmää käytetään lakisääteisten ja kasvatus- ja opetuslautakunnan antamien tehtävien hoitamiseen.

Järjestelmällä hoidetaan kunnallisen ja yksityisen varhaiskasvatuksen asiakas- ja päätöstietojen ylläpito, asiakaslaskutus, palvelusetelimaksatus sekä tilastointi.

Järjestelmä toimii apuvälineenä varhaiskasvatuspalvelujen tuottamisessa ja palvelee asiakastyön eri vaiheita.

Rekisterin tietosisältö:

• Vaasan kaupungin asukkaiden väestörekisteritiedot
• Asiakkaan henkilötiedot: Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, kotikunta, asuinalue, aluekoodi, äidinkieli, kansalaisuus, asiointikieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, ammatti, työtilanne, työpaikka ja -osoite
• Perhekokoonpano
• Hakemustiedot
• Tiedot palvelun tarpeesta
• Lasten sijoitustiedot
• Perheen tulotiedot, asiakasmaksuihin ja palvelusetelin suuruuteen liittyvät tiedot
• Päivähoito/varhaiskasvatuspäätös, esiopetuspäätös, asiakasmaksupäätös, päätös oikeudesta palveluseteliin, päätös palvelu-setelin suuruudesta, palvelurahapäätös ja ao. tiedoksiannot
• Hoitopaikkatiedot
• Hoitoajat, läsnä- ja poissaolotiedot
• Toimintayksikkötiedot

Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Käyttöoikeuden saaminen järjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta.

Tietosuojaseloste Effica (word) (pdf)

Läsnä –järjestelmä:

Käyttötarkoitus:

• Lasten sisään- ja uloskirjaukset, poissaolot, lomat
• Perhepäivähoitajien sisään- ja uloskirjaukset, koulutukset, lomat, poissaolot
• Kuvaustoiminnot annettujen lupien perusteella
• Yhteystietojen ylläpito ja hallinta sähköisesti
• Perhepäivähoidon kulukorvaukset

Tietosuojaseloste Läsnä (word) (pdf)

Edlevo App

Käyttötarkoitus:

• Ehdotetun varhaiskasvatuspaikan vastaanottaminen
• Sähköisten päätösten vastaanottaminen
• Lasten hoitoaikojen ilmoittaminen
• Etukäteen tiedossa olevien poissaolojen ilmoittaminen
• Äkillisestä poissaolosta ilmoittaminen
• Varhaiskasvatuspaikan irtisanominen

Lue lisää tästä.

Edelvo App tietosuoja

Tietoevry on sitoutunut suojelemaan yksilön oikeuksia ja pitämään henkilötiedot turvassa.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten  Edlevo Appi kerää, säilyttää ja luovuttaa henkilötietoja. Sovelluksen tarjoaa Tietoevry Oy.  Sovelluksen käyttö edellyttää kunnan ja Tietoevry Finland Oy:n välistä sopimusta.

Noudatamme toiminnassamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassa  olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelyssä.

Tähän on koottu yhteenveto keskeisimmistä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Rekisterin nimi

Edlevo Appi

Rekisterinpitäjä

Rekisteripitäjänä toimii Vaasan kaupunki, jonka varhaiskasvatuksen palveluita lapsesi käyttää.

Henkilötietojen käsittely

Olemme eriyttäneet henkilö- ja asiakastiedot. Henkilötiedot ovat henkilön yhteydenpitoon liittyvä tietoja. Asiakastiedot liittyvät lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseen.

Varhaiskasvatuksessa on tarpeen käsitellä lasten ja heidän huoltajiensa henkilötietoja. Kunta vastaa henkilötiedoista ja siitä, että niiden käsittely tapahtuu henkilötietolain mukaisesti . 

Henkilö- ja asiakastiedot saadaan kunnaan käytössä olevasta Edlevo Varhaiskasvatusjärjestelmästä. Kunta vastaa henkilö- ja asiakastiedoista ja siitä, että niiden käsittely tapahtuu henkilötietolain mukaisesti . Henkilöitä ovat lapset, sisarukset, heidän huoltajansa sekä lapsen varhaiskasvatusyksikön työntekijät.

Edlevo Appi  kerää henkilöstä alla olevia tietoja:

Henkilö- ja asiakastietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilö- ja asiakastietoja käytetään lasten varhaiskasvatuksen järjestämiseen ja niiden käyttö riippuu siitä, mitä palveluita kunnalla on käytössä Edlevo Appissa. Tyypillisiä käyttötarkoituksia ovat mm. lasten läsnäolojen/poissaolojen seuranta, päätöksen teko sekä lupakyselyiden hallinta ja viestintä.

Varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa olevien lasten huoltajat saavat tietoa lastensa varhaiskasvatukseen ja esiopetukseen liittyvistä asioista sähköisellä Wilma-palvelulla.

Varhaiskasvatuksen alkaessa lapsen huoltajalle jaetaan ns. avainkoodikirje sekä ohjeet Wilma-tunnuksen luomiseksi. Tunnus on henkilökohtainen, eli jokaisella huoltajalla on oma käyttäjätunnuksensa. Huoltajat voivat tarvittaessa pyytää Wilman käyttäjätunnukset ryhmän opettajan/perhepäivähoitajan kautta.

Wilman käyttö samoilla tunnuksilla jatkuu, kun lapsi siirtyy perusopetukseen.

Lisätietoja Wilma-tunnusten käyttöönotosta antavat:

• Hallintosihteeri Therése Kangas, puh. 06 325 3202, therese.kangas@vaasa.fi
• Hallintosihteeri Katri Kannasto, puh. 06 325 2628, katri.kannasto@vaasa.fi
• varhaiskasvatus.wilma@vaasa.fi

Tästä linkistä voit lukea Primus-Tietosuojaselosteen.

Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda) on lakisääteinen kansallinen tietovaranto, joka sisältää tietoja varhaiskasvatustoimijoista ja toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, lasten huoltajista ja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä.

Tietovarannon avulla edistetään varhaiskasvatuksen kehittämistä ja päätöksentekoa, tilastoidaan ja tutkitaan varhaiskasvatusta sekä hoidetaan viranomaistehtäviä. Varhaiskasvatuksen tietovarannon ylläpidosta vastaa Opetushallitus[SS1] .

Varhaiskasvatuslain mukaan kunnalla on velvollisuus tallentaa tiedot varhaiskasvatuksen järjestäjästä ja toimipaikoista sekä lasten tiedot Vardaan.

Tallennettavat tiedot sisältävät henkilötietoja varhaiskasvatuksessa olevista lapsista. Vardaan tallennettavat henkilötiedot lapsesta ovat:

• nimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot
• toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa
• hakemuksen toimittamispäivämäärä
• päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä
• varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot
• tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona
• varhaiskasvatuksen järjestämismuoto

www.oph.fi/fi/palvelut/varhaiskasvatuksen-tietovaranto-varda

Tietosuojaseloste – Varda (word) (pdf)

Vaasan kaupungin esiopetuksessa olevien lasten tiedot siirtyvät automaattisesti valtakunnalliseen Koski-tietovarantoon.

Tietovaranto sisältää tiedon kunkin oppijan todennetusta osaamisesta, yksittäisestä opintosuorituksesta tutkintotasoon asti. Näin kansalaiset ja viranomaiset saavat tarvitsemansa koulutustiedot luotettavasti yhdestä paikasta.

Henkilötietojen käsittely Koski-tietovarannossa